Інструкція: заповнюємо журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів Уніфікована форма до 3

Рух готівки у компанії, саме кожен факт господарську діяльність, що з отриманням чи витрачанням готівки з каси підприємства, відбивається відповідним прибутковим чи видатковим касовим ордером . Касові ордери у свою чергу повинні підлягати певному реєстраційному обліку, який би забезпечив можливість відстеження вхідних та вихідних документів у часі, та у разі потреби демонстрацію правильності ведення касових операцій під час перевірки до ІФНС. Одним із таких реєстрів може виступати журнал прибуткових та видаткових касових ордерів.

Обов'язок ведення журналу ПКО та РКО

Вести журнал прибуткових та видаткових касових ордерів в обов'язковому порядку організації, які працюють із готівкою, повинні були аж до кінця 2011 року. Це випливало з пункту 21 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації, затвердженого Банком Росії 22 вересня 1993 № 40. Далі цей нормативний акт був визнаний таким, що втратив чинність, а з 1 січня 2012 вступило в дію Положення про порядок ведення касових операцій, що замінює його банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації (затверджено Банком Росії 12 жовтня 2011 № 373-П). У цьому документі обов'язків щодо ведення журналу передбачено вже не було. Чинний нині порядок касових операцій (Вказівка ​​ЦБ РФ від 11 березня 2014 року № 3210-У) також не містить подібної вимоги, тобто інформацію з ПКО та РКО потрібно відображати лише в касовій книзі (п. 5.2 Положення № 373-П).

Водночас у ході податкових перевірок інспектори часто вимагають надати поряд з іншими касовими документами, зокрема журнал прибуткових і видаткових касових ордерів. Тому, якщо в компанії відбувається значна кількість операцій з готівкою, то такий реєстр також доцільно вести.

Форма журналу прибуткових та видаткових касових ордерів

Уніфікована форма журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів носить кодування № КО-3 (ЗКУД 0310003). Цей бланк затверджено Постановою Держкомстату РФ від 18 серпня 1998 № 88.

Типовий бланк журналу прибуткових та видаткових касових ордерів складається, умовно кажучи, із двох частин. У лівій частині фіксується інформація про прибуткові касові ордери, у правій – дані щодо видаткових ордерів. Самі ПКО та РКО відображаються в журналі відповідно до привласнених ним номерів, їх дат, сум, а також із зазначенням примітки, в якому розкривається суть прибуткової або видаткової операції.

У той же час ця форма не є єдиною можливою для застосування. Фактично цей документ є лише регістром зведеного обліку, тому компанія має право використовувати як затверджену форму, так і розробити на її основі свій власний журнал. Подібна можливість самостійної розробки власного бланка для застосування всередині організації прописана у частині 5 статті 10 Федерального закону від 6 грудня 2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Відповідно до представлених у ній тез, розробляти подібні враховані форми зведених регістрів вправі головний бухгалтер чи іншу особу, уповноважену ведення бухобліку, а затвердити їх до застосування у разі повинен буде керівник підприємства.

Слід зазначити, що типова форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів досить елементарна, й у принципі у ній передбачені всі необхідні ведення регістру дані. Розробка альтернативної форми може мати сенс, якщо компанії з якихось причин потрібно більш докладне відображення деталей операцій, що підтверджуються касовими ордерами. Хоча і в цьому випадку, найімовірніше, розроблений самостійно бланк не сильно відрізнятиметься від типового.

Як типовий, і самостійно розроблений журнал реєстрації ПКО і РКО може вестися на паперовому носії чи електронному вигляді. Проте ведення електронної форми допускається лише за умови підписання документа електронним підписом.

Кількість:

В наявності

X
Ви знову замовили тонкий журнал.
Можливо, Вам потрібен журнал із великою кількістю сторінок та іншими характеристиками.
Просимо скористатисякалькулятором

Артикул: 00201808
Держкомстат РФ
Рік: 2019
Формат: 297х210
Палітурка: М'яка обкладинка
Спосіб скріплення:Скріпка

Налаштування блоку сторінок

Показати ▼

Сторінок: 10 (аркушів: 20 ) (Рекомендується 60 сторінок )

Виберіть кількість сторінок

Щільність паперу: ?

48 гр./кв.м- тонкий недорогий папір злегка сірого або деревного відтінку. Використовується для друкування газет або аналогічної продукції. Має малу густину і відповідно не високу зносостійкість. Перевагою такого паперу є низька вартість.

65 гр/кв.м- вибілений папір. Широко використовується під час друку книг, журналів тощо.

80 гр/кв.м- вибілений папір. Використовується для друку книг, журналів тощо. Використовується у побутових принтерах. Міцність такого паперу значно вища за попередні два типи паперу. З такого паперу рекомендується замовляти журнали для виробництв (пил, бруд), харчоблоків (мокрі руки) і т.д.

Пронумерувати, прошнурувати, скріпити печаткою: ?

Ви отримуєте друковану продукцію пронумерованою, прошнурованою та підготовленою для скріплення печаткою відповідно до чинних нормативних документів:

Вартість робіт з прошнурування та скріплення становить 45 руб.

9 з 10 покупців замовляють прошнурівку та скріплення печаткою
А 7 із 10 додатково замовляють нумерацію сторінок

?

Нумерація сторінок починається з титульного листа до останньої сторінки журналу. Номери сторінок розташовані у нижніх кутах журналу.

?

Блок журналу пробивається двома отвертіями діаметром 6 мм, які розташовані на відстані 80 мм один від одного, з боку корінця по середини журналу.

?

Прошнурівка журналу здійснюється спеціальною лавсановою ниткою, протягнутою через отвори дірокола. Закріплюється картонною вставкою та наклейкою для друку.

Налаштування обкладинки

Показати ▼

Швейно-клейове скріплення ? Швейне скріплення

(робить плетіння більш міцним)

Швейне скріпленняв процесі виготовлення використовуються друковані листи, які згинаються, збираються зошитами і зшиваються між собою нитками, що дає блоку високу міцність. Далі цей блок вставляється в палітурну кришку. (Використовується одна палітурна кришка, що складається з картону щільністю 2,5 мм, обтягнута бумвінілом). Потім блок з'єднується із кришкою за допомогою форзацу – паперового листа. На верхню та нижню частину корінця блоку приклеюється каптал, для візуальної краси та закінченості виробу.

Зробити тиснення на обкладинці: ?

Назва журналу повністю переноситься методом тиснення на обкладинку в основному використовується золота фольга (але також є срібна, синя, червона). Можна зробити тиснення: назву організації, логотип, будь-які комбінації букв, цифр і малюнків.

Вартість робіт з тиснення становить 80 руб.

Якщо Ви завантажили логотип Вашої компанії, ми можемо відтиснути його разом з назвою журналу

Пронумерувати, прошнурувати, опломбувати: ? Відповідно до Постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки" Прибутково-витратна книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неїі книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у нихмають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним печаткою або опломбовані.

Докладніше про м'яку палітурку М'яка обкладинка- одна з найбільш недорогих і швидкоплетних палітурок.

Обкладинка палітурки виготовляється із щільного паперу щільністю 160 г/м2, за Вашим бажанням обкладинку можна заламінувати.

Після того, як обкладинка готова і блок надрукований, відбувається їхнє скріплення на скріпку, а якщо в блоці більше 60 сторінок, то скріплення здійснюється на термоклеєвій машині.

М'яка обкладинка через простоту виконання і доступну ціну є найбільш популярною і однією з найдоступніших видів палітурки.

Колір обкладинки: біла

Ламінувати обкладинку: ?
Ламінування– це покриття поліграфічної продукції плівкою. Ламінація дозволить надовго зберегти привабливий зовнішній вигляд поліграфічної продукції та надійно захистить її від забруднення та механічних пошкоджень. Ми виконуємо односторонню та двосторонню ламінацію до формату А1 на спеціальних пристроях – ламінаторах. Основне призначення гарячого ламінування - захист зображення від різних зовнішніх впливів, до яких можуть належати розлиті кави, всілякі спроби пом'яти, зіскребти, подряпати зображення, вологе прибирання приміщень, дощ, сніг. Але досвідчені користувачі знають і про іншу цінну властивість ламінації: вона може значно покращити якість зображення. При використанні глянцевих плівок зображення "проявляється" фарби стають більш контрастними та соковитими. Завдяки ефекту "прояву" недорогий папір з ламінуванням набуває вигляду розкішного фотопаперу.

Бухгалтерський облік для підприємства неможливо вести без затверджених бланків документів. До цього переліку відноситься книга реєстрації, її затверджена форма називається КО-3. Цей журнал призначений для реєстрації всього документообігу, пов'язаного з витратами та приходами до каси підприємства. За допомогою цієї книги вести бухгалтерський облік значно простіше. Вона регулює порядок у документообігу та спрощує обчислення кінцевого сальдо на будь-який період.

Перед оформленням будь-якої операції посадовець фіксує кожен папір, оформлений для руху активів у журналі. Сюди заносять дані про та , відомості на заробітну плату, документи на видачу касових коштів, оплату поточних рахунків, приходи коштів ззовні. Ведення журналу можливе в електронному та друкованому вигляді або написаному від руки.

Усі листи мають бути пронумерованими та закріплені печаткою підприємства. Журнал заводять на певний період: рік, квартал чи місяць. Ці параметри встановлюють самі організації.

Хто має право його заповнювати

Журнал заповнює касир або призначений співробітник бухгалтерії,знайомий із порядком заповнення. Відповідального за ведення обліку коштів призначає керівник підприємства, із співробітником укладається договір про матеріальну відповідальність.

Неправильне заповнення звітності державного зразка, виявлене під час зовнішніх та внутрішніх аудиторських перевірок, призводить до значних штрафів та адміністративної відповідальності. Виправлення та відсутність обов'язкових записів вважається неприпустимим.

Яку звітність у ньому реєструють

Занесення до книги підлягають усі акти, що підтверджують рух грошей:

• Видатковий касовий ордер (РКО)- Документ, що оформляється при видачі коштів з каси. Ордер повинен мати підпис головного бухгалтера та керівника підрозділу.
• Прибутковий касовий ордер (ВКО)- Документ, що підтверджує надходження коштів на баланс. Цей документ виписують в одному екземплярі, а відривну квитанцію віддають особі, яка здала гроші до каси.
• Відомість на видачу заробітної плативідбиває фактичну виплату зарплати працівникам організації. Вона має бути підписана головним бухгалтером та директором підприємства. Такий документ фіксують як видаткові кошти, а у разі депонування заробітної плати реєструють як надходження коштів та на цю суму створюють прибутковий касовий документ.

Перед реєстрацією акта відповідальна особа зобов'язана перевірити правильність заповнення та наявність підпису та печатки уповноваженої особи.

Про те, як сформувати цей журнал у програмі 1С, ви можете переглянути на відео:

Порядок заповнення

Основа облікової книги – це її титульний лист. Крім назви самого документа на нього заносять такі реквізити:

• назву підприємства, на якому здійснюється облік;
• (загальний класифікатор підприємств та організацій);
• дата початку ведення документа та період, на який його заводять;
• ПІБ відповідального за заповнення із зазначенням посади.

Наступні аркуші книги містять однакові таблиці для заповнення. Вони містяться вісім пунктів, 4 з них відносяться до статті видатків і ще 4 — до парафій:

• 1 стовпець – дата оформлення прибуткового ордера;
• 2 стовпець – порядковий номер документа;
• 3 стовпець – сума оприбуткованих коштів;
• 4 стовпець – примітка, у якому фіксують джерело фінансових надходжень;
• 5 стовпець – дата оформлення видаткового ордера;
• 6 стовпець – порядковий номер документа;
• 7 стовпець – сума видаткових коштів;
• 8 стовпець – примітка, в якій вказують, на що витрачають кошти, або для кого вони призначені.

Для чого потрібен журнал реєстрації ПКО та РКО

Існуюче положення про готівковому грошовому обігу (закон від 10.07.2002 № 86-ФЗ) передбачає єдині правила, які є обов'язковими для виконання і організаціями, і банками. Відповідно до ст. 34 цього Закону Банк Росії встановлює порядок ведення касових операцій фірмами, які повинні мати касу для отримання та видачі готівки. Незадіяні в обороті кошти слід зберігати у банку.

При розрахунку готівкою за товари та послуги організацією, що приймає гроші, повинна застосовуватися контрольно-касова машина для фіксації отриманої суми. При цьому оформляють прибутковий касовий ордер (ПКО, форма КО-1). Якщо отримана сума перевищує ліміт залишку в касі, то надлишок має бути зданий до банку. Для цього оформляють видатковий касовий ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформлюють і при отриманні коштів з банку для видачі зарплати, підзвітних сум, витрат на відрядження. РКО оформляють під час видачі грошей із метою конкретним працівникам фірми.

Порядок ведення касових операцій обумовлений у вказівці ЦБ РФ від 11.03.14 № 3210-У, що набрав чинності 01.06.2014. Відповідно до цієї вказівки всі операції з видачі або прийому грошей фіксуються у первинних документах (ПКО та РКО), після чого вони мають бути відображені у журналі реєстрації (форма КО-3). Усі ці форми затверджено Держкомстатом (постанова від 18.08.1998 № 88).

З вимогами до первинних документів можна ознайомитись у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення».

Правила оформлення журналу прибуткових та видаткових касових ордерів

Основні законодавчі вимоги до заповнення ПКО та РКО:

• до ордера повинен бути доданий первинний документ, що є основою його оформлення;
• помарки та виправлення в ордерах не допускаються;
• забезпечення наскрізної нумерації ордерів з кожного виду з початку року;
• обов'язкова реєстрація ордерів у журналі;
• ордери діють лише у день їх складання.

Облік видаткових та прибуткових касових ордерів є обов'язком кожної фірми. Операції з готівкою провадить головний бухгалтер або уповноважена ним особа. Ордери оформляють від руки або друкують на принтері.

Квитанцію від прибуткового ордера видають особі, яка внесла гроші, а сам ордер залишається у касира. Касир фіксує повну інформацію про нього в журналі реєстрації касових ордерів КО-3.

Видачу готівки роблять із оформленням видаткового касового ордера. Одночасно його фіксують у журналі. У ньому ж відображають дані щодо відомостей на зарплату. А на самих відомостях ставлять позначку (штамп) із реквізитами РКО.

У видатковому ордері записують дані паспорта отримувача грошей. На відомостях із зарплати допускається вказівка ​​на один видатковий ордер.

При розрахунках між юрособами необхідно пам'ятати про дотримання їх максимально дозволеного розміру. В 2019 він становить 100 000 руб. за одним договором. За недотримання цього правила неминучі штрафи. Отримані в касу гроші фірма може використовувати тільки на виплату зарплати та оплату товарів, що купуються. Суми, що залишилися понад установлений ліміт, вона повинна здавати в банк.

Підсумки

Журнал реєстрації касових ордерів фіксує інформацію про всіх складених прибуткових та видаткових касових ордерах. Вести його потрібно за встановленою формою КО-3.

Ведення бухобліку на фірмах, підприємствах, торгових точках здійснюється з оформленням документації різної спрямованості та характеру- Платіжних відомостей, рахунків з оплати, зарплатних відомостей, видаткових та прибуткових касових ордерів.

Оформлення такої документації згідно з існуючим порядком вимагає занесення їх у особливу форму обліку – журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Ця процедура значно спрощує контроль документообігу компанії, крім того, дозволяє обчислювати кінцевий сальдо за будь-який необхідний період.

Журнал реєстрації таких документів має уніфіковану форму, яка раніше була обов'язковою для всіх видів власності та її дотримання суворо контролювалося.

Така прийнята форма має кодування №КО-3 (ЗКУД 031003)і було затверджено Постановою Держкомстату РФ №88.

Навіть у тому випадку, якщо прийнята внутрішніми порядками форма журналу обліку дещо відрізнятиметься від загальноприйнятої, переважно складатиметься вона з двох частин:

1. Перша частина (відображається у лівій частині). У ньому відбиваються основна інформація та характеристика касових ордерів, якими здійснився прихід – постановка на облік коштів;
2. Друга частина (відбивається праворуч). У ньому фіксують інформацію про касових ордерах, відповідальних витрати і зняття з обліку коштів із балансу фірми чи організації.

Всі подібні документи заносяться до журналу обліку відповідно до присвоєних порядкових номерів, дат оформлення, сум, що проводяться з обліку, а також з приміток, що відображають тип та суть вироблених на підставі їх операцій.

Щодо власної форми такого журналу, яку кожне підприємство чи організація може розробити самостійно, можна зазначити:

1. Законодавством встановлено можливість розробки власної форми обліку прибуткових та видаткових касових ордерів. Безпосередньо, на допустимість такої дії вказує частина 5 статті 10 ФЗ «Про бухгалтерський облік».
2. До розробки своєї форми допускаються в повному обсязі посади, які мають доступом до ПКО і РКО фірми – декларація про її складання мають головний бухгалтер організації чи обличчя, яке окремим наказом чи посадовими обов'язками уповноважено вести бухоблік.
3. Стверджувати вид журналу має право виключно керівник підприємства.
4. Упорядкування власної форми журналу обліку ПКО і РКО має сенс у тому разі, якщо конкретної організації необхідно відбивати докладніші деталі і показники вироблених операцій, ніж передбачає типова форма. В інших випадках найбільш оптимальним рішенням буде використання загальноприйнятої форми.

Окремо слід зазначити, що за бажання допускається ведення книги реєстрації касових документів в електронному вигляді. Однак, такий варіант допускається лише у тому випадку, якщо організація виконала необхідне оформлення електронного підпису, яке належить у таких випадках.

У форму журналу реєстрації документів вносяться як основні папери підприємства, так і інші додаткові, які також відображають списання або постановку на облік коштів:

Особливості складання

Журнал реєстрації має такі особливостісвого оформлення та складання:

1. Заклад подібного способу обліку складає проміжок часу, визначений внутрішніми порядками чи статутом організації.
2. Всі сторінки документа обов'язково нумеруються, прошиваються і на паперовій пломбі, що клеїться на нитку для прошивки, ставиться друк організації. Також окремим порядком може бути передбачено наявність на ній підписів керівників структурних підрозділів (начальника відділу, управителя, старшого за званням).
3. Якщо заповнення документа здійснюється вручну, то допускається використовувати для цього кулькову ручку або чорнило синього кольору.
4. Титульний лист журналу повинен містити в собі таку інформацію: назву документа, найменування установи або структурного підрозділу організації, облік документації якої ведеться в даному журналі, дата початку занесення відомостей та дата закінчення при його закритті, прізвище, ім'я та по батькові, а також посада працівника, який відповідальний за ведення журналу.
5. Основна частина документа містить у собі однакові аркуші, які з основний таблиці. Таблиця містить у собі інформацію, що стосується реквізитів та основних показників видаткових та прибуткових касових ордерів.

Інформація про них заноситься в певні рядки та стовпчики журналута складається з таких пунктів:

1. Дата складання ПКО. Окремо слід зазначити, що саме складання та проведення мають співпадати з фактичним часом оприбуткування коштів.
2. Номер відомості, який носить індивідуальний характер і надається зазвичай за порядковою нумерацією подібних документів компанії.
3. Величина грошових коштів, яка зафіксована у ПКО та була внесена до каси підприємства чи фірми.
4. Частина, відведена під примітки, у якій відбиваються особливості, що супроводжують складання документа – вказівка ​​особи, від якої отримано певна сума коштів, інша причина, через яку відбувається їх оприбуткування, джерело, з якого прийшли кошти, інші дані.
5. Дата, яку було складено РКО. При його занесенні відповідальна особа обов'язково має враховувати факт, що непроведені операції не можуть відображатись у такому журналі. Деякі матеріально відповідальні особи практикують оформлення таких документів «наперед», але такі дії загрожують необхідністю повернення грошей назад, якщо вони не були використані. Занесення ж РКО до журналу потім доведеться усувати, а така дія категорично забороняється.
6. Номер документа з внутрішньої нумерації витратних документів. Найчастіше кожен новий календарний рік обнулюється розрахунок таких ордерів, і нумерація починається з першого.
7. Сума, яку було видано з каси на певні потреби. Це може бути добуток оплати постачальникам, інші витрати. Не допускається жодних заокруглень – величина, зазначена в РКО повинна точно співпадати з цифрою, яка фіксуватиметься в журналі.
8. Окремі коментарі, які супроводжують видатковий документ та вказують причину, з якої він створено, кому видано кошти та, можливо, характер їх використання.

При заповненні журналу обов'язково потрібно враховувати вимогу дотримання наскрізної нумерації документів щодо приходу та витрати коштів.

Наприклад, якщо зазначений РКО за номером 48, то наступним за ним повинен обов'язково йти 49. Таким чином здійснюється додатковий контроль за правильністю ведення бухгалтерського обліку та складання документів, що підтверджують рух коштів фірми.

При заповненні не допускається вчинення будь-яких помилкових дій. Звичайно, якщо заповнення журналу не проводиться автоматично за допомогою облікової програми, то, у зв'язку з людським фактором, можуть виникати ситуації помилкового внесення даних.

Що ж робити у такому разі?Якщо відповідальна за заповнення особа помічає помилку, її необхідно одразу виправити та поставити дату уточнення, а також свій підпис. У деяких організаціях також потрібно відобразити слово «виправлено».

Застосування

Застосування книги реєстрації касових документів провадиться в наступних цілях:

1. Необхідність окремої фіксації документообігу посилення контролю та ведення обліку.
2. Посилення заходів безпеки у організації. Ця обставина пов'язана з підробкою документів для незаконного отримання коштів обманним шляхом. У такому разі будь-який ордер або відомість, що не внесені до журналу реєстрації або з задвоєними номерами, не зможуть стати підставою для видачі коштів.
3. Можливість здійснення додаткової звірки зареєстрованих операцій у журналі з усіма проведеними документами з обліку та виявлення помилок, якщо вони будуть.
4. Регулювання фінансових операцій організації із боку контролюючих органів РФ.
5. Здійснення контролю над дотриманням вимог щодо ліміту каси – граничному значенню коштів, що може перебувати кінцевий період у касі організації.

Закінчений журнал (заповнений повністю) підлягає зберіганню в архіві організації протягом терміну, встановленого для такого документа – п'ять років. У разі необхідності перевірки контролюючі органи мають право вилучити його для ознайомлення з рухом коштів фірми, виявленням неточностей та визначення законності операцій.

У тому випадку, якщо в обліку руху грошей були помічені будь-які порушення щодо ведення касової дисципліни, відповідальним особам це може загрожувати накладенням штрафу в розмірі від 4 тис. рублів для МОЛ та до 50 тис. рублів для фірм та організацій.

Заповнення ПКО та РКО представлено у цьому відео.