За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та групувати інформацію в базі даних Microsoft Access. Наприклад, можна створити простий звіт у вигляді списку телефонних номерів усіх контактів або зведений звіт за підсумками продажів компанії в різних регіонах за різні періоди.

У цій статті представлено огляд звітів у Access, відомості про основи створення звіту та використання функцій сортування, групування та узагальнення даних, а також про те, як попередньо переглянути та надрукувати звіт.

Примітка:Відомості цієї статті стосуються лише класичних баз даних Access. Програми Access не підтримують звіти.

У цій статті

Загальні відомості про звіти Access

Можливості використання звіту

Звіт - це об'єкт бази даних, зручний для представлення її інформації з однією з таких цілей:

відображення чи розповсюдження зведення даних;

архівування миттєвих знімків даних;

надання відомостей про окремі записи;

створення написів.

Складові частини звіту

Можна створювати «непов'язані» звіти, в яких дані не відображаються, але в цій статті ми розглянемо звіт, пов'язаний із джерелом даних (таблицею або запитом). Макет звіту розбитий на розділи, які можна переглянути як конструктора. Розуміння принципів роботи кожного розділу допоможе створити найкращі звіти. Наприклад, від вибору розділу розміщення обчислюваного елемента управління залежить спосіб обчислення результату. Нижче наведено типи розділів та зазначено призначення кожного з них:

	Відображення розділу під час друку	Використання розділу
Заголовок звіту.	На початку звіту.	У заголовок включається інформація, що зазвичай міститься на обкладинці, наприклад емблема компанії, назва звіту або дата. Якщо в заголовку звіту розміщено обчислюваний елемент керування, що використовує статистичну функцію Sum, сума розраховується для всього звіту. Заголовок звіту друкується перед верхнім колонтитулом.
Верхній колонтитул.	Вгорі кожної сторінки.	Верхній колонтитул використовується у випадках, коли потрібно, щоб назва звіту повторювалася на кожній сторінці.
Заголовок групи.	На початку кожної нової групи записів.	Використовується для друку назви групи. Наприклад, якщо звіт згруповано за виробами, у заголовках груп можна вказати їхні назви. Якщо помістити в заголовок групи обчислюваний елемент керування, який використовує статистичну функцію Sum, сума буде розраховуватись для поточної групи. Заголовок групи може складатися з кількох розділів, залежно від доданих рівнів групування. Додаткові відомості про створення верхніх та нижніх колонтитулів групи див. у розділі «Додавання групування, сортування або підсумкових даних».
Область даних.	Відображається один раз для кожного рядка у джерелі записів.	У ньому розміщуються елементи управління, що становлять основний зміст звіту.
Примітка групи.	Наприкінці кожної групи записів.	Примітку групи можна використовувати для друку зведеної інформації про групу. Нижній колонтитул групи може складатися з кількох розділів, залежно від доданих рівнів групування.
Нижній колонтитул.	Внизу кожної сторінки.	Використовується для нумерації сторінок та для друку сторінкової інформації.
Примітка до звіту.	Наприкінці звіту. Примітка:У режимі конструктора примітка звіту відображається під нижнім колонтитулом. Однак у всіх інших режимах (наприклад, у режимі макета, під час друку або попереднього перегляду) цей розділ міститься наднижній колонтитул, відразу після примітки останньої групи або рядка області даних на останній сторінці.	Примітку звіту можна використовувати для друку результатів та іншої інформації по всьому звіту.

Створити значний звіт набагато простіше, якщо таблиці у базі даних мають добре розроблені структуру та зв'язки. Початкові відомості щодо планування та розробки бази даних див. у статті Основні відомості про створення баз даних.

Створення звіту в Access

Щоб створити звіт для бази даних Access на комп'ютері, виконайте наведені нижче дії.

1. Вибір джерела записів

Джерелом записів для звіту то, можливо таблиця, іменований чи впроваджений запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці даних, які потрібно відобразити у звіті.

2. Вибір інструменту звіту

Інструменти звіту розташовані на вкладці Створитив групі Звіти. У наведеній нижче таблиці описані такі параметри:

Інструмент	Опис
	Дозволяє створити простий табличний звіт, який містить усі поля з джерела записів, обраного в області навігації.
Конструктор звітів	Відкриває в режимі конструктора порожній звіт, до якого можна додати потрібні поля та елементи керування.
Порожній звіт	Дозволяє відкрити порожній звіт у режимі макету та відобразити область завдань «Список полів», з якої можна додати поля до звіту.
Майстер звітів	Служить для виклику покрокового майстра, за допомогою якого можна встановити поля, рівні групування та сортування та параметри макета.
Наклейки	Викликає майстер, в якому можна вибрати стандартний або налаштований розмір підписів, набір полів, що відображаються, і порядок їх сортування.

3. Створення звіту

Щоб вибрати потрібний інструмент, натисніть кнопку панелі інструментів. Після появи майстра слідуйте всім його командам і на останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Access відображає звіт у режимі макету.


Відформатуйте звіт, щоб досягти бажаного зовнішнього вигляду.

• Змініть розмір полів та підписів, виділяючи їх та перетягуючи краї.

  Розташуйте поля у потрібному порядку, виділяючи їх (і відповідні підписи, якщо вони є) та перетягуючи у потрібне місце.

  Також можна, клацаючи поля правою кнопкою миші, за допомогою команд контекстного меню об'єднувати або розбивати комірки, видаляти та виділяти поля та виконувати інші завдання форматування.

  Крім того, звіт можна зробити привабливішим та зручнішим за допомогою функцій, описаних у розділах нижче.

Додавання угруповання, сортування та підсумків

Щоб швидко додати до звіту групування, сортування або результати, клацніть правою кнопкою миші поле, до якого потрібно застосувати відповідну функцію, та виберіть потрібну команду у контекстному меню.

Крім того, коли звіт відкритий у режимі макета або конструктора, можна додати ці функції за допомогою області "Угруповання, сортування та підсумки".

Якщо область "Угруповання, сортування та результати" не відкрита, на вкладці Конструкторв групі Угруповання та підсумкивиберіть команду Угруповання.

Натисніть кнопку Додати угрупованняабо Додати сортуванняі виберіть поле, за яким потрібно згрупувати або відсортувати дані.

Щоб задати додаткові параметри або додати підсумки, у рядку групування або сортування виберіть команду Більше.

Докладніше про групування, сортування та результати див. у статті Створення звіту з групуванням або зведеного звіту .

Виділення даних за допомогою умовного форматування

У програмі Access є інструменти виділення даних у звітах. Правила умовного форматування можна додати для кожного елемента управління або їх групи, а в звітах клієнтів можна використовувати гістограми для порівняння даних.

Додавання умовного форматування для елементів керування

Клацніть звіт у області навігації правою кнопкою миші та виберіть пункт Режим макету.

Виберіть потрібні елементи керування, а потім на вкладці Форматв групі Форматування елемента керуваннявиберіть команду Умовне форматування.

Порада:Щоб вибрати кілька елементів керування, клацніть, утримуючи клавішу CTRL.

У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматуваннявиберіть команду Створити правило.

У діалоговому вікні Нове правило форматуваннявиберіть значення у полі Виберіть тип правила.


• Щоб створити правило, яке перевірятиметься окремо для кожного запису, виберіть варіант Перевірте значення у поточному записі або використовуйте вираз.

  Щоб створити правило для порівняння записів один з одним за допомогою гістограм, виберіть варіант Порівняти з іншими записами.

У полі Зміна опису правилавкажіть правило, яке буде застосовуватися під час форматування, та тип форматування, а потім натисніть кнопку ОК.

Якщо потрібно створити ще одне правило для цього елемента керування або групи елементів, повторіть процедуру, починаючи з дії 4.

Налаштування кольору та шрифтів

Для налаштування кольору та шрифтів спробуйте параметр Тема програми.

Відкрийте звіт у режимі макету. Для цього клацніть звіт в області навігації правою кнопкою миші та виберіть пункт Режиммакета.

У пункті Робота з макетами звітівна вкладці Конструкторвиберіть параметр Темита наведіть курсор на різні теми в галереї, щоб переглянути ефекти. Щоб вибрати тему, клацніть її та збережіть звіт.

За допомогою колекцій кольориі Шрифтиможна встановити кольори та шрифти незалежно один від одного.

Додавання логотипу або фонового малюнка

До звіту можна також додати логотип або фоновий малюнок. При оновленні зображення він автоматично оновлюється у будь-якому місці бази даних.

Додавання або видалення малюнка

Макет.

У звіті клацніть місце, куди необхідно додати малюнок, та на вкладці Конструкторв групі Колонтитуливиберіть пункт Логотип.

Перейдіть до малюнка та натисніть кнопку Відкрити. Access додасть рисунок до звіту.

Щоб видалити малюнок, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть пункт «Видалити» в контекстному меню.

Додавання фонового зображення

В області навігації клацніть правою кнопкою миші звіт і виберіть команду Макет.

На вкладці Форматв групі Фоннатисніть кнопку Фоновий малюнок.

Виберіть малюнок зі списку Колекція зображеньабо натисніть кнопку Огляд, виберіть малюнок та натисніть кнопку ОК.

Попередній перегляд та друк звіту

Попередній перегляд звіту

Попередній перегляд. Команди на вкладці Попередній переглядможна використовувати, щоб:

• надрукувати звіт;

  змінити розмір чи макет сторінки;

  змінити масштаб або переглянути кілька сторінок;

  оновити дані у звіті;

  експортувати звіт до іншого формату файлу.

Натисніть кнопку Закрити режим попереднього перегляду

Друк звіту

Друк звіту без попереднього перегляду

Клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду печатка. Звіт буде надіслано на стандартний принтер.

Примітка:При виборі звіту в області навігації та виборі команди печаткана вкладці Файлможна встановити додаткові параметри друку (кількість сторінок та копій) та вказати принтер.

• Щоб відкрити діалогове вікно, в якому можна вибрати принтер, вказати кількість копій та встановити інші параметри, виберіть команду печатка.

Звіт - це об'єкт бази даних, призначений виведення інформації з баз даних, насамперед принтер. Звіти дозволяють вибрати з баз даних потрібну користувачеві інформацію, оформити її як документа, перед виведенням на друк переглянути екрані. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися поля, що обчислюються, наприклад, підсумкові суми.

Нижче наведено види звітів.

· Одноколонний звіт (у стовпець)- довгий стовпець тексту, що містить написи полів, їх значення всіх записів таблиці або запиту.

· Багатоколонний звіт- з'їздиться зі звіту до однієї колонки і дозволяє вивести дані звіту до кількох колонок.

· Табличний звіт- Звіт, що має табличну форму.

· Звіт з групуванням даних та підбиттям підсумків- створюється з табличного звіту об'єднання даних у групи з підрахунком результатів.

· Перехресний звіт- будується на основі перехресних запитів та містить підсумкові дані.

· Складовий звіт- Звіт, що має складну структуру, що включає один або кілька звітів.

· Звіт, отриманий злиттям документів з Word(Складовий документ).

· Поштові наклейки- спеціальний тип багатоколонного звіту, призначений для друку імен та адрес груп.

· Звіт за пов'язаними таблицями- Звіт, що дозволяє виводити дані з декількох таблиць, що мають зв'язок одним-багатьом.

Структура звіту. Звіт може складатися з наступних розділів.

· Заголовок звіту – відображається лише на першій сторінці та визначає висоту області заголовка звіту, який може містити текст, графіку та інші елементи керування.

· Верхній колонтитул – виводиться на верху кожної сторінки; зазвичай містить заголовки стовпців.

· Заголовок групи - друкується перед першим записом, що входить до групи; зазвичай містить підсумкові дані щодо записів, що входять до групи.

· Область даних – призначена для відображення записів джерела даних звіту.

· Область примітки групи – відображається після обробки останнього запису групи; зазвичай містить підсумкові дані щодо записів, що входять до групи.

· Нижній колонтитул – виводиться внизу кожної сторінки; містить, наприклад, номер сторінки звіту, дату друку звіту тощо.

· Розділ приміток – відображається лише внизу останньої сторінки; сюди поміщають поля з підсумковими значеннями за всіма записами, включеними до звіту. Звіт можна створити за допомогою Майстра звітів або в режимі Конструктора. Зазвичай використовують обидва способи. Майстер звітів дозволяє прискорити процес створення звіту, робота у ньому проводиться у покроковому режимі діалогу з користувачем. Доопрацювати створений майстром звіт можна як Конструктора.

Розділ Область даних може містити поля, що обчислюються, призначені для відображення у звітах значень виразів на основі вихідних даних.

У режимі Конструктора доступні такі властивості звіту, як Сортування та групування даних, які розташовані на панелі інструментів конструктора звітів та форм. У діалоговому вікні Сортування та групування можна визначити поле або вираз, за ​​яким будуть згруповані дані, а також згруповані дані можна відсортувати за зростанням або спаданням. Access 2000 дозволяє групувати дані двома способами - за категоріями та. по діапазону значень, яке може бути як числовим, і алфавітним.

2.4.7. Звіти у базі даних Access 2007

Звіт(report) - це об'єкт бази даних, який використовується для виведення на екран, у друк або файл структурованої інформації. Reports дозволяють витягти з таблиць або запитів бази даних необхідну інформацію та подати її у вигляді зручному для сприйняття. Report містить заголовок, область даних, верхній та нижній колонтитули, примітку та розбитий на сторінки.

У Microsoft Access 2007для створення звітівможна використовувати різні засоби (рис. 1):

• Майстер звітів
• Конструктор звітів
• Інструмент Report
• Порожній report

Рис. 1.

Звіти доцільно виконувати з допомогою Майстра чи інших зазначених інструментів, а доопрацьовувати їх, тобто. вносити необхідні зміни можна в режимі макету чи конструктора. У Microsoft Access 2007 передбачено два режими внесення змін та доповнень до reports: режим макета та режим конструктора.

Режим макету - це наочніший режим редагування і форматування (зміни) звітів, ніж режим конструктора. У тих випадках, коли в режимі макета неможливо виконати зміни у звіті, доцільно застосовувати режим конструктора.

Майстер звітів. Для створення звіту за допомогою Майстра звітів необхідно виконати такі дії:

• У вікні бази даних Access натисніть вкладку Створення, а потім натисніть кнопку Майстер звітів у групі Звіти. З'явиться діалогове вікно Створення звітів.
• У полі Таблиці та звіти клацнути на стрілці та вибрати як джерело даних таблицю Студенти.
• Натисніть на кнопці ОК (в результаті отримаємо вигляд вікна "Створення звітів", представлений на мал. 2).
• Усі "Доступні поля" переведемо у "Вибрані поля", виділивши їх та клацнувши на кнопку >>.
• На наступному кроці (Додати рівні угруповання?) клацаємо далі.
• На кроці "Виберіть порядок сортування записів". У списку, що розкривається, виберемо "Прізвище" для сортування за зростанням.
• На кроці "Виберіть вид макету для звіту". Вибираємо: Макет – блок, орієнтація – книжкова. Натиснути на кнопку Далі.
• На кроці " Виберіть потрібний стиль". Вибираємо - Витончена.
• Наступний крок - "Введіть ім'я звіту". Вводимо ім'я – Студенти майстер_звітів. Подальші дії: Переглянути report; Змінити макет звіту. Вибираємо Переглянути, клацаємо на кнопці Готово. Report відкривається в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як виглядатиме report у роздрукованому вигляді (Мал. 3).
• Перейдіть в режим Конструктора та виконайте редагування та форматування звіту. Для переходу з режиму попереднього перегляду в режим конструктора необхідно в області переходів клацнути правою кнопкою миші на ім'я звіту та в контекстному меню вибрати режим конструктора. На екрані з'явиться report у режимі Конструктора (Мал. 4).

Рис. 2.

Рис. 3.

Рис. 4.

Редагування:

• видаліть поля КодСтудента у верхньому колонтитулі та області даних;
• видаліть поля КодГрупи у верхньому колонтитулі та області даних;
• На місце поля КодГрупи перемістити поле "Назва" зі списку "Групи студентів";
• перемістіть вліво всі поля у верхньому колонтитулі та області даних;
• Змініть напис у заголовку сторінки, введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter;
• Перемістіть напис. У Нижньому колонтитул виділити поле =Now() і перетягнути його в Заголовок під назвою Студенти. Дата відображатиметься під заголовком.

Форматування:

1. Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»

2. Змініть гарнітуру, зображення та колір шрифту, а також колір заливки фону. Report як конструктора набуде вигляд, представлений малюнку 5.

Рис. 5.

3. Перейдіть до попереднього перегляду. Для переходу в режим попереднього перегляду необхідно клацнути правою кнопкою миші на назві звіту в області переходів та в контекстному меню вибрати режим "Попередній перегляд" (мал. 6).

Рис. 6.

Інструмент Звіт. Для створення звіту, тобто. створення одним клацанням миші можна скористатися інструментом Report. І тут report формується з урахуванням існуючої таблиці чи запиту. У створеному звіті відображатимуться всі записи таблиці або запиту, на базі яких створюється report. Але створений report можна буде змінити у режимі макета чи конструктора.

Для створення звіту необхідно виконати таке. В області переходів треба виділити таблицю (наприклад, Студенти), на основі якої необхідно створити report. Потім перейдіть на вкладку Створення та клацніть на піктограмі Report. На екрані буде відображено простий звіт на основі поточної таблиці Студенти.

Засіб Пустий звіт. Інструмент "Порожній report" дозволяє створювати reports з нуля в режимі макету. Для цього потрібно клацнути Пустий report у групі Звіти на вкладці Створення. У вікні редагування Access 2007 з'явиться Звіт1 з порожньою областю даних, а у правій частині вікна відображатиметься область "Список полів" існуючих таблиць. Клацнувши на знак "+" таблиці (наприклад Студенти), відкриється список необхідних полів.

Перетягніть потрібні поля з цього списку в report, натиснувши та утримуючи ліву клавішу миші. За допомогою інструментів з групи "Елементи управління" на вкладці Формат можна доопрацювати report, додавши заголовок, номери сторінок, дату та час. При необхідності його можна доопрацювати як конструктора. Збережіть report.

Звіт(report) - це об'єкт бази даних, який використовується для виведення на екран, у друк або файл структурованої інформації. Reports дозволяють витягти з таблиць або запитів бази даних необхідну інформацію та подати її у вигляді зручному для сприйняття. Report містить заголовок, область даних, верхній та нижній колонтитули, примітку та розбитий на сторінки.

Звіти служать для збирання та представлення даних, що містяться в таблицях. Зазвичай звіт дозволяє відповісти на певне запитання, наприклад: "Скільки грошей було отримано від кожного клієнта цього року?", "У яких містах є клієнти нашої компанії?" Кожен звіт можна відформатувати так, щоб подати відомості у найбільш зручному вигляді.

Звіт можна запустити у будь-який час, і він завжди відображатиме поточну інформацію в базі даних. Зазвичай звіти форматуються для друку, але їх можна переглядати на екрані, експортувати в іншу програму або надсилати у вигляді повідомлень електронної пошти.

У Microsoft Access 2007для створення звітівможна використовувати різні засоби (рис. 9):

· Майстер звітів

· Конструктор звітів

· Інструмент Report

· Порожній report

Звіти доцільно виконувати з допомогою Майстра чи інших зазначених інструментів, а доопрацьовувати їх, тобто. вносити необхідні зміни можна в режимі макету чи конструктора. У Microsoft Access 2007 передбачено два режими внесення змін та доповнень до reports: режим макета та режим конструктора.

Режим макету - це наочніший режим редагування і форматування (зміни) звітів, ніж режим конструктора. У тих випадках, коли в режимі макета неможливо виконати зміни у звіті, доцільно застосовувати режим конструктора.

Майстер звітів. Для створення звіту за допомогою Майстра звітів необхідно виконати такі дії:

· У вікні бази даних Access клацнути на вкладці Створення, а потім клацнути на кнопці Майстер звітів у групі Звіти. З'явиться діалогове вікно Створення звітів.

· У полі Таблиці та звіти клацнути на стрілці та вибрати як джерело даних таблицю Студенти.

· Клацнути на кнопці ОК (рис. 9).

Рис. 10.

· Всі "Доступні поля" переведемо в "Вибрані поля", виділивши їх та клацнувши на кнопку.

· На наступному кроці (Додати рівні угруповання?) клацаємо далі.

· На кроці "Виберіть порядок сортування записів". У списку, що розкривається, виберемо "Прізвище" для сортування за зростанням.

· На кроці "Виберіть вид макету для звіту". Вибираємо: Макет – блок, орієнтація – книжкова. Натиснути на кнопку Далі.

· На кроці " Виберіть потрібний стиль". Вибираємо - Витончена.

· Наступний крок - "Встановіть ім'я звіту". Вводимо ім'я – Студенти майстер_звітів.

Подальші дії: Переглянути report; Змінити макет звіту. Вибираємо Переглянути, клацаємо на кнопці Готово. Report відкривається в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як виглядатиме report у роздрукованому вигляді.

Рис. 11.

· Перейдіть в режим Конструктора та виконайте редагування та форматування звіту. Для переходу з режиму попереднього перегляду в режим конструктора необхідно в області переходів клацнути правою кнопкою миші на ім'я звіту та в контекстному меню вибрати режим конструктора. На екрані з'явиться report у режимі Конструктора.

Рис. 12.

Редагування:
1) видаліть поля Код Студента у верхньому колонтитулі та області даних;
2) видаліть поля Код Групи у верхньому колонтитулі та області даних;
3) На місце поля Код Групи перемістити поле "Назва" зі списку "Групи студентів";
4) перемістіть вліво всі поля у верхньому колонтитулі та області даних.
5) Змініть напис у заголовку сторінки, введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter.
6) Перемістіть напис. У Нижньому колонтитул виділити поле =Now() і перетягнути його в Заголовок під назвою Студенти. Дата відображатиметься під заголовком.

Форматування:
1) Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»
2) Змініть гарнітуру, зображення та колір шрифту, а також колір заливки фону. Report як конструктора набуде вигляд, представлений малюнку 5.

Рис. 13.

3) Перейдіть до попереднього перегляду. Для переходу в режим попереднього перегляду необхідно клацнути правою кнопкою миші на назві звіту в області переходів та в контекстному меню вибрати режим "Попередній перегляд" (мал. 6).

Рис. 14.

Інструмент Звіт. Для створення звіту, тобто. створення одним клацанням миші можна скористатися інструментом Report. І тут report формується з урахуванням існуючої таблиці чи запиту. У створеному звіті відображатимуться всі записи таблиці або запиту, на базі яких створюється report. Але створений report можна буде змінити у режимі макета чи конструктора.

Для створення звіту необхідно виконати таке. В області переходів треба виділити таблицю (наприклад, Студенти), на основі якої необхідно створити report. Потім перейдіть на вкладку Створення та клацніть на піктограмі Report. На екрані буде відображено простий звіт на основі поточної таблиці Студенти.

Засіб Пустий звіт. Інструмент "Порожній report" дозволяє створювати reports з нуля в режимі макету. Для цього потрібно клацнути Пустий report у групі Звіти на вкладці Створення. У вікні редагування Access 2007 з'явиться Звіт1 з порожньою областю даних, а у правій частині вікна відображатиметься область "Список полів" існуючих таблиць. Клацнувши на знак "+" таблиці (наприклад Студенти), відкриється список необхідних полів.

Перетягніть потрібні поля з цього списку в report, натиснувши та утримуючи ліву клавішу миші. За допомогою інструментів з групи "Елементи управління" на вкладці Формат можна доопрацювати report, додавши заголовок, номери сторінок, дату та час. При необхідності його можна доопрацювати як конструктора. Збережіть report.

Звіти

Звіт –це ефективний засібдля організації даних під час виведення на друк.

За допомогою звіту надається можливість виведення даних у зручній для читання та аналізі формі. Звіти можна створювати на основі таблиць та запитів. При збереженні звіту зберігається лише його структура. Дані, які виводяться звітом, завжди відповідають поточному стану записів баз даних. Більшість звітів мають стрічковий вигляд або стовпець. Звіт у стовпець є друкованою версією форми в стовпець. Стрічковий звіт аналогічний до стрічкової форми.

Інструментальні засоби Microsoft Office Access 2007 забезпечують створення звітівпрактично будь-якого ступеня складності. Структура звіту може бути як дуже простий (звичайний список), так і дуже складною – зведений звіт про продаж, згрупований по різних областях.

Створення будь-якого звіту починається з визначення джерела даних. На другому етапі можна скористатися майстром звітів, який в інтерактивному режимі забезпечує конструювання звіту.

Можна створити звіт за допомогою команди Звіт, яка знаходиться у групі Звітина вкладці Створіння.При цьому відбувається негайне формування звіту без запиту на додаткову інформацію. Причому до цього звіту включаються всі записи базової таблиці та запиту.

1. Перейдіть до області переходів, а потім клацніть на таблиці або запиті, які використовуються для створення звіту.

2. Перейдіть на вкладку Створіння,потім у групі Звітиклацніть на піктограмі Звіт.

3. При цьому буде негайно створено звіт (рис. 22).

4. Збережіть звіт, натиснувши клавіші . Закрийте звіт та таблицю, яка є джерелом записів для нього.

Рис. 22. Наш перший звіт було створено за кілька секунд

Тепер створимо звіт за допомогою Майстри звітів, який надає набагато більше можливостей і забезпечує більшу ступінь гнучкості. Зокрема, ви можете визначити спосіб групування та сортування даних, а також включити до звіту поля з декількох таблиць або запитів.

1. Перейдіть на вкладку створіння, потім у групі Звітиклацніть на піктограмі Майстер звітів.

2. У першому вікні майстра звіту виберіть таблицю та поля у цій таблиці, які будуть включені до звіту (рис. 23). Потім натисніть на кнопку Далі.

Рис. 23. Виберіть таблицю, на основі якої створюється звіт, і поля, які будуть включені до звіту.

3. У наступному вікні вибираються рівні угруповання у звіті (мал. 24), клацніть на кнопці Далі

.

Рис 24. Визначення рівнів угруповання полів у звіті.

4. У цьому вікні вибирається порядок сортування записів (мал. 25), клацніть на кнопці Далі.

Рис. 25. Визначення порядку сортування полів, що виводяться звітом

5. У цьому (мал. 26) виберіть макет звіту та клацніть на кнопці Далі.

Рис. 26. Вибираємо макет звіту.

6. У наступному вікні можна налаштувати стиль відображення окремих елементів звіту (мал. 27), потім натисніть кнопку Далі.

Рис. 27. Вибираємо стиль відображення окремих елементів звіту

7. У завершальному вікні створення звіту виберіть попередній перегляд макету звіту та клацніть на кнопці Готово.Перед вами з'явиться звіт у вигляді, у якому він виводиться на друк (рис. 28).

Рис. 28. Вибираємо стиль відображення окремих елементів звіту.

Федеральна державна бюджетна освітня установа

вищої професійної освіти

Російська академія народного господарствата державної служби

за Президента Російської Федерації

Нижегородський інститут управління

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №4

ПО ДИСЦИПЛІНІ «Інформаційні системи та технології»

Напрямок підготовки:

прикладна інформатика

Виконав:

Студент групи ІБ-311

Мольков Олексій

Науковий керівник:

старший викладач

Замська Галина Борисівна

м.Нижній Новгород

Відповіді на запитання до лабораторної роботи 3

Звіт про хід виконання роботи 11

Список ілюстрацій 24

Відповіді на запитання до лабораторної роботи

1. Для чого можна використовувати звіти в СКБД Microsoft Access?

Звіт– це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран, у друк або файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості та подати їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних. Під час друку таблиць і запитів інформація видається майже у вигляді, у якому зберігається. Часто виникає необхідність подати дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд та легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки та розбитий на сторінки із зазначенням верхніх та нижніх колонтитулів.

За допомогою МА можна створювати звіти, які групують дані:

Виконують різні групові обчислення.

Подають дані в привабливому виглядіз використанням малюнків, ліній та спеціальних шрифтів.

2. Які типи звітів можна використовувати в субд Microsoft Access, для чого вони призначені?

Прості звіти

Простий звіт містить елементи керування, пов'язані (з'єднані) з різними таблицями та запитами.

Ієрархічні звіти

Ієрархічний звіт містить інші звіти, які називаються підлеглими звітами. Підлеглі звіти впроваджуються, коли потрібно відобразити дані з таблиць зв'язком «один-багатьом».

3. Для чого призначений майстер створення звітів у субд Microsoft Access та його основні можливості?

Створення звіту за допомогою майстра

Майстер дозволяє створювати звіти з групуванням записів і є найпростішим способом створення звітів. Він поміщає вибрані поля у звіт та пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати у режимі Конструктора.

Угруповання даних та обчислення підсумків

За допомогою Майстра звітів можна створити звіт, який розподіляє дані по групах і представляє їх у табличному форматі. Використовуючи цей тип звіту, можна підвести підсумкові величини для кожної групи і для всіх груп за числовими полями.

4. Для чого призначений конструктор звітів у субд Microsoft Access та його основні можливості?

Режим конструктора.

З одного боку, створення звітів у режимі конструктора займає більше часу, ніж створення звіту за допомогою майстра звітів або функції Автозвіт, але з іншого боку, звіти, створені в режимі конструктора, можна налаштувати таким чином, щоб вони максимально відповідали вимогам користувача. Режим конструктора також відкриває більше можливостей для налаштування зовнішнього вигляду звіту.

В вікні бази данихв групі Об'єктинатисніть кнопку Звіти .

Натисніть кнопку Створитина панелі інструментів вікна бази даних.

У діалоговому вікні Новий звітвиберіть пункт Конструктор.

Виберіть таблицю або запит, який містить дані, на яких повинен бути заснований звіт. (Якщо потрібно створити вільний звіт, не вибирайте нічого з цього списку.)

Натисніть кнопку ОК.

Які основні властивості можна задати для звіту в СКБД Microsoft Access, як вони поділяються і навіщо призначені?

Верхній колонтитул інижній колонтитул . Ці властивості визначають, чи друкуватиметься верхній або нижній колонтитул на сторінці, яка містить заголовок або примітку звіту (тобто на першій або останній сторінці звіту). Можливі значення:

Усі сторінки. Верхній або нижній колонтитул друкуватиметься на всіх сторінках звіту.

Без заголовка. Верхній або нижній колонтитул не друкуються на сторінці з заголовком звіту.

Без примітки. Верхній або нижній колонтитул не друкуються на сторінці з приміткою звіту.

Без заголовка/примітки. Верхній або нижній колонтитул не друкуються на сторінках, які містять заголовок або примітку до звіту.

Нерозривна група . Ця властивість визначає, чи намагатиметься Microsoft Access розмістити у багатостовпцевому звіті дані однієї групи нерозривно в межах стовпця або сторінки. Наприклад, якщо у вас є згрупований по відділах багатостовпцевий звіт, що містить список службовців, то ви можете використовувати цю властивість, щоб усі співробітники одного і того ж відділу по можливості знаходилися в тому самому стовпці. Можливі значення: На сторінціі У стовпці. Якщо властивість групи Не розриватимає значення Ні, то значення якості Нерозривна групаігнорується.

Сторінки з малюнком . Властивість вказує, на яких сторінках звіту відображатиметься малюнок, вказаний у властивості Малюнок.Можливі значення:

• Усі сторінки. Значення за замовчуванням. Зображення відображатиметься на всіх сторінках звіту.

  Перша сторінка.Зображення відображатиметься лише на першій сторінці звіту.

  відсутній. Малюнок не відображатиметься у звіті.

  Фільтр увімкнено. Ця властивість використовується, щоб застосувати до звіту фільтр або визначити, чи застосований фільтр до звіту.

Сортування увімкнено . Використовується для того, щоб увімкнути або вимкнути сортування, а також щоб визначити його поточний стан (увімкнено/вимкнено).

Блокування записів. Ця властивість визначає тип блокування записів базової таблиці або запиту під час перегляду або друку звіту. Можливі значення: відсутнійі Усіх записів.Останнє значення передбачає, що всі записи з базової таблиці або запиту будуть блокуватися, поки звіт відкритий у режимі попереднього перегляду або друкується.

Угруповання за датами . У цій властивості вказується спосіб угруповання за датами. Якщо вказано значення Американський стандарт, то першим днем ​​тижня вважатиметься Неділя, а першим тижнем року – тиждень, на який припадає 1 січня. Значення Параметри налаштуванняозначає, що визначення способу угруповання за датами використовуються системні регіональні настройки. Саме це значення є значенням за замовчуванням.

Відсутність даних . Ця подія відбувається перед друком звіту, якщо він не містить даних (тобто джерело даних звіту порожній) і зазвичай використовується для запобігання друку порожнього звіту. Якщо звіт немає джерела даних, то подія немає у разі. З іншого боку, ця подія немає для підлеглих звітів.

Сторінка . Ця подія відбувається після завершення форматування сторінки для друку, але до того, як сторінка безпосередньо друкуватиметься. Часто використовується для додаткового оформлення сторінок звіту, наприклад, для креслення на сторінці рамки та кутового штампу.

Примітка/заголовок звітуі Область данихмають такі характерні властивості: Кінець сторінки, Новий рядок або стовпець, Не розривати, Форматування, печаткаі Повернення. Набір властивостей Верхнього/Нижнього колонтитулує підмножиною набору властивостей вищезгаданих розділів звіту. Далі наводиться короткий описцих властивостей.

Кінець сторінки . Вказує, чи буде розділ звіту друкуватись на новій сторінці, якщо він не міститься повністю на поточній. Можливі значення:

• відсутній. Поточний розділ звіту друкується на поточній сторінці за попереднім.

  До розділу. Поточний розділ звіту друкується на початку наступної сторінки.

  Після розділу. Розділ звіту, який слідує безпосередньо за поточним, друкується на початку наступної сторінки.

  До та після розділу. Комбінація двох попередніх значень. Поточний розділ так само, як і безпосередньо наступний за ним, друкуватиметься з початку нової сторінки.

Новий рядок або стовпець . Властивість вказує, чи буде друкуватись розділ звіту та асоційовані з ним дані в новому рядку або колонці багатостовцевого звіту. Набір можливих значень та сенс їх використання той самий, що й для властивості Кінець сторінки.

Не розривати . Якщо ця властивість має значення Так Microsoft Access спробує роздрукувати розділ звіту на одній сторінці. Якщо розділ не міститься повністю на поточній сторінці, він друкується з початку наступної.

Форматування . Ця подія відбувається, коли Microsoft Access визначає, які дані має містити розділ звіту, але перед форматуванням сторінки для друку або перегляду. Для розділу Область Данихця подія відбувається для кожного запису, при цьому обробник події має доступ до даних усіх записів.

печатка . Ця подія відбувається, коли дані в розділі звіту вже відформатовані для друку, але перед його безпосередньою печаткою.

Повернення . Подія настає, коли Microsoft Access повертається до попереднього розділу звіту під час форматування сторінки. Microsoft Access у деяких обставинах робить це, щоб визначити заповнення елементами керування або розділом звіту виділеного ним простору.