Організація роботи із споживачами контрагентами. Як працювати з контрагентами, щоб уникнути великої дебіторки? Розрахунки підприємства з контрагентами

Контрагентом є одна з основних сторін договору,яка приймає він зобов'язання згідно з підписаним договором. Кожна сторона, яка підписала документ, вважається контрагентом стосовно один одного.

Такі партнери надалі будуть пов'язані конкретними зобов'язаннями.

Як контрагенти можуть виступати юридичні або фізичні особи, організації, підприємства. Більш того, контрагентом може виступати якийсь підрядник (юридична чи фізична особа), який отримує винагороду за свою роботу та зобов'язується виконувати всі вимоги замовника.

Контрагентами підприємства виступають якраз подібні підрядники.Саме вони підписують документи з іншими компаніями, і виступають як довірена особа.

Під терміном контрагент також можуть мати на увазі компанію, яка в ході угоди, зобов'язується виконувати всі види робіт, раніше узгоджені з основними вимогами замовника.

Практично будь-яка людина або організація, з якими у вас виникають фінансові відносини, будуть виступати для вас контрагентами.

Розрахунки підприємства з контрагентами

Усі основні розрахунки підприємства з контрагентами залежить від того, яка ж методика була зазначена заздалегідь у підписаному договорі. Розрахункові дані обов'язково повинні бути занесені до інформаційної електронної бази.

Більше того, з одним контрагентом можна підписати кілька договорів, проте всі вони можуть бути укладені на різних умовах.

Для вимірювання заборгованості між контрагентами слід вибирати один варіант серед наведених нижче.

Їм може бути, наприклад:

• Іноземна валюта;
• Умовні одиниці;
• Рублі.

Іноземну валюту віддають перевагу підприємствам, які укладали договір з іноземними партнерами. Перші варіанти розрахунку можуть використовуватись для погашення заборгованості з вітчизняними контрагентами.

Також важливим пунктом у розрахунках підприємства з контрагентами є можливість деталізація виплат.

Наприклад, одна із сторін може запропонувати здійснювати розрахунки:

• Окремо за кожним документом, які можуть містити дані про відвантаження, оплату і т.д.
• Відразу за всім договором.

Одним із найпоширеніших варіантів є випадки, коли одна конкретна оплата відноситься до якоїсь поставки.

Тут може бути два варіанти:

• Спочатку може бути зафіксовано оплату, І тільки потім сам факт поставки, або ж навпаки.
• Спочатку відбувається постачання товару, і лише потім проводитися оплата безпосередньо за товар, що надійшов.

Можливий зовсім інший варіант розрахункових операцій підприємства з контрагентами. Останній, наприклад, зобов'язується протягом тижня або місяця постачати товари за разовими документами.

У свою чергу, підприємство, що підписало угоду з контрагентом, має виплатити всю суму по закінченню тижня або місяця, дивлячись який період зазначений у договорі. Однак подібний варіант практикується лише з надійними та перевіреними підприємствами.

Варто зазначити, що розрахункові операції можуть проводитися не тільки післяплатами. Існують ще й інші форми розрахунків, такі як чеки, платіжні доручення та багато інших. Вибрана форма розрахунків із контрагентами обов'язково має прописуватися у договорі.

Основні види контрагентів

На сьогоднішній день існує дві великі групи контрагентів, які поділяються на клієнтів та осіб. Першими виступають різні організації, юридичні особи.

Персони– це фізичні особи, які мають відповідні реквізити та методи роботи. Також додатково виділяють співробітників (персони) та постачальники (клієнти).

Отже, які ж бувають види контрагентів?

• Покупець продавець.Тут одна сторона має передати іншій стороні певний товар. А ось покупець має прийняти товар та обов'язково заплатити за нього фіксовану грошову суму.
• Заставоутримувач - заставник.Заставоутримувач має повне право стягнути із заставника певну суму грошей, якщо другий не зможе виконати зазначені зобов'язання за договором.
• Кредитор другої особи та поручитель.Згідно з договором поручитель повинен відповідати за всі виконані дії другої особи перед кредитором.
• Покупець - постачальник. За договором постачальник обов'язково повинен передати товар відповідно до зазначених термінів покупцю. У свою чергу, покупець зобов'язується використовувати товар виключно у підприємницькій діяльності, але ніяк не в особистих, сімейних чи домашніх цілях.
• Споживач – постачальник.
• Комітент – комісіонер.Тут одна сторона (комітент) наймає іншу сторону (комісіонер). Комісіонер здійснює одну або більше угод від імені комітента, за що надалі отримує винагороду.
• Обдарований - дарувальник.Дарувальник передає безоплатно обдаровується будь-яку річ.
• Платник ренти – одержувач ренти.Відповідно до умов договору одержувач ренти передають платнику ренти власне майно. У той же час платник ренти повинен постійно виплачувати першій стороні обумовлену грошову суму, або утримувати отримувача ренти на вигідних умовах.
• Орендодавець – орендар.Орендодавець або наймодавець за фіксовану плату передає орендарю (наймачеві) майно у власність на певний проміжок часу.
• Відправник – перевізник.
• І багато інших.

Контрагенти продавець та покупець

Продавець та покупець є контрагентами по відношенню один до одного. Коли з-поміж них укладається договір, для продавця контрагентом стає покупець, і навпаки, для покупця – продавець. Продавець зобов'язаний продати необхідний товар (річ) покупцю.

В свою чергу, покупець обов'язково має прийняти товар(річ) та сплатити за нього повну вартість у грошовому еквіваленті. Як правило, між подібними контрагентами укладається договір купівлі-продажу.

Контрагенти заставодавець та заставоутримувач

Заставодавець виступає як сторона, яка надає власне майно як заставу, а заставоутримувач, відповідно, особа, яка приймає у заставу майно першої сторони.

Заставодавцем та заставоутримувачем можуть виступати і юридичні, і фізичні особи. Між контрагентами укладається договір застави.

Взаємодія підприємства із контрагентами

Успішність підприємства безпосередньо залежить від взаємодії з контрагентами, якими можуть бути клієнти, які купують продукцію компанії, постачальники та інші.

Більшість підприємств вважають за краще використовувати електронний документообіг, оскільки це може значно спростити роботу з контрагентами. На сьогоднішній день існує, як мінімум, чотири варіанти взаємодії компанії з контрагентами.

Наприклад:

• без електронного документообігу;
• Внутрішній документообіг, який повністю автоматизовано;
• Немає внутрішнього документообігуале є автоматизований міжкорпоративний;
• В наявності, і міжкорпоративний документообіг.

Кожне підприємство на власний розсуд обирає відповідний варіант взаємодії з контрагентами.

Укладення угоди

Перед укладанням угоди з контрагентом обов'язково необхідно перевірити всі його документи та отримати на руки:

• Свідоцтво про реєстрацію;
• Ліцензію;
• Витяг;
• Свідоцтво про те, що контрагент сплачує податки;
• Банківськіреквізити.

Тільки після того, коли підприємство повністю познайомиться та добре вивчить запропоновані документи, воно може укладати угоду з контрагентом.

У випадку, якщо якісь документи не були надані,угоду найкраще відкласти деякий проміжок часу до з'ясування всіх причин.

Укладання договору з контрагентом

Договір між контрагентами є важливою складовою всієї угоди та подальшої роботи. Правильно складений договір допомагає не лише стежити за виконанням бухгалтерського та податкового обліків, а також уникнути проблем із податковою інспекцією.

Що таке договір?

Відповідно до законодавства, договором вважається взаємна угода двох або більше сторін, де вказуються правничий та обов'язки контрагентів, і навіть можливість їх зміна чи припинення.

Тільки після підписання відповідного документа виникають права та обов'язки двох контрагентів, які його підписали.

Сам договір може укладатися у певній формі (письмовій) та кількома способами.

Наприклад:

1. Підписання одного єдиногодокумента.
2. Підписання договору здійснюється за допомогоюобміну документів.
3. Угода з офертою. Щоб договір вважався дійсним, немає необхідності його підписувати двома сторонами (контрагентами). Договір набуде чинності відразу після того, як хоча б одна сторона його підпише.

Варто зазначити той факт, що договір вважатиметься укладеним лише після того, коли контрагенти досягнуть повного порозуміння між собою та погодяться на всю пропозицію умови.

Облік контрагентів для підприємства

Для обліку контрагентів для підприємства можуть використовуватися досить велика різноманітність програм. З їх допомогою можна здійснювати облік контрагентів різних категорій, включаючи фізичні особи та юридичні особи.

Однією з найпопулярніших програм є «Контрагенти підприємства 3.2».Ця програма призначена для ведення всіх контрагентів компанії та обліку їхньої діяльності.

Варто відмітити що вона підтримує мережевий режим роботи.

Фінансові відносини

У ході здійснення своєї діяльності у підприємства, безперечно, виникають фінансові відносини з різними контрагентами. Вони можуть бути пов'язані з організацією виробничого процесу, реалізацією готової продукції, з наданням послуг або робіт та багато іншого.

Основою фінансових відносинє кошти.

Клієнт та партнер

Для кожного підприємства контрагент повинен виступати не лише як клієнт, а й як партнер. Завдяки тісній співпраці можна буде встановити не тільки довірчі взаємини, але й легко підвищити імідж власної компанії.

Однак не кожна компанія зможе виконати подібне завдання, оскільки кожен клієнт потребує індивідуального підходу.

Оформлення документів

При налагодженні довірчих відносин між контрагентами та узгодження всіх умов можна приступати до оформлення документів.

Сам договір може бути підписаний декількома способами, про які вже згадувалося раніше. Обов'язковою умовою є наявність предмета договору та суттєвих умов.

Прийом зобов'язань за договором

У кожному договорі мають бути прописані права та зобов'язання сторін, які його підписують. Прийом зобов'язань обов'язково набирають чинності лише після підписання документа. Але, якщо змінюється договір, у разі змінюються і прийняті зобов'язання.

Комплексний підхід до перевірки контрагентів

Перед тим, як укласти угоду з контрагентом та надалі підписати з нею договір, підприємству необхідно перевірити другий бік договору. Здійснити перевірку можна кількома способами.

По перше, з легкістю можна дізнатися інформацію про контрагент онлайн в інтернеті. Для цього підприємству необхідно дізнатися ІПН контрагентата перевірити по державному реєстру або ж у відповідній базі даних.

По-друге, можна придбати спеціальну аналітичну програму, яка містить інформацію про багатьох платників податків.

Однак під час перевірки контрагенти бажано здійснювати комплексний підхід, який включає використання як першого, так і другого методу перевірки.

Регулярне спілкування з контрагентами компанії є однією з основних функцій бухгалтерів, яка забирає достатню кількість робочого часу. Тому чітка організація документообігу із зовнішніми контрагентами є дуже важливою.

Які бувають контрагенти

Всіх контрагентів можна розділити на дві групи: контрагенти, від яких залежимо ми, та контрагенти, які залежать від нас.

З тими, хто залежить від нас, розмова коротка — якщо хочете працювати з нами, виконуйте наші вимоги до оформлення та термінів передачі первинних документів. А якщо хтось не виконуватиме їх — ми можемо поміняти його на більш адекватного.

А від кого залежимо ми? По-перше, від ( податкова інспекція, ПФР, міграційна служба тощо). По-друге, від постачальників-монополістів (Газпром, РЗ…). По-третє, від великих покупців нашої продукції. Таким контрагентам диктувати умови безглуздо. Швидше, навпаки, нам доводиться підлаштовуватися під їхні вимоги та терміни.

Чому так важливо виділити привілейованих контрагентів

Почнемо з контрагентів, від яких залежимо ми. Чіткий список таких VIP-контрагентів дозволить суттєво знизити витрати цінного часу бухгалтерії. Як правило, ми пораємося з усіма без розбору і витрачаємо час на всіх, включаючи найдрібніших

Коли контрагенти розбиті на дві частини, то поратися треба лише з першою групою. Буває, що бухгалтерія змушена сама робити документи за особливо важливих постачальників та відвозити папери, а співробітники компанії-партнера лише печатку ставлять та розписуються. А що робити? Ми від них залежимо. Але, як свідчить практика, таких обраних контрагентів набирається трохи більше 10 відсотків від загальної кількості.

Інші 90 відсотків автоматично потрапляють до другого списку. Відчуваєте, як тепер знизиться ваше навантаження?

Хто має складати перелік привілейованих контрагентів? У жодному разі не можна делегувати це завдання сусідніх підрозділів, наприклад, комерційному або начальнику відділу постачання. Адже тоді до нього потраплять майже всі, з ким вони працюють.

Твердження списку — прерогатива виключно генерального директора. Керівник зацікавлений у тому, щоби перелік був максимально коротким. Адже чим довше він буде, тим більше часу, а отже, і грошей має право вимагати за таке VIP-обслуговування

Як організувати роботу з контрагентами, які залежать від нас

Із контрагентами, які залежать від нас, все просто. Перше, що потрібно зробити при організації документообігу, — розробити документи, що регламентують, на всі випадки життя і забезпечити доступ до них. Для початку введемо прийомний годинник для бухгалтерії та окремо для головбуха. Далі — графік документообігу. Потрібно комфортні для нас терміни надходження документів. І обов'язково прописати порядок прийому-передачі.

Потім є сенс розробити інструкцію з оформлення документів: акта, накладної, рахунки-фактури. До неї краще докласти зразки заповнення та донести до всіх контрагентів, що документи, оформлені неправильно, не прийматимуться.

І останній момент- Взаєморозрахунки. Вводимо новий порядок, яким наступний аванс не виплачується, якщо попередній не закритий коректно оформленими документами. Усі відхилення від правила можливі лише зі службовою запискою від підрозділу, що курирує, завізованою у директора.

Щоб донести цю інформацію до контрагентів, можна створити інформаційний стенд перед входом до бухгалтерії або спеціального розділу на сайті компанії. Не зайвим буде підготувати стандартний договір та вказати у ньому всі умови, пов'язані з графіком документообігу та порядком взаєморозрахунків.
Яка внутрішня звітність буде потрібна для ефективної роботиіз контрагентами.

Щоб оперативно виявляти відхилення від встановлених правил роботи з контрагентами, необхідно налаштувати внутрішню звітність. Бажано створити кілька простих звітів, кожен із яких вирішуватиме одне завдання. Основними будуть звіт про дотримання графіків документообігу, контроль рівня дебіторської заборгованостіта звіт про хід звіряння взаєморозрахунків.

У звіті про дотримання графіків документообігу бухгалтер може побачити папери, що надійшли із запізненням або поки не прийшли взагалі. Щоб картина була наочнішою, варто оцінювати не лише суми за документами, а й кількість самих паперів. Наприклад, не отримано документів у сумі 500 000 крб. І це може бути лише один рахунок, а може й 500. Контроль рівня дебіторської заборгованості показує незакриті аванси. Звіт необхідно налаштувати у розрізі контрагентів, договорів та документів.

Щоб одержувані зі звітів цифри були наочнішими, потрібно передбачити можливість сортування даних за термінами та відділами. А для цього необхідно, щоб за кожним договором було закріплено відповідальний підрозділ. Тоді, незалежно від того, хто вносить у програму реквізити нового документа, бухгалтер розумітиме, хто його курирує.

Звіт про хід звіряння взаєморозрахунків — підсумковий, тож про нього варто поговорити окремо.

Як провести звіряння взаєморозрахунків з мінімальними зусиллями

Звірку взаєморозрахунків з контрагентами необхідно проводити щорічно в рамках інвентаризації рахунків обліку. Але можна робити її і раз на квартал. А з компаніями, з якими здійснюється великий обсяг угод, щомісяця.

Звіт про хід звіряння допомагає зробити процес наочнішим. Щоб він почав допомагати у роботі, необхідно наповнити бухгалтерську програму певними відомостями. Насамперед, це стосується картки контрагента. До неї включаємо такі поля: періодичність звіряння (наприклад, «раз на квартал») та терміни звіряння (скажімо, «з 1-го по 5-е число»). До звіту також варто внести стовпчик «Відповідальний підрозділ». Це зручно для бухгалтерії: якщо в акті звіряння з будь-яким контрагентом є розбіжності, то одразу зрозуміло, до кого йти з проханням розібратися. А заразом видно, з контрагентами якихось підрозділів найбільше проблем, за ким найбільше числиться непідтвердженою заборгованістю.

Частину звіту з інформацією про суми раджу зробити із трьох колонок: «Сальдо розрахунків (за нашими даними)», «Сальдо розрахунків (за даними контрагента)» та «Різниця сальдо». Рядок «Разом» у звіті дозволить оцінювати стан процесу звіряння в цілому. Для цього достатньо порівняти значення сальдо за даними нашої компанії та сальдо за даними наших контрагентів.

Як налагодити стосунки з контрагентами, якщо менеджери не допомагають

Для організації документообігу з контрагентами потрібно, по-перше, встановити контакти з бухгалтерією У жодному разі не варто спілкуватися з менеджерами іншої компанії! Мало того, що ця зайва ланка в ланцюжку тільки посилить ефект зіпсованого телефону, так ще й часу на пояснення того, що нам потрібно буде йти набагато більше.

По-друге, спробувати стати на місце бухгалтера контрагента та зрозуміти, що йому заважає передавати документи вчасно та правильно оформленими. Можливо, чи вдасться знайти безконфліктні способи вирішення проблем.

І по-третє, розмовляти з інших компаній доброзичливо та конструктивно, уникаючи неконкретних фраз на кшталт «так належить за законодавством» або «це ж очевидно, що треба робити саме так». Краще наведіть посилання на конкретний пункт нормативного документа. За такого стилю спілкування порозуміння вдасться досягти набагато швидше.

П. Меньшиков,
експерт з реінжинірингу бухгалтерських служб

У статті ми розповімо про те, як налагодити процес роботи з контрагентами та зробити його більш ефективним. Як отримувати від них вчасно всі документи та правильно оформлені. А це в свою чергу заощадить час і ресурси вашої бухгалтерії, і самих постачальників і клієнтів, від яких безпосередньо залежить робота компанії.

Які бувають контрагенти

Всіх контрагентів можна розділити на дві групи: контрагенти, від яких залежимо ми, та контрагенти, які залежать від нас.

З тими, хто залежить від нас, розмова коротка – якщо хочете працювати з нами, виконуйте наші вимоги до оформлення та термінів передачі первинних документів. А якщо хтось не виконуватиме їх - ми можемо поміняти його на більш адекватного.

А від кого залежимо ми? По-перше, від органів влади (податкова інспекція, ПФР, митниця, міграційна служба тощо). По-друге, від постачальників-монополістів (Газпром, РЗ…). По-третє, від великих покупців нашої продукції. Таким контрагентам диктувати умови безглуздо. Швидше, навпаки, нам доводиться підлаштовуватися під їхні вимоги та терміни.

Чому так важливо виділити привілейованих контрагентів

Почнемо з контрагентів, від яких залежимо ми. Чіткий список таких VIP-контрагентів дозволить суттєво знизити витрати цінного часу бухгалтерії. Як правило, ми пораємося з усіма без розбору і витрачаємо час на всіх, включаючи найдрібніших індивідуальних підприємців.

Коли контрагенти розбиті на дві частини, то поратися треба лише з першою групою. Буває, що бухгалтерія змушена сама робити документи за особливо важливих постачальників та відвозити папери, а співробітники компанії-партнера лише печатку ставлять та розписуються. А що робити? Ми від них залежимо. Але, як свідчить практика, таких обраних контрагентів набирається трохи більше 10 відсотків від загальної кількості.

Інші 90 відсотків автоматично потрапляють до другого списку. Відчуваєте, як тепер знизиться ваше навантаження?

Хто має складати перелік привілейованих контрагентів? У жодному разі не можна делегувати це завдання керівникам сусідніх підрозділів, наприклад, комерційному директору або начальнику відділу постачання. Адже тоді до нього потраплять майже всі, з ким вони працюють.

Твердження списку - прерогатива виключно генерального директора. Керівник зацікавлений у тому, щоби перелік був максимально коротким. Адже чим довшим він буде, тим більше часу, а отже, і грошей має право вимагати за таке VIP-обслуговування головний бухгалтер.

Як організувати роботу з контрагентами, які залежать від нас

Із контрагентами, які залежать від нас, все просто. Головне розробити документи, що регламентують, на всі випадки життя і забезпечити доступ до них - читайте і виконуйте. Для початку введемо прийомний годинник для бухгалтерії та окремо для головбуха. Далі — графік документообігу. Потрібно встановити комфортні для нас терміни надходження документів. І обов'язково прописати порядок прийому-передачі.

Потім є сенс розробити інструкцію з оформлення документів: акта, накладної, рахунки-фактури. До неї краще докласти зразки заповнення та донести до всіх контрагентів, що документи, оформлені неправильно, не прийматимуться.

І останній момент – взаєморозрахунки. Вводимо новий порядок, яким наступний аванс не виплачується, якщо попередній не закритий коректно оформленими документами. Усі відхилення від правила можливі лише зі службовою запискою від підрозділу, що курирує, завізованою у директора.

Щоб донести цю інформацію до контрагентів, можна створити інформаційний стенд перед входом до бухгалтерії або спеціального розділу на сайті компанії. Не зайвим буде підготувати стандартний договір та вказати у ньому всі умови, пов'язані з графіком документообігу та порядком взаєморозрахунків.

Яка внутрішня звітність буде потрібна для ефективної роботи з контрагентами

Щоб оперативно виявляти відхилення від встановлених правил роботи з контрагентами, необхідно налаштувати внутрішню звітність. Бажано створити кілька простих звітів, кожен із яких вирішуватиме одне завдання. Основними будуть звіт про дотримання графіків документообігу, контроль рівня дебіторської заборгованості та звіт про хід звіряння взаєморозрахунків.

У звіті про дотримання графіків документообігу відповідальний бухгалтер може побачити папери, що надійшли із запізненням або не прийшли взагалі. Щоб картина була наочнішою, варто оцінювати не лише суми за документами, а й кількість самих паперів. Наприклад, не отримано документів у сумі 500 000 крб. І це може бути лише один рахунок, а може й 500. Контроль рівня дебіторської заборгованості показує незакриті аванси. Звіт необхідно налаштувати у розрізі контрагентів, договорів та документів.

Щоб одержувані зі звітів цифри були наочнішими, потрібно передбачити можливість сортування даних за термінами та відділами. А для цього необхідно, щоб за кожним договором було закріплено відповідальний підрозділ. Тоді, незалежно від того, хто вносить у програму реквізити нового документа, бухгалтер розумітиме, хто його курирує.

Звіт про хід звіряння взаєморозрахунків – підсумковий, тому про нього варто поговорити окремо.

Як провести звіряння взаєморозрахунків з мінімальними зусиллями

Звіряння взаєморозрахунків з контрагентами необхідно проводити щорічно в рамках інвентаризації рахунків обліку розрахунків. Але можна робити її раз на квартал. А з компаніями, з якими здійснюється великий обсяг угод – щомісяця.

Звіт про хід звіряння допомагає зробити процес наочнішим. Щоб він почав допомагати у роботі, необхідно наповнити бухгалтерську програму певними відомостями. Насамперед, це стосується картки контрагента. До неї включаємо такі поля: періодичність звіряння (наприклад, «раз на квартал») та терміни звіряння (скажімо, «з 1-го по 5-е число»). До звіту також варто внести стовпчик «Відповідальний підрозділ». Це зручно для бухгалтерії: якщо в акті звіряння з будь-яким контрагентом є розбіжності, то одразу зрозуміло, до кого йти з проханням розібратися. А заразом видно, з контрагентами якихось підрозділів найбільше проблем, за ким найбільше числиться непідтвердженою заборгованістю.

Частину звіту з інформацією про суми раджу зробити із трьох колонок: «Сальдо розрахунків (за нашими даними)», «Сальдо розрахунків (за даними контрагента)» та «Різниця сальдо».

Рядок «Разом» у звіті дозволить оцінювати стан процесу звіряння в цілому. Для цього достатньо порівняти значення сальдо за даними нашої компанії та сальдо за даними наших контрагентів. Приклад звіту про хід звіряння наведено нижче.

Як налагодити стосунки з контрагентами, якщо менеджери не допомагають

По-перше, встановити контакти з бухгалтерією контрагента. У жодному разі не варто спілкуватися з менеджерами іншої компанії! Мало того, що ця зайва ланка в ланцюжку тільки посилить ефект зіпсованого телефону, так ще й часу на пояснення того, що нам потрібно буде йти набагато більше.

По-друге, спробувати стати на місце бухгалтера контрагента та зрозуміти, що йому заважає передавати документи вчасно та правильно оформленими. Можливо, чи вдасться знайти безконфліктні способи вирішення проблем.

І по-третє, розмовляти з представниками інших компаній доброзичливо та конструктивно, уникаючи неконкретних фраз на кшталт «так належить за законодавством» або «це ж очевидно, що потрібно робити саме так». Найкраще наведіть посилання на конкретний пункт нормативного документа. За такого стилю спілкування порозуміння вдасться досягти набагато швидше.

Найкращий спосіб уникнути партнерських ризиків – не вести бізнес взагалі. Або створити на шляху можливих шахраїв так багато перешкод, щоб сам процес обману перетворився для них на тяжку роботу. Бажано, щоб при цьому ви не задушили свою рідну компанію та не витратили на управління ризиками весь прибуток.

У цій статті ви прочитаєте:

• Як перевірити контрагента на сумлінність
• Як безкоштовно перевірити контрагента
• Як підготуватися з організації роботи з контагентом

Організація роботи з контрагентаминесе певні ризики компанії. У міру розвитку бізнесу та збільшення кількості компаній-контрагентів розширюються галузі можливих ризиків. Переоцінка своїх можливостей партнерами, обман, шахрайство, приховування значущої інформації - це можливі джерела серйозних втрат і негативних правових наслідків для вас. Що робити з організацією роботи з контрагентами? Перевіряти наміри та стан, використовуючи низку правових та комерційних інструментів, та мінімізувати виявлені ризики там, де залишається потенціал для здорових ділових зв'язків, але відмовлятися від відносин там, де ризик не компенсується перевагами, які обіцяють такі відносини.

Терміново перевірте своїх партнерів!

Ви знаєте, що податківці під час перевірки можуть чіплятися до будь-якого підозрілого факту про контрагента? Тому дуже важливо перевіряти тих, з ким Ви працюєте. Сьогодні Ви можете безкоштовно отримати інформацію про минулі перевірки Вашого партнера, а головне отримати перелік виявлених порушень!

Організація роботи з контрагентами: кого перевіряти

Просте правило перевірки контрагента на сумлінність: витрати на цей процес повинні бути пропорційні можливому ризику та значущості відносин для вас. Навряд чи доцільно повністю перевіряти інформацію щодо, наприклад, компанії з постачання канцтоварів та витратних матеріалів при незначній сумі договору 3000 руб. Мінімальні ризики за цією угодою навряд чи виправдовуватимуть дії та витрати на повномасштабну перевірку контрагента. У цьому випадку можна обмежитися отриманням від контрагента засвідчених копій установчих документів та документів, що підтверджують повноваження посадових осіб.

Навпаки, виробнику обладнання, який пов'язаний довгостроковими контрактами на постачання своєї продукції, слід максимально серйозно перевіряти постачальників деталей та комплектуючих, щоб уникнути збоїв або навіть припинення постачання. І, відповідно, самому не стати порушником договорів.

• Помилки директорів: 10 промахів, що призвели до краху

Особливо ретельно потрібно ставитись до експортних оборудок та оборудок, що передбачають відшкодування ПДВ та врахованих витрат з податку на прибуток, адже вони перевіряються податковими органами найбільш ретельно.

Добровільне розкриття

Згода контрагента на перевірку інформації творить чудеса з юридичної точки зору. Ви зможете спокійно визначити ключові області перевірки, запитайте документи та обговоріть результати перевірки. Скористайтеся опитувальними листами (їх необхідно складати разом із юристом) - списком ключових тем, якими контрагент добровільно може розкрити інформацію себе. Це набагато ефективніше, ніж збирання всіх даних поспіль, тому що відповіді контрагента відразу виявлять області, в яких він щось замовчує.

Тут слід згадати про інструмент, який у міжнародній практиці називається audit clause. Це параграф в угоді з контрагентом, який дає вам аудиторські права щодо його діяльності, пов'язаної з вами. Наприклад, якщо ви передаєте контрагенту свою інтелектуальну власність, ви маєте право прийти в його компанію, проаналізувати зміст його інформаційних систем та заходи захисту вашої конфіденційної інформації. Коли я вперше про це почув, запитав: а хто ж на це піде? Беручи участь у тендерах міжнародних компаній та підписуючи подібні угоди, ми швидко зрозуміли, що це вже поширена практика і що вона дозволяє компаніям ефективно управляти ризиками,пов'язаними з їхніми партнерськими відносинами. При складанні audit clause слід обумовити правове регулювання доступу до інформації третіх осіб, наприклад, дотримання режиму комерційної таємниці, нюанси обробки персональних даних тощо.

• Начальник відділу продажу: обов'язки та функції

Якщо партнер, незважаючи на зацікавленість в угоді, не погоджується на перевірку добровільно, це є поганою ознакою. Таким контрагентом доведеться займатися довше та ретельніше, ніж зазвичай. Якщо в компанії є співробітники, які займаються економічною безпекою, юридичний відділ - це робота для них, і голові відділу продажів варто попередити їх про ймовірність глибшої, ніж зазвичай, перевірки. Однак якщо такі служби в компанії не передбачені, а підстрахувати партнерів все ж таки необхідно, тоді перевірте інформацію про потенційного контрагента (можливі питання, на які у вас має бути відповідь, див. на малюнку 1), проаналізуйте вашу співпрацю на предмет особливо небажаних ризиків ( див. рисунок 2).

1. Відповідно до постанови уряду № 438 від 19.06.2002 «Про єдиний державний реєстр юридичних осіб» та п. 2 додатка № 1 до наказу МНС РФ № ГБ3-12/309 від 27.11.1998 «Порядок та умови присвоєння, застосування, а також зміни ідентифікаційного номера платника податків», всі реєстраційні параметри повинні містити контрольну суму.

Що перевіряти

Ніхто не знає ваш бізнес краще за вас самих. Визначте, чого ви боїтеся, починаючи з найстрашнішого кошмару та закінчуючи некритичними ситуаціями, в яких просто не хочеться опинитися. Уявили? Більшість із них пов'язана з ризиком фінансових втрат, чи не так? Тому стратегічно перевірка контрагента повинна охоплювати як мінімум три ключові області - фінансову спроможність (щоб оцінити здатність контрагента виконувати зобов'язання за договором), наявність зв'язків із вашими співробітниками (щоб запобігти крадіжці за змовою), репутацію контрагента та всі обставини, які він завзято приховує (щоб виявити ознаки запланованого шахрайства).

Наприклад, ви хочете зрозуміти, чи здатний постачальник виконати зобов'язання щодо будівництва дизельної станції у зазначений термін. Визначимо основні ризики та способи перевірки.

Основними областями ризику є реальність намірів партнера виконувати зобов'язання (він взагалі має намір щось будувати після отримання передоплати?), ймовірність шахрайства (наприклад, якщо він систематично не сплачує податки або балується подвійними рахунками, це, швидше за все, зачепить і вас), ймовірність нерозкритих ризиків (поява обставин, які можуть негативно вплинути на можливості партнера виконувати зобов'язання, наприклад, наявність господарських та адміністративних спорів).

Під час перевірки компанії слід вивчити дані контрагента (перелік загальнодоступних джерел див. у таблиці), досвід реалізованих проектів, репутацію над ринком, професійну біографію власників чи ключових співробітників, наявність інфраструктури, яка потрібна на роботи. Оцінці необхідно піддати і саму бізнес-модель контрагента: передбачає вона аутсорсинг або використовує працю штатних співробітників. Це дозволить як оцінити якість виконання договору, а й знайти можливість знизити його ціну. Можливо, компанія не виробляє продукт чи послугу, про постачання яких ви домовилися, а просто виступає посередником у перепродажі. Тоді потрібно зрозуміти, чи створює вона додану вартість. Якщо ні – розумніше відмовитися від договору та знайти прямого постачальника.

• Зберігання та використання перональних даних: 3 небезпечні міфи

Чи глибшу перевірку (на приховані зв'язки, політичні ризики, аналіз системи прийняття рішень у компанії) - вирішуйте за обставинами, залежно від контексту передбачуваних відносин.

Наприклад, якщо ви боїтеся ризиків шахрайства з боку співробітників, збирайте про них інформацію (адреси, телефони, дані про родичів 1) та зіставляйте їх з даними потенційних контрагентів. Наявність будь-якої особистого зв'язкуможе стати сигналом про те, що назріває один із найпоширеніших видів шахрайства - виведення активів через підставну компанію або некомерційні умови партнерства (у тому числі відкати).

1 Ці дії повинні відповідати федерального законувід 27.07.206 №6 152-ФЗ «Про персональні дані»

Зворотній бік

Перевіряючи компанію, слід оцінити ризики подібної перевірки. Наприклад, надмірні вимоги до чистоти історії компанії можуть відлякати потенційно вигідного та добропорядного постачальника. У Росії, на жаль, мало хто отримує з нуля і до розквіту вести абсолютно чистий, білий бізнес. Наявність якихось дрібних проблем в історії компанії, наприклад штрафу через несвоєчасно подані до ПФР, навряд чи можна визнати основою недовіри. Можливо, компанія не змогла відправити дані вчасно через об'єктивні причини через хворобу співробітника. Ця несуттєва обставина служба безпеки все одно напевно оцінюватиме не на користь компанії, що перевіряється. І завдання керівника – взяти на себе відповідальність і такі ризики кваліфікувати як незначні.

• Договір на надання послуг: типові помилки

Велика ймовірність невірно оцінити і ризики, що виходять від конкретних співробітників, якщо немає повного уявлення про причини та обставини. Посудіть самі, менеджер вашого постачальника - чесна, освічена молода людина, яка старанно працює, вибудовуючи кар'єру. Спілкування з вашим співробітником з відділу закупівель та налагодження з ним особистих стосунків – його прямий службовий обов'язок.

Як перевірка може передбачити, що в нього, можливо, захворіє дочка і на операцію знадобляться гроші, які він виведе (або геть-чисто виключить для себе таку можливість) з вашої компанії, домовившись із вашим співробітником про подвійні рахунки? І чи завжди погано, якщо ваш співробітник залучив до угоди компанію свого родича чи колишнього партнера? Можливо, це зроблено винятково з добрих намірів, зі щирого бажання компанії знайти партнера, який перевірений і точно не підведе.

Законність

Істотним ризиком для вас під час перевірки може стати і конфлікт у сфері інформаційного права, коли порушується баланс між захистом прав людини та захистом законних прав третіх осіб. Перевіряючи пов'язаних із вашим контрагентом фізичних осіб(а це неминуче), ви накопичуєте їх персональні дані.

Щодо зібраної інформації завжди актуальне питання законності її отримання, і навіть законність мети, на яку вона збирається. Щодо окремих категорій інформації можуть існувати особливі правові режими (інформація про приватну та сімейного життя, комерційна таємниця, професійна таємниця, державна таємниця тощо).

• Дебіторська заборгованість контрагентів: як повернути свої гроші

Третій, не менш серйозний ризик, з яким, на жаль, часто доводиться стикатися, - можливість під час перевірки торкнутися інформації про наявність у вашого контрагента зв'язків у кримінальному світічи неафішованого адміністративного ресурсу. Не сумнівайтеся, арсенал «даху» активно використовуватиметься проти вас у разі будь-якого конфлікту. А швидше за все – і до його виникнення, оскільки про ведення перевірок щодо своїх компаній «дах» дізнається дуже швидко.

Перевірити тисячі

Якщо кількість контрагентів у вашої компанії не десять і навіть не сто, а тисячі або навіть десятки тисяч, ключове значення при їх перевірці набувають програмні методи аналізу інформації.

• Контрагенти не платять: жорсткі методи боротьби із боржниками

Можна автоматично вивести на екран контрагентів, які, на думку Федеральної податкової служби, зареєстровані на адресах масової реєстрації. Або тих, у яких адреса реєстрації не збігається із заявленою адресою, зате збігається з адресою співробітника, якого ви не дуже добре звільнили кілька тижнів тому. Або побачити, що у тендері беруть участь три компанії, пов'язані спільними співробітниками, родичі яких мають відношення до ваших колег. Напевно, найцінніше - це інструменти візуалізації, які дозволяють швидко, просто і наочно показати складні структури, що несуть у собі небезпеку.

Не самоціль

Щоб під час укладання кожної нової угоди не потрібно було оцінювати процедуру та глибину необхідної перевірки у внутрішніх документах компанії (положення, регламенти), доцільно визначити послідовність дій служб безпеки та порядок оцінки результату перевірок залежно від виду та ціни конкретної угоди.

Перевірка контрагента несе цінності як така. Все залежить від того, як ви користуєтесь її результатами. Ви можете відмовитися від відносин, прояснити спірні моменти на переговорах, запросити додаткову інформацію або структурувати відносини таким чином, щоб отримати додаткові інструменти для контролю виявленого ризику.

Таблиця. Загальнодоступні джерела інформації

Назва		Опис
SPARK http://spark.interfax.ru	Усі юридичні особи та індивідуальні підприємці, зареєстровані в Росії, Україні та Казахстані.	Реєстраційна та фінансова інформація, пошук в архівах повідомлень про банкрутства, рішення арбітражних судів, списки недобросовісних постачальників, повідомлень інформаційних агентств.	Російська англійська
Statservice https://spravka.gnivc.ru		Офіційний провайдер корпоративної та фінансової інформації, зареєстрованої федеральними службами. Виконує запити в режимі онлайн.
Prima-inform http://search.prima-inform.ru	Всі ЮЛ та ІП, зареєстровані в Росії.	Доступ до корпоративної та фінансової інформації, зареєстрованої федеральними агентствами, пошук в архіві рішень арбітражних судів, списках недобросовісних постачальників, осіб, що розшукуються, ідентифікація місцезнаходження стільникових телефонів.
Valaam www.valaam-info.ru	Усі ЮЛ, зареєстровані у Росії.	Перевірка корпоративних даних: назва компанії, форми власності, адреса, статус (чинна чи ліквідована), список дат внесення змін до реєстраційних документів. Імена власників та керівників доступні на платній основі. Ідентифікація адрес масової реєстрації.
Disclosure http://www.disclosure.ru		Один із офіційних провайдерів корпоративної та фінансової інформації російських компаній, що випускають цінні папери. Забезпечує доступ до найбільшого архіву документів, що офіційно розкриваються.
«Комерсант» www.kommersant.ru/bankruptcy		З 2008 року є офіційним провайдером повідомлень про банкрутства юридичних осіб, зареєстрованих у Росії.
Архів арбітражних рішень http://kad.arbitr.ru		Офіційний архів рішень арбітражних судів.
Федеральна міграційна служба http://services.fms.gov.ru		Перевірка дійсності російського паспорта.
Федеральна служба судових приставів www.fssprus.ru		Реєстр фізичних осіб, які перебувають у розшуку, списки арештованого майна, переданого на торги у рамках процедури банкрутства, списки транспортних засобів боржників, які перебувають у розшуку.
«Вісник державної реєстрації» http://search.vestnik-gosreg.ru		Архів повідомлень юридичних осіб про прийняття рішення про ліквідацію, реорганізацію, зміну статутного капіталу, інших повідомлень, обов'язкових для публікації згідно із законодавством. Доступ вільний.
Федеральна антимонопольна служба http://rnp-gz.fas.gov.ru		Реєстр несумлінних постачальників. Доступ вільний.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Розгляд організаційної структури, посадових інструкційта режиму роботи магазину "Експерт". Вивчення маркетингової діяльності фірми: сегментація покупців, пошук постачальників товарів, процедура ціноутворення, оцінка конкурентоспроможності.

звіт з практики, доданий 05.02.2010


У роботі порушується тема ефективності господарських зв'язків, яка виявляється у закупівлях товарів у виробників за більш низькими цінамиз допомогою скорочення числа посередників, що у торговому обороті. Вивчення та пошук постачальників товарів.

курсова робота , доданий 18.01.2009


Характеристика рейтингового та затратно-коефіцієнтного методів оцінки роботи постачальників. Аналіз ефективності господарських зв'язків ВАТ "Магніт". Розробка заходів щодо покращення організації моніторингу показників роботи постачальників на підприємстві.

курсова робота , доданий 13.02.2012


Моделі поведінки клієнтів. Чинники, що впливають поведінка ділових покупців. Аналіз поведінки ділових покупців підприємства ВАТ "Моготекс". Аналіз покупців тканин, швейних виробів Напрями щодо вдосконалення роботи з діловими покупцями.

курсова робота , доданий 08.04.2015


Процес вибору постачальників. Переваги та недоліки основних типів відносин із постачальниками. Пошук, обробка та аналіз інформації щодо ринків закупівель та постачальників. Аналіз потенційних постачальників за критеріями. Основні правила роботи із постачальниками.

реферат, доданий 28.05.2014


Сутність, мета та значення закупівельної роботи. Організація закупівель та вибір постачальників. Аналіз закупівельної діяльності торговельного підприємства ІП Меркулова. Оцінка комерційної роботиз оптових закупівель товарів для підприємства, управління товарними запасами.

курсова робота , доданий 22.10.2014


Розкриття економічної сутності логістики як системи управління каналами руху товару. Вивчення системи логістичного дослідження закупівельної та бізнес-логістики. Критерії аналізу товарного ринку та пошук постачальників. Функції логістики складування.

реферат, доданий 29.12.2014


Елементи комплексу маркетингу магазину взуттєвого. Основний принцип роботи із постачальниками. Аудит поточної ситуації. Матриця Бостонської консалтингової групи. Розрахунок націнки продукції. Сегментування ринку та вибір цільового сегмента. Вивчення ринків збуту.

курсова робота , доданий 26.11.2014