Заповнення нової трудової книжки. Як заповнювати трудову книгу Формулювання записів про звільнення із загальних підстав, передбачених у ст.77 ТК РФ

Трудова книга – бланк суворої звітності. Існують певні правила заповнення цього документа. Від того, наскільки правильно робиться запис у трудовій книжці, залежить, чи буде вона дійсною чи ні.

Загальні правила заповнення

Особливі вимоги пред'являються до того, як заповнювати трудову книжку. Існує спеціальна Інструкція, присвячена цьому аспекту, затверджена Постановою Мінпраці РФ №69 від 10.10.2003 року. Є ще й спеціальні зразки записів у трудову книжку, які допомагають спеціалістам кадрового відділу вносити інформацію правильно.

Загальні правила заповнення виглядають так:

• обов'язково має бути зазначений документ, який став підставою для занесення інформації;
• записи робляться протягом 7 днів після складання документа, що є підставою (це правило не поширюється у разі звільнення працівника);
• текст запису повинен бути приведений у відповідність до того, що викладено у наказі або розпорядженні;
• дати вказуються з використанням виключно арабських цифр (запис у трудовий повинен мати такий формат: дд.мм.гггг);
• не можна скорочувати слова, писати їх потрібно повністю (стосується це і підстав, посилань на трудовий кодекс);
• вносячи запис у трудову книжку, відповідальна особа має ознайомити з нею працівника (відповідний запис з підписом співробітника виробляється у його особисту картку).

Розглянемо, як саме робляться конкретні записи, пов'язані з конкретними ситуаціями.

Зразок запису у трудовій: звільнення за власним бажанням

Будь-яка людина завжди хоче найкращого. Стосується це та умов праці. Для деяких зміна роботи стає єдиним виходом покращити свій фінансовий, а іноді й душевний стан. У такій ситуації кадровий працівник робить запис у трудовому звільненні за власним бажанням. Щоб вона була дійсною, необхідно врахувати всі нюанси, оформити її правильно.

Мотиви для звільнення

Причин для звільнення може бути безліч. Іноді від мотивації може залежати, який саме запис буде зроблено у трудовій книжці. Якщо працівник виходить пенсію, то обов'язково робиться відповідний запис. Використовується у своїй таке формулювання: «вихід працівника пенсію по старості».

Існують інші мотиви, у зв'язку з якими робить запис про звільнення за власним бажанням. Найбільш поширені з них звучать так:

• будову на нову роботу;
• відкриття власного бізнесу;
• тимчасовий відпочинок;
• розбіжності із начальством.

У будь-якій із перелічених ситуацій конкретна причина не записується у трудову книжку. Це відрізняє випадки звільнення у зв'язку з досягненням пенсійного віку. Тут кадровий фахівець просто робить запис у трудовий «за власним бажанням».

Як правильно зробити запис

Запис про звільнення повинен мати такі атрибути:

• порядковий номер;
• дата внесення до трудової;
• формулювання про звільнення/розірвання або припинення трудового договору за власним бажанням (обов'язково робиться посилання на ТК РФ, у разі на п.3 ч.1 ст.77);
• реквізити наказу чи розпорядження, який став підставою (проставляється його дата та номер).

Після цього запис засвідчує відповідальну особу (фахівець кадрового відділу, сам керівник чи бухгалтер), ставиться печатка організації. Обов'язково під записом має бути проставлено підпис і самого працівника, що свідчить про його ознайомлення з документом.

Кадрового фахівця можна використовувати при звільненні за власним бажанням зразок трудової книжки. Запис робиться так:

Дуже важливо вносити всі дані розбірливо і без скорочень, щоб запис був дійсним, а роботодавцю не довелося робити дублікат трудової книжки.

Зразок запису у трудовий: звільнення зі скорочення штату

Іноді підприємства зазнають фінансових труднощів, зменшити які можна скороченням облікової чисельності працівників. У разі робиться запис у трудовий «звільнений зі скорочення штату». Правильне оформлення - не єдина складність, з якою може зіткнутися роботодавець. Важливо порушити права працівника, встановлені ТК РФ.

Нюанси звільнення зі скорочення

Трудове законодавство зобов'язує роботодавця:

• повідомити про майбутнє скорочення хоча б за 2 місяці до нього;
• спробувати знайти іншу посаду на своєму підприємстві, якщо це можливо, та запропонувати зробити переклад;
• здійснити виплату всіх вихідних допомог;
• повідомити про скорочення штату до Профспілки;
• переконатися, що працівник, що скорочується, не входить до тих, хто звільненим таким чином бути не може (наприклад, жінка в положенні).

Тільки після всіх цих процедур може бути зроблено запис у трудовому при скороченні працівника.

Якщо сам співробітник під тиском роботодавця погоджується на добровільний догляд, запис містить фразу «за власним бажанням», а про скорочення штату в ній не згадується.

Як правильно зробити запис

Щоб запис був дійсним, він повинен мати такі атрибути:

• порядковий номер;
• дата оформлення документа;
• запис про звільнення із зазначенням причини - "скорочення чисельності працівників на підприємстві" (вона повинна мати посилання на ТК РФ, а саме п.2 ч.1 ст.81);
• реквізити наказу.

Після внесення цих даних відповідальна особа засвідчує запис своїм підписом, ставить штамп організації. Письмове ознайомлення працівника – обов'язкова умова.

Щоб не зробити помилок при внесенні всіх даних, слід використати зразок запису у трудовому скороченні штату, який виглядає так:

Роботодавець повинен повідомити про скорочення в організаціях наглядові органи. Потрібно пам'ятати, що неправильні дії можуть призвести не лише до зобов'язання виплатити колишньому працівникові певні суми, а й до адміністративного штрафу.

Запис у трудовий: звільнення з ліквідації підприємства

Коли підприємство перестає працювати, керівництво повинне скласти наказ про звільнення всіх його співробітників. На його підставі робиться запис у трудовий при ліквідації підприємства. Важливо зробити все відповідно до законодавства.

Попереднє повідомлення працівників

Усі працівники підприємства повинні бути повідомлені про його ліквідацію у письмовій формі за 2 місяці до безпосереднього звільнення. Такий документ може мати довільну форму, але в ньому обов'язково вказується:

• коли та чому співробітник буде звільнений;
• які гарантії отримає працівник.

У разі ліквідації трудовий договір розривається з усіма категоріями громадян, у тому числі з вагітними жінками, неповнолітніми громадянами. Підстави для їхнього звільнення будуть однаковими та офіційними.

Щоб не прогаяти нічого важливого, необхідно уважно вивчити Федеральний закон №161-ФЗ від 14.11.2002 року та ТК РФ (статті 81, 140, 142 та 176).

Безпосереднє внесення запису

Щоб правильно звільнити з ліквідації підприємства, запис у трудовий варто робити на підставі наступного зразка:

Обов'язковими її атрибутами будуть: порядковий номер, дата внесення. Підставою стане наказ про необхідність звільнення у зв'язку з ліквідацією підприємства (проставляється його номер та дата). У графі відомостей робиться запис про звільнення через ліквідацію з обов'язковим посиланням на ТК РФ (п.1 ч.1 ст.81).

Підпис спеціаліста з кадрів або роботодавця та печатка організації проставляються в обов'язковому порядку. Під записом працівник ставить підпис, підтверджуючи ознайомлення із рішенням.

Зразок запису у трудовій книжці під час перейменування організації

Назва є своєрідним ідентифікаційним кодом для будь-якої організації, тому при її перейменуванні необхідно робити відповідний запис у трудову книжку. Незалежно від причин таких змін відмітка у цьому бланку суворої звітності робиться обов'язково, причому проставляється вона у день виходу наказу про перейменування.

Чому виникає така потреба? Припустимо, людина влаштувався у ТОВ «Ромашка», яка пізніше була перейменована на ТОВ «Гербера». У записі про прийом значиться перша організація, а про звільнення – друга. У нового роботодавця у зв'язку з цим виникне низка запитань. Можна подумати, що якісь записи у трудовому просто пропущені.

Порядок внесення запису

Щоб внести інформацію до бланку максимально правильно, варто використати зразок запису у трудовій книжці про перейменування організації. Виглядає він так:

Крім звичайних атрибутів у вигляді номера запису, дати його занесення та підстави у вигляді наказу (з датою та номером), буде потрібний ще й особливий запис, в якому обов'язково по порядку записуються:

• колишня назва організації;
• дата перейменування;
• запис «перейменовано на»;
• нова назва фірми.

Жодних посилань на трудове законодавство робити не потрібно. Важливо вписувати дані у зазначеній послідовності, не змінюючи їх місцями.

Зразок запису у трудовій книжці під час перейменування посади

На деяких підприємствах може виникнути бажання чи необхідність перейменувати посаду працівника. Трудове законодавство передбачає можливість переведення працівників лише в одному з наступних випадків:

• зміна функціоналу;
• зміна структурного підрозділу.

Внесення запису до трудової книжки у разі є єдиною обов'язком роботодавця. Зміни мають бути внесені до трудового договору зі співробітником, штатного розпису, особистої картки Т-2. Про ці перестановки працівник має бути попереджений перед складанням наказу та підписанням документів. Їх треба скласти правильно, ось чому багато кадрових фахівців шукають зразок перейменування посади в трудовій книжці.

Особливості внесення запису

Запис про перейменування посади має атрибути:

• порядковий номер;
• дата запису;
• вказівку, що одна професія була перейменована на іншу;
• основу для внесення запису (з проставленням номера та дати документа).

Особливістю такого запису є те, що ставити підпис та печатку посадовцю не потрібно (адже кар'єра на цьому місці роботи у співробітника не закінчується). Не доведеться підписуватися під нею та працівникові. Зразок запису на трудовий про перейменування посади виглядає так:

Важливо правильно вказати стару та нову назви посади правильно, відповідно до наказу, трудового договору та посадової інструкції працівника.

Зразок запису у трудовій книжці при перейменуванні відділу

Будь-яке активне підприємство рано чи пізно зазнає певних змін, чи це відкриття філії, введення нових посад. Однією з найважливіших штатних перестановок є перейменування відділу. Такі зміни обов'язково відображаються у всіх внутрішніх документах, включаючи особисті картки працівників, штатний розпис. Дуже важливо зробити правильний запис у трудовій книжці про перейменування відділу.

Інструкція із заповнення трудової книжки не дає чіткої установки, як робити запис у трудовій книжці – вносити запис про переведення в інший відділ або про перейменування відділу.

Коли який запис робити

Обидва варіанти мають місце, але в різних ситуаціях:

• якщо змінилася лише назва відділу, то логічніше зробити запис про те, що «Стара назва відділу» перейменована в «Нове найменування відділу» (це зумовлено тим, що серйозних змін до трудового договору не було внесено);
• якщо крім назви змінився склад, функції відділу, слід робити запис про переведення працівника до іншого відділу.

У разі запис у трудовий про перейменування відділу не доречна, оскільки істотно змінилися умови праці працівника, отже, має бути складено нове трудове угоду. Реєстрація перекладу у такій ситуації є обов'язковою процедурою.

Зразок запису у трудовій книжці про прийняття директора

Трудова книжка – обов'язковий ведення документ всім посадових осіб, включаючи директора. Але якщо з тим, хто має заповнювати її для інших працівників, все зрозуміло, то питання про те, хто і як робить запис про прийом директора у трудовій книжці, виникають досить часто, навіть у кадрових співробітників.

Найманий робітник чи засновник

Те, як робити запис у трудову книжку, залежить від становища вищої посадової особи. Тут можливі такі:

• директор є найманим робітником:
• директор є ще й засновником.

У першому випадку прийом на роботу відображається в трудовій книжці так само, як і у звичайних працівників (зразок запису в трудовій книжці про прийом директора буде таким самим) – номер запису, дата внесення, запис про прийом на роботу в організацію як директор, підстава, якою є наказ.

Коли ж йдеться про обрання одного із засновників на посаду генерального директора у формулюванні (зазначеному у відомостях) можна написати:

• про призначення посаду;
• про обрання посаду.

Обидва варіанти будуть вірними. Як підстави вказується не наказ, а протокол зборів учасників товариства, із зазначенням номера і дати. Дані наказу також можна вказати, але це необов'язково. Зразок оформлення трудової книжки генерального директора при обранні на посаду має такий вигляд:

Право вносити такий запис є у таких осіб:

• самого генерального директора (на практиці зустрічається дуже рідко);
• одного із засновників;
• посадова особа, яка має на це повноваження.

Хто підписує трудову книжку під час звільнення директора

Від того, чи самостійно йде з посади працівник, залежить порядок оформлення всіх документів. Не став винятком і запис про звільнення генерального директора. Кожну ситуацію розглянемо окремо.

Звільнення за власним бажанням

Якщо рішення про звільнення директор ухвалив самостійно, всі документи, включаючи наказ, йому необхідно підготувати самостійно. Цей обов'язок можна перекласти і на іншого працівника, але за наявності відповідного офіційного доручення.

Якщо директор є єдиним засновником, то перекласти обов'язок щодо складання наказу йому буде нема на кого. За наявності інших власників бізнесу, звільнення генерального директора, запис у трудовій книжці у тому числі стає обов'язком одного із засновників.

Згадка про звільнення за власним бажанням теж має бути у трудовій книжці. Проставляти свій підпис директору доведеться двічі (якщо він займається заповненням бланку сам) – від імені директора та від імені працівника.

Звільнення директора власниками організації

Іноді директор йде не сам і не у зв'язку із закінченням трудового договору, а за рішенням власників бізнесу. Про це він повинен бути повідомлений письмово. Як звільнити генерального директора, запис у трудовий який має бути? Після видання відповідного наказу робиться запис у трудовій книжці із зазначенням підстави (дата та номер наказу) та причиною звільнення.

Тут же обов'язково ставиться друк та підпис. Сам директор проставляє і свій підпис, свідчивши, що він із внесеним записом був ознайомлений.

Іноді фахівці кадрової служби можуть припуститися помилки під час заповнення трудової книжки. Чи не будь-яку з них можна виправити. Все залежить від того, в якому розділі була допущена помилка. Якщо йдеться про відомості про роботу чи нагородження, то внести корективи можна.

Це означає, що можливе виправлення дати звільнення у трудовій книжці. Зразок такого запису не відрізняється від зразка визнання запису недійсним та внесення вірного варіанту.

Визнати такий запис недійсним може лише роботодавець, який звільнив працівника. Новий роботодавець зробити цього неспроможна, оскільки у нього немає підстав, не зможе завірити новий запис. Щоб уникнути виправлення записів у трудовій книжці після звільнення, працівнику слід уважно вивчити його досі проставлення підпису про ознайомлення.

Якщо ж людина вже звільнилася і намагається влаштуватися на нову роботу, не прийняти її новий роботодавець через неправильний запис не може. Самому ж співробітнику краще звернутися на місце роботи і попросити внести виправлення.

Є низка нюансів щодо виправлення. Неправильна запис у трудовій книжці при звільненні може бути закреслена. Вона залишається недоторканою, робиться лише позначка про її недійсність. Новий запис повинен мати порядковий номер (хронологічний порядок не повинен бути порушений), дату внесення змін, правильну причину та підставу (наказ про звільнення).

Виправлення вноситься так, як і при усуненні інших помилок. Наочно це виглядає так:

Нагородження та заохочення – відмінний стимул для будь-якого працівника. Такі моменти приємні для будь-якої людини. Щоб правильно заповнити всі документи, потрібно знати, як виглядає зразок запису про нагородження у трудовій книжці. Цей аспект дуже важливий, адже при неправильному внесенні даних запис може бути визнаний недійсним.

Про які заохочення потрібно робити запис у трудовий

Заохочення завжди є приємним епізодом у житті. Нагородження співробітника - можливість, дана роботодавцю. Про такі заохочення обов'язково робляться записи у трудових книжках. Залишається лише з'ясувати, які заохочення заносяться до трудової книжки. Під цю категорію підпадають:

• цінні подарунки;
• подяки;
• грошові премії;
• розміщення інформації про співробітника на дошці або у книзі пошани.

Сюди ж можна віднести державні нагороди, грамоти, відзнаки, дипломи та інші заохочення.

Внесення запису про нагородження

Інформація про заохочення заноситься до спеціального розділу. Порядок запису стандартний. Проставляється порядковий номер (але цей розділ має вже свою нумерацію, відмінну від нумерації у розділі про роботу), дата внесення інформації, прописується характер нагородження та документ, що став підставою для внесення цього запису – це може бути наказ, ухвала, наприклад. Зразок відомостей про нагородження у трудовій книжці виглядає так:

Для будь-якої людини, яка бажає просунутися кар'єрними сходами, важливий рівень освіти. Ця інформація розміщується на титульному аркуші. Освіта у трудовій книжці прописується виходячи з підтверджуючих документів (атестат, диплом).

Згодом людина може пройти додаткове навчання, здобути іншу освіту. Підвищення його рівня має бути відображено у трудовій книжці. І якщо при зміні прізвища, вона закреслюється, то при здобутті нової освіти старий запис чіпати не потрібно. Адже новий запис не скасовує попередні відомості про освіту у трудовій книжці. Зразок правильного заповнення у разі виглядає так:

Чи можна виправити інформацію про освіту?

Якщо неправильний запис зроблено при закладі трудової книжки, краще знищити її і заповнити нову. Законодавство дозволяє громадянинові завести нову трудову книжку, якщо в ній зроблено єдиний запис про роботу на підприємстві, а він не пропрацював там ще понад 3 місяці.

Дещо складніше, якщо бланк з помилковим записом був переданий вже новому роботодавцю. Зразок «як виправити освіту у трудовій книжці» виглядає так:

І тут невірна запис закреслюється, вказується правильне образование. Вже на обкладинці прописується, на якій підставі було внесено виправлення (з проставленням номера та дати видачі). Внизу вказується підпис відповідального заповнення трудових книжок посадової особи та печатку.

Запис у трудовий при звільненні за згодою сторін

Іноді людина може бути звільнена за згодою сторін. Порядок внесення такого запису за своєю суттю не відрізняється від інших записів при звільненні. Особливість полягає тільки в самому формулюванні та посиланні до конкретної частини ТК РФ. Як правильно звільнити за згодою сторін, запис у трудовій книжці у своїй заноситься яким чином?

Необхідні документи

Для звільнення за такою статтею передбачено спеціальну процедуру. Спочатку ведуться переговори між сторонами. Якщо їм вдається дійти спільного рішення, укладається відповідна угода. Після цього створюється наказ і робиться запис у трудовий «за згодою сторін». Зразок заповнення виглядає так:

Такий запис має звичайні атрибути – номер по порядку, дата, основа. У тексті вказується посилання ТК РФ, саме у п. 1 ст. 77.

Відповідальна особа ставить підпис, печатку, ознайомлює працівника, який також проставляє свій підпис.

Запис у трудовий при переведенні до відокремленого підрозділу

Філія не є відмінним від головного офісу юридичною особою (п. 3 ст. 55 ЦК України). Саме тому, при направленні туди працівника для роботи, вноситься запис до трудового «переведення до відокремленого підрозділу». Робити записи про звільнення та прийом у такому разі не можна, оскільки це буде помилкою.

Якщо філія знаходиться в іншій місцевості, то про це теж потрібно написати у трудовій книжці. Доведеться вказати ці дані і в трудовому договорі, укладеному із співробітником, або внести до нього зміни. Запис у трудовий прийом у відокремлений підрозділ має виглядати так:

Як видно, запис досить стандартний, має порядковий номер, дату, підставу і сам текст внесених відомостей.

Висновок

Незважаючи на різноманітність можливих записів у трудову книжку, вони мають багато спільного, а розходяться, переважно, лише у формулюваннях.

Будь-якій організації обов'язково необхідно мати трудові книжки кожного, хто у ній працює постійно і довше п'яти днів. Кадровики відзначають тут усю важливу інформацію про професійну діяльність його власника — таку вимогу Трудового кодексу та зразок та правила заповнення трудової книжки ми розберемо у сьогоднішній статті.

Робити позначки на сторінках книги дозволяється ручкою синього (як варіант – фіолетового) або чорного кольору, використання різного роду скорочень вважається помилкою.

Дані на титульному листі:

1. Ім'я.Воно має бути написане у повній формі, як і в паспорті, без використання скорочених форм та ініціалів. Дані можна знайти в паспорті, правах на керування автомобілем, військовому квитку та подібних документах.
2. Дата народження.Для її запису використовуються арабські цифри. При вказівці числа та місяця використовуються двопорядкові числа, а рік записується чотирипорядковим.
3. Освіта.У цьому рядку пишеться рівень наявної освіти, яка може бути середньою професійною, вищою чи іншою. Сюди можна внести інформацію про не закінченому на поточний момент освіті. Дані, необхідних вірного заповнення цього пункту, слід брати з документів, що надав працівник.
4. Спеціальність.Тут вписується основна робоча спеціальність власника книжки, яку він отримав у навчальному закладі. Ці відомості уточнюються за наданими документами про освіту.
5. Дата заповнення.Як правило, тут фіксується важлива дата – день оформлення першого запису у книзі. Характерна особливість вказівки дати в цьому рядку - місяць можна написати прописом, і це не вважатиметься помилкою.
6. Підпис власника книги.Тут все відомо, розписується сам працевлаштований.
7. Підпис співробітника, який займається усіма питаннями, пов'язаними з оформленням таких документів.Тут можливі варіанти. В ідеалі знати подібними речами має відділ кадрів, відповідно, підписи у книжках робить його начальник. Однак не кожна фірма має свою кадрову службу, тому часто така відповідальність покладається на бухгалтера, а то й на керівника.
8. Печатка.Вона запевняє собою все, що було зазначено раніше. Це може бути офіційна печатка фірми або її кадрової служби, якщо така є.

Внесення даних про основну роботу

1. Назва фірми.Воно записується у третій графі таблиці спочатку повністю, без абревіатур типу ТОВ, ЗАТ та ін., та був додатково у дужках підписується і скорочена форма назви.
2. Номер запису.У необхідну графу таблиці вписується порядковий номер будь-якого запису роботи, тобто, наприклад, при першому працевлаштуванні це буде номер «1», при перекладі – «2», тощо. Примітно, що ця цифра розміщується на рядку, наступному після назви фірми, а сама назва утворює свого роду «шапку» над наступними відмітками.
3. Дата.Дата офіційного оформлення працювати заноситься у спеціально призначені при цьому стовпці таблиці арабськими цифрами. Що стосується рядка, то інформація розташовується на тому самому рядку, що й порядковий номер цього запису.
4. Запис про оформлення роботи.Вона пишеться в третьому стовпці і починається з того ж рядка, на якому записано дату пристрою на роботу. Вказуються назва підрозділу фірми, куди прийнятий співробітник, та його посада.
5. Вказівка ​​документа, що є підставою для працевлаштування власника книжки.Зазвичай їм буває наказ про прийом нового працівника працювати. Ця інформація вноситься в останню графу на тому самому рядку, що й попередній запис.

Внесення відомостей про трудову діяльність за сумісництвом

Деколи буває, що працівник виконує певні обов'язки, поєднуючи їх зі своєю основною роботою. Відомості про таку трудову ініціативу записуються лише за бажанням самого працівника. Якщо бажання в нього є і він попросив зробити позначку в книзі, то порядок внесення даних буде аналогічним до описаного раніше, тільки назва організації вдруге писати не потрібно.

Переведення в інший підрозділ або зміна посади

Буває таке, що працівник перекладається для подальшої роботи в інший відділ або змінює посаду. Звичайно, такі зміни в його кар'єрному шляху необхідно зафіксувати у трудовій.

1. Номер запису.Нова віха в трудовій позначається, звичайно ж, новим номером.
2. Дата.Арабськими цифрами пишеться дата офіційного переказу.
3. Запис про переведення або зайняття нової посади.У третю графу пишуться назва підрозділу, куди переведений власник трудовий та його нова посада.
4. Підстава перекладу.В останній стовпець таблиці записуються дані наказу переклад.

Внесення інформації про звільнення

Звільнення співробітника – привід чергового запису на трудову, причому зробити її треба вчасно, позаяк у останній робочий день її потрібно повернути власнику. Зволікання у справі може загрожувати штрафом і виплатою компенсації співробітнику, який припинив працювати у цій організації.

1. Порядковий номер.Звільнення – це черговий запис, і він повинен мати свій номер у призначеній для цього графі.
2. Дата.Тут вказується дата заключного робочого дня – вона вважається датою остаточного звільнення. Звичайно, цифри повинні бути арабськими.
3. Причини.У третій графі, де записуються посаду та місце роботи, потрібно внести позначку причину звільнення, не забуваючи послатися на потрібну статтю ТК. Наприклад, якщо звільненню передувало безпосереднє бажання співробітника, треба послатися статтю 77, п.3.
4. Підстава.В останній графі вписуються дані того документа (зазвичай наказу про звільнення з посади), на підставі якого відбулося звільнення.
5. Печатка.Після оформлення всіх записів потрібно скріпити їх печаткою, і навіть підписом керівника фірми чи іншого уповноваженого цього особи. Співробітник теж ставить підпис, і звільнення можна вважати таким, що відбувся.

Внесення виправлень

Іноді трапляються помилки при записуванні різної інформації в трудову, наприклад, замість «старший інженер» написано просто «інженер». Помилки, звичайно ж, необхідно виправити, ми вже писали докладнішу статтю про . Закреслювати і замазувати що-небудь забороняється, і для виправлення є лише один спосіб - визнання помилково вказаних даних недійсними:

1. Номер . Проставляється номер чергового запису.
2. Дата. Записується дата, з якої помилковий запис вважатиметься недійсним.
3. У третьому стовпці пишеться наступний текст "Запис під № _ недійсний".
4. Робиться новий запис з актуальною та правильною інформацією, для якої також проставляються свій номер по порядку та дата.

Запис у трудовій книжці про звільнення за власним бажанням - це один із тих робочих моментів, у яких найважливіше дотриматися всіх вимог закону та врахувати нюанси. Адже помилка, допущена під час оформлення цього кадрового документа, може призвести до серйозної правової відповідальності. Спробуймо розібратися, які формулювання записів схвалено законодавчо та який порядок їх внесення. Розберемо, як зробити запис у трудовій про звільнення за власним бажанням, на прикладах.

Розглянемо ще один зразок: як зробити запис у трудовій книжці про звільнення 2019 року у випадку, якщо працівник іде на нове місце роботи з перекладу? Тоді оформляється звільнення у порядку перекладу: запис у трудовій сформульовано як «договір припинено».

Проте бувають інші, нерідко болючі для обох сторін обставини, коли ініціативу виявляє не працівник, а роботодавець. Нижче показаний зразок звільнення у трудовій книжці 2019 при скороченні штату: у цьому випадку найдоцільніше використовувати формулювання:

Звільнений з ініціативи роботодавця у зв'язку із скороченням чисельності працівників організації.

При внесенні позначок про звільнення працівника можна використати різні формулювання, передбачені чинним законодавством. Тим не менш, варто віддавати перевагу підставам, які вже сформульовані у ТК РФ.

Таким чином, ми розглянули, як відбувається заповнення трудової книжки при звільненні за власним бажанням 2019 року, а також з ініціативи роботодавця.

Залишилося з'ясувати, якою є відповідальність роботодавця та посадової особи (працівника відділу кадрів) у разі помилок в оформленні кадрової документації.

Відповідальність

У разі порушень правил ведення, зберігання та обліку кадрової документації настає відповідальність за статті 5.27 КпАП РФ:

• для посадових осіб та ІП - попередження його штраф від 1000 до 5000 рублів;
• для юридичних осіб – від 30 000 до 50 000 рублів.

Покарання за повторне порушення ще суворе:

• для кадровиків та ІП – до 20 000;
• для юросіб – до 70 000.

Згадувати про трудову книжку найчастіше починають або коли відбувається зарахування до штату на нову роботу або коли трапляється звільнення. Зрозуміло, якщо не брати до уваги випадки підвищення кваліфікації, зміни посади тощо. Звільнення з посади може бути викликане бажанням начальства, а може статися з власної ініціативи. Розуміти, як туди вносяться записи, важливо з кількох причин, оскільки коректність запису може вплинути подальше працевлаштування співробітника. Великою помилкою є думка у тому, що це звільнення трактуються однаково. Відхід з роботи саме за бажанням співробітника, має свій певний запис, який містить обов'язкове посилання на конкретний закон та інше.

Що є внесенням у трудову книжку інформації про звільнення, коли ініціатором догляду є співробітник?

Найчастіше звільнення відбуваються саме з особистої ініціативи працівника організації. Виходячи з цього, варто розібратися, як виглядає відповідний запис, який заноситься до трудової книжки щодо чинного трудового законодавства. З'явитися в книжці вона може або того ж дня, коли відбулося звільнення, або ж, коли вийшов наказ начальства, за винятком того моменту, коли фактичний останній робочий день відрізняється за датою. Подібні ситуації дуже рідко трапляються, і зазвичай вони прописуються в договорі. Усі вказівки щодо того, як вносити інформацію до книги, перебувають у Трудовому кодексі. Це означає, що допускається використання тільки синьої, червоної або бузкової ручки, тип ручки особливого значення не має. Хоча на цьому пункті помилку складно зробити, навіть непридатний колір запису може зробити його недійсним. Жодні скорочення в цих записах не допустимі, адже потрібно, щоб текст легко розпізнавався і був читабельним, інакше її сенс може спотворитися. Цей запис повинен відповідати тому формулюванню, яке є у наказі на звільнення, також вже згадувалася важливість посилання на ТК. На користь звільненого співробітника перевірити, щоб нова інформація у трудовій була коректною, а якщо виявитись неточність, її відразу ж потрібно виправити.

Перевірці підлягає як конкретний текст запису, а й інші важливі моменти, наприклад, підписи і друку. Розписуватися мають обидві сторони процесу. Коли настане дата звільнення з роботи або дата документа про це рішення, працівнику буде видано вже заповнену трудову книжку. Якщо не враховувати якісь окремі випадки, то видача трудової книжки якраз і є ознакою того, що співробітник більше не працює в організації.

Правила оформлення книжки можуть змінюватись в залежності від ситуації, але найчастіше все виглядає так:

1. У першому полі, яке розташовується ліворуч, завжди слід вказувати інформацію про номер запису, що виконується.
2. У сусідньому полі має бути дата, яка буде відповідати даті видачі книжки або дати, коли було видано наказ про це рішення.
3. Саме третє поле є найбільш значущим, тому що саме воно дає інформацію про причини звільнення з роботи та додаткові роз'яснення вчинку, якщо це необхідно.
4. Завершенням процесу вважається вказівка ​​відповідного наказу, дати складання та його порядкового номера.

Питання можуть виникнути лише з третього поля. Якщо розглядати звільнення за власним бажанням у 2016 році, після номера та дати може бути написано приблизно таке: «Звільнено за власною ініціативою». Хоча пропозиція іноді починається із запису «Трудовий договір чи контракт було припинено». Далі вказується причина дії, наприклад, у зв'язку з тим, що був або буде переведення чоловіка на роботу в інше місто. Закінчується запис посиланням на третій пункт першої частини статті 77, що відноситься до ТК РФ, але не має скорочень. Якоїсь суворої форми тут немає, тобто ті чи інші фрази можуть відрізнятися. Коректним вважається запис: Трудовий договір припинив свою дію з ініціативи співробітника у зв'язку з такою причиною. Посилання на закон, як і раніше, залишається. Написати можна й таке: Трудовий договір на прохання співробітника було припинено у зв'язку з переведенням до конкретної організації. Тільки тепер закон, на який потрібно посилатися, змінюється. Писати треба про п'ятий пункт першої частини статті 77, що відноситься до ТК РФ. Важливо наприкінці запису написати від руки «Ознайомлений».

Великою помилкою вважається посилання положення 80 статті. Або через недбалість, або через низьку кваліфікацію, кадровики можуть вважати, що при внесенні запису можна посилатися і туди, аргументуючи це тим, що там теж є положення про розірвання, причому саме за бажанням співробітника. Робити цього не можна, тому що подібне посилання робить запис недійсним.

Оформлення трудової книжки: основні правила

Порядок заповнення трудової книжки регулюється:

• Трудовим кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ "Про трудові книжки" від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила, постанова № 225);
• Інструкцією із заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінсоцрозвитку від 10.10.2003 № 69 (далі - Інструкція).

На жаль, нерідко доводиться стикатися із протиріччями між згаданими документами. Так, запис про звільнення за власним бажанням за ТК РФ необхідно вносити в документ у точній відповідності до формулювання кодексу (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Водночас Правила говорять про те, що потрібно записувати формулювання згідно з наказом про звільнення.

Відповідальним працівникам варто орієнтуватися на ієрархію нормативно-правових актів. Якщо інші акти суперечать ТК РФ, застосовувати їх не варто. У випадку, описаному вище, необхідно формулювати наказ (а потім запис у трудовий) відповідно до кодексу.

Перерахуємо основні правила, які підкажуть кадровику, як заповнити трудову книжку:

• трудова оформляється кожному, хто працює для підприємства понад 5 днів;
• термін, протягом якого необхідно зробити запис, становить 7 днів;
• у записах потрібно використовувати арабські цифри;
• можна писати ручкою чорного, синього, а також фіолетового кольору;
• заборонені скорочення та виправлення (виправлення допустимі лише у порядку, передбаченому п. 27 Правил, і лише у розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»);
• кожен запис повинен мати порядковий номер.

Як заповнювати розділи трудової книжки: приклад заповнення у 2018-2019 роках

Бланк документа затверджений постановою № 225 – де взяти бланк розповідається у статті Порядок придбання, зберігання та заповнення бланку трудової книжки (нюанси). Так, трудова складається з декількох розділів, що допомагають ідентифікувати особу працівника, дізнатися про його професію, кваліфікацію, тривалість трудового стажу та отримані нагороди. Ці розділи містять:

• особисті дані;
• відомості про трудову діяльність;
• інформацію про заохочення (крім премій).

Поряд із вищезазначеними загальними правилами, для кожного розділу законодавець розробив специфічні правила заповнення, які ми розглянемо далі.

Як заповнюється титульний лист трудовий

Дані працівника вказуються на титульному аркуші документа. Керуючись п. 2 Інструкції, кадровик має внести:

• особисті дані працівника так, як вони вказані у паспорті, без скорочення;
• інформацію про освіту, якщо працівник має відповідний документ;
• назва професії, за якою людині належить працювати на підприємстві;
• дату заповнення документа.

Усі записи мають бути засвідчені підписами працівника та співробітника кадрової служби, а також печаткою організації (за її наявності). Титульний лист заповнюється першому місці роботи людини.

Якщо у працівника змінилися особисті дані, співробітники кадрової служби можуть закреслити ці дані однією рисою та вказати нові. Для цього працівник повинен подати офіційні документи, що підтверджують зміну особистих даних, а кадровик переписати відомості з цих документів на внутрішній бік обкладинки трудової книжки. Докладніше про виправлення прізвища у трудовій - у статті Запис про зміну прізвища у трудовій книжці - зразок.

За бажання роботодавець може розмістити на титульному аркуші голограму – про те, для чого використовується голографічна наклейка, розказано у статті Куди правильно клеїти голограму в трудовій книжці – зразок?

Як правильно оформляється розділ «Дані про роботу»

Співробітники кадрових служб повинні знати, як правильно оформити трудову книжку, зокрема розділ, де вказуються відомості про роботу.

Потрібно прийняти людину на роботу? У такому разі співробітник кадрової служби повинен керуватися п. 3 Інструкції та записати у трудовій книжці під порядковим номером:

• назва організації у повному та скороченому вигляді;
• найменування структурного підрозділу, куди людина влаштовується працювати;
• назву професії, за якою працюватиме співробітник;
• дату надходження працівника на роботу.

Якщо людина працює успішно, набуває нового розряду або класу, це необхідно зафіксувати в його трудовій книжці.

Під порядковим номером співробітник відділу кадрів записує:

• відомості про присвоєння працівникові вищого розряду, класу;
• інформацію про додаткові професії або кваліфікації співробітника.

Якщо трудові відносини вичерпали себе та настав час розлучитися зі співробітником, роботодавець повинен правильно оформити запис про його звільнення відповідно до вимог п. 5 Інструкції.

Для цього у розділі «Дані про роботу» під відповідним порядковим номером потрібно вказати:

• причину звільнення;
• дату закінчення трудових відносин;
• назву, номер та дату рішення роботодавця, на підставі якого відбувається звільнення.

ВАЖЛИВО! Відомості у документі потрібно вказувати точно, формулювання мають відповідати трудовому законодавству. Усі записи необхідно підтверджувати печаткою організації (за наявності) та підписом її керівника.

Порядок заповнення розділу «Відомості про нагородження»

Ще один важливий розділ трудової книжки містить інформацію про нагородження, які співробітник заслужив у процесі роботи. Відповідно до п. 4 Інструкції відомості вказуються у такому форматі:

• номер запису;
• Назва організації;
• відомості про нагороду;
• дані про те, ким нагороджено співробітника;
• інформація про заслуги, за які нагороджено людину;
• посилання на документ, на підставі якого зроблено нагородження.

Працівник кадрової служби повинен заповнити цей розділ ретельно і правильно, оскільки дані про нагороди впливають на кар'єру працівника, дають більше можливостей для подальшого працевлаштування.

Як оформити у трудовій книжці особливі випадки

Деякі випадки у трудових правовідносинах оформляються у трудовій книжці особливим чином. До таких випадків можна зарахувати роботу за сумісництвом. Відповідно до п. 3.1 Інструкції трудова книжка має зберігатися дома основний роботи. Але сумісник може попросити кадрову службу внести додаткові відомості до трудової книжки. Для цього достатньо підтвердити факт додаткової роботи. Можна, наприклад, подати як доказ трудовий договір з іншою організацією.

Переклад на іншу роботу – досить поширене явище. Такі зміни у трудових правовідносинах також мають бути зафіксовані у трудовій книжці. При цьому зазначаються:

• номер запису;
• дата переказу;
• інформація про переклад;
• назву нового відділу чи посади;
• інформація про розпорядження, виходячи з якого перекладається працівник.

Відповідальність кадрових працівників

Правильне наповнення трудової книжки — важлива складова трудових правовідносин. Якщо документ буде заповнено неправильно, співробітнику буде важко довести свій стаж. Крім того, він зазнає матеріальних втрат, тому що не зможе влаштуватися на роботу із трудовою книжкою, заповненою з помилками.

За порушення у цій галузі можлива відповідальність:

• підприємства (адміністративна за ст. 5.27 та 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ, далі - КоАП РФ, наприклад за невнесення до трудових книжок необхідних записів, або цивільно-правова, якщо порушення спричинило працівника збитки);
• посадових осіб кадрової служби (адміністративна за вищезгаданими статтями КоАП РФ за аналогічні порушення, і навіть матеріальна, якщо порушення кадровика завдало шкоди підприємству, і дисциплінарна).

Працівники відділу кадрів повинні заповнювати трудові книжки акуратно і ретельно, використовуючи зразки заповнення трудової книжки, складені відповідно до суворих формалізованих правил, які мають обов'язковий всім характер. Помилки та порушення у цій сфері тягнуть за собою адміністративну, цивільно-правову, матеріальну та дисциплінарну відповідальність.