Оформлення результатів інвентаризації ТМЦ. Первинні документи з обліку інвентаризації. Результати інвентаризації на складі

⁰

Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку - фінальна стадія перевірки активів та зобов'язань підприємства. І вона надзвичайно важлива, адже від того, чи правильно ви рознесете результати, залежить достовірність вашої звітності. А за її спотворення передбачено штраф. Як оформити та відобразити результати інвентаризації, читайте у матеріалі нижче.

Інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Відповідно до п. 6 ПБУ 4/99 (затверджено наказом Мінфіну РФ від 06.07.1999 № 43н) бухотзвітність повинна давати повне та достовірне уявлення про фінансовий стан компанії. Для дотримання цієї вимоги у бухобліку використовується такий метод контролю – інвентаризація.

Інвентаризація - процедура зіставлення фактичної наявності цінностей фірми та її зобов'язань з даними бухобліку. Також під час інвентаризації дається оцінка стану активів підприємства.

Порядок проведення інвентаризації суворо регламентований такими нормативними актами:

Методичними вказівками щодо інвентаризації майна та фінзобов'язань (наказ Мінфіну РФ від 13.06.1995 № 49);
Положенням щодо ведення бухобліку та звітності до (наказ Мінфіну РФ від 29.07.1998 № 34н);
законом «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компанія повинна проводити інвентаризацію за власним, взятим в оренду або на відповідальне зберігання майну, а також цінностями, отриманими для переробки.

Фірма, згідно з п. 27 Положення з ведення бухгалтерського обліку, зобов'язана провести інвентаризацію у таких випадках:

перед складанням річної бухотзвітності - за винятком майна, яке вже було перевірено після 1 жовтня поточного звітного року;
при зміні мат відповідальних осіб;
при виявленні розкрадань, зловживань та зіпсованого майна;
під час передачі активів на продаж, в оренду або для викупу;
при перетворенні підприємства, і навіть за її ліквідації — до формування ліквідаційного балансу;
при настанні надзвичайних ситуацій.

Якщо матвідповідальність колективна, то інвентаризація проводиться при зміні керівника колективу, вибуття з колективу понад 50% учасників або на вимогу одного або кількох членів колективу.

Отже, за загальним правилом інвентаризація активів та зобов'язань фірми проводиться щонайменше 1 раз на рік. Винятки: ОС дозволено перевіряти 1 раз на 3 роки, бібліотечні фонди - 1 раз на 5 років, а в районах Крайньої Півночі (і прирівняних до них територіях) інвентаризацію цінностей на 10-му та 41-му рахунках можна проводити в період найменших залишків.

Для проведення інвентаризації керівник компанії формує інвентаризаційну комісію, склад якої затверджує у наказі формою ІНВ-22.

Кожну інвентаризацію заносять у журнал за формою ІНВ-23.

До початку процедури перевірки матвідповідальні особи письмово підтверджують, що всі облікові документи передано до інвентаризаційної комісії.

Для кожного типу цінностей та зобов'язань існують окремі бланки інвентаризаційних описів:

ІНВ-1- Для ОС;
ІНВ-3- для ТМЦ;
ІНВ-4- Для відвантажених товарів;
ІНВ-6— для товарів та матеріалів у дорозі;
ІНВ-15- Для готівки;
ІНВ-16— для цінних паперів та БСО;
ІНВ-17- Для перевірки розрахунків з контрагентами.

В описах фіксуються відомості про майно, що перевіряється: найменування, кількість, стан, інвентарні номери і т. д. Дані в описі заносять вручну або з використанням обчислювальної техніки. Помарок не допускаються.

Якщо під час перевірки виявлено відхилення даних бухобліку від реальної наявності майна, комісія заводить порівнювальні відомості по бланку:

ІНВ-18- Для ОС;
ІНВ-19- для ТМЦ.

Такі відомості складаються у 2 примірниках: для бухгалтерії та матвідповідальної особи, яка має письмово пояснити причину розбіжностей.

Розбіжності можуть бути наступних видів:

Надлишки - зараховуються на рах. 91 у кореспонденції з рахунком обліку майна за ринковими цінами (п. 29 Методичних вказівок з бухобліку МПЗ, затверджено наказом Мінфіну РФ від 28.12.2001 № 119н).
Нестача — можливо в рамках природних втрат — тоді її відносять на рахунки витрат. Наднормативний спад списується за рахунок винних осіб. Якщо таких відсутні або суд відмовив у стягненні збитків, то недостача списується на витрати (абз. 5 п. 5.1 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань).

УВАГА! Використовувати норми природних втрат можна, лише якщо вони затверджені законодавчими актами відповідних держорганів. Списати недостачу або псування цінностей понад норми бухгалтер повинен на підставі рішення суду (за відсутності винних або відмови від стягнення з винної особи) або висновку про псування майна, виданого спеціалізованою організацією (п. 5.2 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань).

Під час інвентаризації може бути виявлена пересортиця. Тоді надлишки та недостачі зараховуються між собою, а матвідповідальні особи надають комісії письмові пояснення. Залік може бути проведений тільки за той самий період, що перевіряється в однієї й тієї самої матвідповідальної особи за одним і тим самим цінностями (п. 5.3 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань). Якщо ж надлишків не вистачає покриття недостач, то порядок дій аналогічний такому при виявленні недостачі.

Підсумки всіх інвентаризацій фіксуються у відомості результатів за формою ІНВ-26.

Бухгалтерський облік результатів інвентаризації: проведення

Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку відбувається у місяці, у якому закінчилася інвентаризація. Результати інвентаризації за рік зазначаються у річному бухотліку (п. 5.5 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань).

Якщо під час перевірки виявлено надлишки, то бухгалтер сформує проведення:

Дп 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 - оприбутковані цінності, виявлені під час інвентаризації.

Якщо ж виявлено недостачу, спочатку слід зробити проводку по дебету сч. 94 у кореспонденції з рахунком відсутністю цінностей. Якщо це природний спад, то далі слідує проводка:

Дп 20, 23, 44 Кт 94 - списана вартість ТМЦ у межах норм природних втрат.

Якщо ж розмір нестачі більше норм природних втрат або для об'єкта такі норми не встановлені, а винуватець нестачі працює в компанії, то бухгалтер робить у бухобліку запис:

Дп 73 Кт 94 - недостача віднесена на матвідповідальну особу.

Збиток можна утримувати із зарплати співробітника - але не більше 20% зарплати за місяць (ст. 138 ТК РФ):

Дт 70 Кт 73 - нестача утримана із зарплати матеріальної особи.

Винна особа може самостійно внести гроші до каси компанії для погашення боргу:

Дт 50 Кт 73 - матеріальна особа внесла гроші до каси для погашення боргу.

Якщо ж винуватця недостачі не виявлено або суд не дозволив компанії стягувати з нього гроші, робиться запис:

Дп 91-2 Кт 94 - списано збиток від недостачі у зв'язку з відсутністю винної особи або відмови від стягнення.

Підсумки

Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку відбувається за строго регламентованим алгоритмом у спеціальних відомостях, описах та журналах. Надлишки припадають як інший дохід компанії, а недостачі списуються за рахунок винних осіб, а якщо їх немає, відображаються в обліку як інші витрати.

Первинні документи з обліку результатів інвентаризації застосовуються для перевірки повноти та достовірності бухгалтерського обліку під час повної або часткової інвентаризації майна та фінансових активів підприємства. На підставі цих документів інвентаризаційна комісія встановлює, наскільки зміст облікових даних та первинних документів відповідає фактичній вартості майна.

Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації розроблений НИПИстатинформ Держкомстату Росії виходячи з Постанови Уряди Російської Федерації від 8 липня 1997 р. № 835. м. №88.

Ведення первинного обліку за уніфікованими формами первинної облікової документації, поширюється на юридичних осіб усіх організаційно - правових форм і форм власності, які здійснюють діяльність у галузях економіки.

Список форм первинної облікової документації (в ред. Постанови Держкомстату РФ від 27.03.2000 № 26)

Номер форми	Найменування форми
	Інвентаризаційний опис основних засобів
	Інвентаризаційний опис нематеріальних активів
	Інвентаризаційний ярлик
	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей
	Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених
	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання
	Акт інвентаризації товарно - матеріальних цінностей, що у дорозі
	Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них
	Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в деталях, напівфабрикатах, складальних одиницях (вузлах), устаткуванні, приладах та інших виробах
	Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них
	Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів
	Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів
	Акт інвентаризації готівкових коштів
	Інвентаризаційний опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності
	Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами
Додаток до форми N ІНВ-17	Довідка до акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами
	Змінна відомість результатів інвентаризації основних засобів
	Змінна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей
	Наказ (постанова, розпорядження) проведення інвентаризації
	Журнал обліку контролю над виконанням наказів (постанов, розпоряджень) проведення інвентаризації
	Акт про контрольну перевірку правильності проведення інвентаризації цінностей
	Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій
	Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією

Відповідно до Методичних вказівок щодо інвентаризації інвентаризація проводиться у кілька етапів. На кожному етапі складаються відповідні первинні документи. При цьому спочатку видається наказ про проведення інвентаризації (форма N ІНВ-22), який реєструється в журналі обліку контролю за виконанням наказів щодо проведення інвентаризації (форма N ІНВ-23). Потім заповнюються інвентаризаційні описи або акти, до яких заносяться відомості про фактичну наявність майна та реальність врахованих фінансових зобов'язань (форми N ІНВ-1, ІНВ-1а, ІНВ-2, ІНВ-3 тощо). Наступним етапом під час інвентаризації є порівняння результатів, виявлених під час перевірки, з даними, відбитими на рахунках бухгалтерського обліку. При цьому для відображення результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, готової продукції та інших матеріальних цінностей складаються звірювальні відомості (форми N ІНВ-18, ІНВ-19). Для оформлення результатів інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів, витрат майбутніх періодів, наявності грошових коштів, цінних паперів та бланків документів суворої звітності можуть використовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів (актів) та звірювальних відомостей (форми N ІНВ-10 11, ІНВ-15, ІНВ-16). По закінченні інвентаризації можуть проводитись контрольні перевірки правильності її проведення. Результати таких перевірок оформляються актом (форма N ІНВ-24) та реєструються у журналі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації (форма N ІНВ-25). На останньому етапі результати інвентаризацій, проведених у звітному році, узагальнюються у відомості результатів, виявлених інвентаризацією (форма N ІНВ-26).

Інвентаризаційний опис- документ, який відбиває дані фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей (виробничі запаси, готова продукція, товари, інші запаси та інших.) у місцях зберігання та всіх етапах їх руху у организации. Опис затверджено Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88.

Дана форма опису формується за результатами інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання організації (у підзвіті у матеріально-відповідальних осіб) щодо відповідності фактичної наявності цінностей з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках та підписується членами комісії та матеріально-відповідальними особами. На виявлені під час інвентаризації непридатні чи зіпсовані матеріали та готову продукцію складаються відповідні акти.

Застосовується для оформлення даних інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передавальних пристроїв машин та обладнання, транспортних засобів, інструменту, обчислювальної техніки, виробничого та господарського інвентарю тощо). Найменування об'єктів, що інвентаризуються, їх кількість і ціна показуються в інвентаризаційних описах або актах (не менше ніж у двох примірниках, підписаних усіма членами комісії та матеріально відповідальними особами) за номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Матеріально відповідальні особи підтверджують на кожному описі, що вони не мають претензій до комісії і що перевірені цінності прийняті ними на зберігання.

Один екземпляр передається в бухгалтерію для складання порівнювальної відомості, а другий - залишається у матеріально відповідальної (их) особи (осіб). До початку інвентаризації від кожної особи або групи осіб, які відповідають за збереження цінностей, береться розписка. Розписка включена до заголовної частини форми. В описі відповідальна особа комісії заповнює графу фактичну наявність об'єктів. При виявленні об'єктів, які не відображені в обліку, а також об'єктів, за якими відсутні дані, що характеризують їх, відповідальні особи комісії повинні включити в інвентаризаційний опис відсутні відомості та технічні показники цих об'єктів. За рішенням інвентаризаційної комісії ці об'єкти мають бути оприбутковані. У цьому випадку їхню первісну вартість визначають з урахуванням ринкових цін, а суму зносу визначають за технічним станом об'єктів з обов'язковим оформленням відповідних актів. Описи складаються окремо за групами основних засобів (виробничого та невиробничого призначення). На основні засоби, прийняті в оренду, опис складається у трьох примірниках окремо щодо кожного орендодавця із зазначенням терміну оренди. Один екземпляр інвентаризаційного опису надсилають на адресу орендодавця.

У разі виявлення псування, бою та брухту товарно-матеріальних цінностей інвентаризаційна комісія складає акт, у якому вказують характер, ступінь, причини псування та осіб, у ній винних, та разом із письмовим поясненням матеріально відповідальних осіб передають на розгляд.

Оформлені інвентаризаційні описи здають у бухгалтерію, де їх перевіряють та порівнюють фактичну наявність коштів із даними бухгалтерського обліку. Результати порівняння записують у порівнювальну відомість. У ній вказують фактичну наявність коштів за даними інвентаризації, наявність коштів за даними обліку та результати порівняння – надлишок чи нестача.

У кожній організації обов'язково потрібно проводити періодичні перевірки матеріальних активів та різних зобов'язань, тобто фіксацію наявності та аналіз стану. Кількість за фактом, цінність та стан матеріальних активів має відповідати цифрам, занесеним до бухгалтерських паперів. Інвентаризація майнових фондів, товарів, інших активів є неодмінною процедурою всім власників бізнесу.

За якими правилами проводиться ця операція і які нюанси характерні для її документального оформлення, ми розповімо нижче.

Інвентаризація та її об'єктивна важливість

Періодичний облік коштів шляхом звірення фактичних об'єктивних відомостей, отриманих після проведення персональної перевірки, з інформацією, відображеною в бухобліку, називається інвентаризацією.

Невідповідність реального і задокументованого стану або чисельності активів, що інвентаризуються, можлива з цілого ряду причин:

природні впливу на певні матеріальні цінності, які можуть вплинути на зміну їх кількості, ваги, обсягу, залишкової цінності (усушка, втрати при транспортуванні, псування внаслідок зберігання, випаровування тощо);
виявлення зловживань обліку матеріальних ресурсів (неправильні виміри, припущення обважень, вчинення розкрадань тощо);
проблеми, що виникли під час внесення записів у бухгалтерську документацію (описки, помилки, помарки, виправлення, неточності та інші двозначності).

Тому регулярне проведення інвентаризації має виняткову важливість будь-якого підприємства.

Практичні функції інвентаризації

Вона дозволяє об'єктивно оцінити дотримання умов складського зберігання товарів.
Нею можна об'єктивно судити про порядок ведення первинної та облікової документації.
Відбиває практику ведення складського господарства.
Свідчить про ступінь повноти та достовірності бухобліку.
Профілактика правопорушень та зловживань.

Повинні проводити згідно із законом

Обов'язковість цієї процедури затверджено федеральним законодавством нашої країни. Підприємців зобов'язують регулярно інвентаризувати власне, збережене чи орендоване майно та свої фінансові зобов'язання два нормативні документи:

Федеральний закон від 06 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»;
Методичні рекомендації щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань (затверджені Наказом Міністерства фінансів Росії від 13 червня 1995 р. № 49).

Приводи призначення інвентаризації

Відповідно до законодавчих документів інвентаризація неодмінно призначається до проведення організаціями незалежно від їхньої форми власності у таких обставинах:

при реалізації, купівлі чи здачі у найм матеріального майна;
якщо організація реорганізується чи офіційно ліквідується;
коли на тій чи іншій ділянці змінюється особа, яка несе матеріальну відповідальність;
у випадках, коли муніципальна організація чи держпідприємство перетворюються на іншу форму власності;
при констатації вчинення фактів крадіжки (розкрадання), порушення умов зберігання, переміщення та відпустки товарів, виявлення зловживань тощо;
після закінчення дії екстремальних умов, що раптово настали, - аварійних пригод, стихійних лих, катастроф, інших надзвичайних ситуацій;
за будь-яких обставин, щонайменше 1 раз на рік перед оформленням річного звіту з бухгалтерії (якщо інвентаризацію проводили після 01 жовтня поточного року, цього достатньо).

ДО ВІДОМА!Якщо матеріальну відповідальність несе не окрема особа, а група, наприклад, бригада, то приводом для інвентаризації може стати зміна керівника цієї групи (бригадира) або більше половини її складу, так і прохання будь-якого члена групи.

Хто визначає порядок процедури?

Крім вимог закону, викладених у Методичних рекомендаціях, решта нюансів інвентаризації залишаються у віданні керівництва організації. Звичайно, їх необхідно зафіксувати в локальній документації підприємства. Дирекції слід прояснити такі вопросы:

скільки інвентаризацій потрібно проводити протягом робочого року;
у який саме час це слід здійснювати;
перерахування видів активів, що підлягають перевірці;
призначення голови та членів інвентаризаційної комісії;
можливості вибіркової (раптової) інвентаризації.

Що саме перевіряється

Залежно від того, які саме активи входять до переліку для інвентаризації, розрізняють ту чи іншу її форму:

суцільна інвентаризація- весь майновий фонд, що відповідає правам власності фірми, орендовані та/або взяті на відповідальне зберігання матеріальні цінності, плюс можливі невраховані активи та підприємницькі зобов'язання;
вибіркова (раптова) інвентаризація- переобліку піддається зазначена частка майна (наприклад, лише активи у віданні конкретної особи, яка несе матеріальну відповідальність, або об'єднані територіально).

Об'єктами інвентаризування у тому чи іншому поєднанні визнаються такі групи тих матеріальних цінностей і комерційних зобов'язань.

Основні засоби фірми.
Товари.
Нематеріальне майно
Грошові інвестиції.
Незакінчене виробництво.
Заплановані витрати.
Готівка, цінні документи, бланки суворої звітності.
Розрахунки.
Резерви.
Тварини, насадження, посівний матеріал тощо. (У відповідній сфері підприємництва).

Орган, що здійснює перевірку та облік

Оскільки інвентаризація згідно із законом визнана обов'язковою та регулярною акцією, доцільно існування на підприємстві постійної інвентаризаційної комісії, яка несе такі обов'язки:

профілактичні заходи, створені задля збереження матеріальних активів;
участь у вирішенні проблем, що стосуються управління питаннями зберігання та можливого псування майнових фондів;
контроль документального супроводу динаміки матеріальних цінностей;
забезпечення процесу інвентаризації у всіх її аспектах (інструктаж членів комісії, здійснення самої перевірки, підготовка відповідної документації);
оформлення наслідків інвентаризації.

Склад комісії затверджується керівництвом організації, реєструється у наказному порядку та фіксується у Журналі обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) щодо проведення інвентаризації (). До нього можна включити:

адміністративних працівників;
співробітників-бухгалтерів;
внутрішніх аудиторів чи незалежних експертів;
представників будь-якої спеціальності, які працюють на підприємстві.

Якщо обсяги майнових активів невеликі, то функцію інвентаризаційної комісії допускається покласти на ревізійну комісію у випадках, коли вона діє на підприємстві.

ВАЖЛИВО! Якщо за фактичної перевірки зафіксовано неприсутність навіть одного члена комісії, то інвентаризація не визнається дійсною.

Інвентаризація на підприємстві крок за кроком

Розглянемо покроковий порядок інвентаризації. Процедура ні в чому не повинна суперечити згаданим вище Методичним вказівкам.

Підготовка.Перед початком інвентаризації необхідно вжити низку обов'язкових заходів:
- оформлення керівником наказу проведення інвентаризації для підприємства;
- контроль готовності інвентаризаційної комісії (або її первинне призначення, якщо інвентаризацію проводять уперше);
- встановлення дат перевірки;
- затвердження переліку фондів, що інвентаризуються;
- вручення інвентаризаційної комісії найсвіжіших даних щодо обліку майнових активів у формі розписок від осіб з матеріальною відповідальністю.
Фактичне проведення перевірки.Члени інвентаризаційної комісії у повному складі перевіряють (заміряють, виявляють, аналізують) фактичну наявність, кількісне вираження, становище майнових цінностей та/або комерційних домовленостей. Для цього комісії створюються всі необхідні умови (роботу підприємства можна призупинити на строк до 3 днів, керівник зобов'язаний видати всі необхідні прилади, інструментарій та тару для обміру, зважування та інших методів перевірки, при необхідності надати робочу силу для практичної допомоги, наприклад, у переміщенні майна). При процесі має бути матеріально відповідальний за цю ділянку співробітник. Якщо перевірка розтягується кілька днів, то, залишаючи місце інвентаризації, комісія має опечатати його.
Опис.Занесення одержаних результатів до інвентаризаційних актів (вони складаються у кількох примірниках, мінімум у 2). Окремо фіксуються результати за власним, орендованим або майном, що зберігається.
Документальний аналіз.Порівняння задокументованої інформації з наявної в паперах бухгалтерії. Фіксація відповідності або встановлення різночитань. При констатації невідповідностей заповнюється знання з формулюванням причини нестиковки.
Оформлення результатів.За підсумками контрольної перевірки бухгалтерські дані слід привести у повну ідентичність із реальними. Для цього передбачені різні механізми:
- залік коштів (взаємозалік);
- списання убутку;
- оприбуткування надлишків;
- віднесення на винних осіб.

Зателефонуйте зараз: 8 800 222-18-27

УНІФІКОВАНІ ФОРМИ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

Основними нормативними актами, що регулюють порядок проведення інвентаризації, є:

Закон про бухгалтерський облік;

Положення щодо ведення бухгалтерського обліку;

Методичні вказівки щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджені наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. N 49 (далі - Методичні рекомендації щодо інвентаризації).

Відповідно до цих документів, а також Постановою N 835 для оформлення первинних документів, що складаються під час інвентаризації, необхідно використовувати типові міжвідомчі форми первинної облікової документації, затверджені Держкомстатом Росії.

Постановою N 88 для документування результатів інвентаризації запроваджено такі форми:

N ІНВ-1 "Інвентаризаційний опис основних засобів";

N ІНВ-1а "Інвентаризаційний опис нематеріальних активів";

N ІНВ-2 "Інвентаризаційний ярлик";

N ІНВ-3 "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей";

N ІНВ-4 "Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених";

N ІНВ-5 "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання";

N ІНВ-6 "Акт інвентаризації розрахунків за товарно-матеріальні цінності, що перебувають у дорозі";

N ІНВ-8 "Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них";

N ІНВ-8а "Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в деталях, напівфабрикатах, складальних одиницях (вузлах), устаткуванні, приладах та інших виробах";

N ІНВ-9 "Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів з них";

N ІНВ-10 "Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів";

N ІНВ-11 "Акт інвентаризації видатків майбутніх періодів";

N ІНВ-15 "Акт інвентаризації готівки";

N ІНВ-16 "Інвентаризаційний опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності";

N ІНВ-17 "Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами";

Додаток до форми N ІНВ-17 "Довідка до акту інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами";

N ІНВ-18 "Змінна відомість результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів";

N ІНВ-19 "Змінна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей";

N ІНВ-22 "Наказ (ухвала, розпорядження) про проведення інвентаризації";

N ІНВ-23 "Журнал обліку контролю над виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації";

N ІНВ-24 "Акт про контрольну перевірку правильності проведення інвентаризації цінностей";

N ІНВ-25 "Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації";

N ІНВ-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією".

З січня 2001 року уніфікована форма N ИНВ-26 дещо видозмінена постановою Держкомстату Росії від 27 березня 2000 р. N 26.

Форми N ІНВ-1-ІНВ-19 є первинними документами. На підставі здійснюється відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку. Порядок та особливості заповнення кожної з цих форм докладно розглянемо далі. Форми N ІНВ-22-ІНВ-26 застосовуються для належної організації самого процесу інвентаризації та контролю правильності її проведення. Вони досить прості в оформленні, тому ми не описуватимемо кожну з них докладно.

Тут Ви можете завантажити зразки бланків та уніфікованих форм документів для інвентаризації, які автоматично заповнюються в

Проведення інвентаризації регламентується статтями Федерального закону №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», Положенням ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до, затвердженим наказом Мінфіну Росії №34н.

Порядок проведення інвентаризації майна та фінансових зобов'язань організації та оформлення її результатів визначено у Методичних вказівках, затверджених наказом Мінфіну Росії №49.

Уніфіковані форми документів на оформлення підсумків інвентаризації затверджено постановами Держкомстату Росії №88 і №26.

Використовуючи у роботі всі ці документи, організація зможе правильно оформити всю необхідну у межах проведення інвентаризації документацію відповідно до вимог чинного законодавства.

Як часто потрібно проводити інвентаризацію майна та зобов'язань

Організація зобов'язана провести інвентаризацію у кожному з таких випадків (п. 3 ст. 11 Закону N 402-ФЗ, п. 27 Положення з бухобліку N 34н):

перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, якого проводили починаючи з 1 жовтня звітного року. У цьому Інвентаризацію ОС можна проводити один раз на три роки;

за зміни матеріально відповідальних осіб. І тут проводиться інвентаризація лише майна, яке було довірено матеріально відповідальній особі;

при виявленні фактів розкрадання чи псування майна;

у разі стихійного лиха, пожежі чи інших надзвичайних ситуацій;

при ліквідації чи реорганізації організації.

Порядок інвентаризації

Інвентаризація проводиться у кілька етапів.

Крок 1. Створення інвентаризаційної комісії

Створення інвентаризаційної комісії оформляється наказом (постановою, розпорядженням) керівника організації (п. 2.3 методичних вказівок щодо інвентаризації).

Уніфікована форма цього наказу (форма N ІНВ-22) затверджено Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.

До складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені будь-які працівники організації. Членами комісії, як правило, є:

представники адміністрації організації;

працівники бухгалтерської служби (наприклад, заступник головного бухгалтера, бухгалтер окремого учасника);

інші спеціалісти (працівники технічних (наприклад інженер), фінансових (наприклад, керівник фінансового відділу), юридичних (наприклад, юрист) та інших служб).

Матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу інвентаризаційної комісії, однак їхня присутність при перевірці фактичної наявності майна є обов'язковою.

До комісії повинні входити щонайменше дві особи.

Крім складу інвентаризаційної комісії, у цьому наказі вказуються також терміни та причини проведення інвентаризації, майно, що перевіряється, і зобов'язання.

Після затвердження наказу генеральним директором цей документ мають підписати голова та члени інвентаризаційної комісії.

Наказ про проведення інвентаризації реєструється в журналі обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) щодо проведення інвентаризації, який може складатися за формою N ІНВ-23 (п. 2.3 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Крок 2. Отримання останніх прибуткових та видаткових документів

До початку перевірки фактичної наявності майна інвентаризаційної комісії треба отримати останні на момент проведення інвентаризації прибуткові та видаткові документи.

Отримані документи засвідчуються головою інвентаризаційної комісії із зазначенням "до інвентаризації на "__" __________ 201_ р.", що є підставою для визначення бухгалтерією залишків майна на початок інвентаризації за обліковими даними (п. 2.4 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Крок 3. Отримання розписки від матеріально відповідальних осіб

Розписка, що оформляється матеріально відповідальною особою перед початком інвентаризації, надається інвентаризаційній комісії в день перевірки і підтверджує факт того, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на майно здано матеріально відповідальною особою в бухгалтерію або передані комісії, всі цінності оприбутковані, а вибулі - списані.

Крок 4. Перевірка та документальне підтвердження наявності, стану та оцінки активів та зобов'язань

Інвентаризаційна комісія визначає:

найменування та кількість майна (ОС, МПЗ, кошти в касі, документарні цінні папери), що є в організації, у тому числі орендованого майна, – шляхом натурального підрахунку (п. 2.7 Методичних вказівок щодо інвентаризації). Одночасно з цим перевіряється стан цих об'єктів (чи можуть вони використовуватись за призначенням);

види активів, які мають матеріально-речовинної форми (наприклад, НМА, ), – шляхом звіряння документів, що підтверджують права організації ці активи (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методичних вказівок з інвентаризації);

склад дебіторської та кредиторської заборгованості – шляхом проведення звірки з контрагентами та перевірки документів, що підтверджують існування зобов'язання або вимоги (п. 3.44 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Отримані дані інвентаризаційна комісія заносить до інвентаризаційних описів (актів). Після цього матеріально відповідальні особи в інвентаризаційних описах (актах) повинні розписатися в тому, що вони були присутні під час проведення інвентаризації (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 – 2.11 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Крок 5. Звіряння даних в інвентаризаційних описах (актах) з даними бухгалтерського обліку

Після цього отримані дані в інвентаризаційних описах (актах) звіряються з даними бухгалтерського обліку.

Якщо під час інвентаризації виявлено надлишки чи недостача, тоді оформляється звіряльна відомість, у якій вказують розбіжності (надлишок, недостача), виявлені під час інвентаризації. Її становлять лише за тим майном, яким є відхилення від облікових даних.

Для оформлення проведення та результатів інвентаризації можна використовувати такі форми документів:

по ОС – Інвентаризаційний опис ОЗ (форма N ІНВ-1) та Змінна відомість інвентаризації ОЗ (форма N ІНВ-18);

за МПЗ - Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма N ІНВ-3); Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених (форма N ІНВ-4) та Змінна відомість результатів інвентаризації ТМЦ (форма N ІНВ-19);

з витрат майбутніх періодів – Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма N ІНВ-11);

по касі - Акт інвентаризації готівки (форма N ІНВ-15);

з цінних паперів та БСО – Інвентаризаційний опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності (форма N ІНВ-16);

за розрахунками з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами – Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами (форма N ІНВ-17).

Крок 6. Узагальнення результатів, виявлених інвентаризацією

Інвентаризаційна комісія на засіданні за підсумками інвентаризації аналізує виявлені розбіжності, а також пропонує способи врегулювання виявлених розбіжностей фактичної наявності цінностей та даних бухгалтерського обліку (п. 5.4 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Засідання інвентаризаційної комісії оформляється протоколом.

Якщо за підсумками інвентаризації розбіжностей не виявлено, цей факт слід відобразити в протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

Інвентаризаційна комісія за підсумками засідання узагальнює результати проведеної інвентаризації.

З цією метою може застосовуватися уніфікована форма N ІНВ-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією", затверджена Постановою Держкомстату України від 27.03.2000 N 26, в якій відображаються всі виявлені надлишки та недостачі, а також вказується спосіб відображення їх в обліку (п 5.6 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Протокол засідання інвентаризаційної комісії разом із відомістю обліку результатів подаються на розгляд керівнику організації, який ухвалює остаточне рішення.

Крок 7. Затвердження результатів інвентаризації

Інвентаризаційна комісія представляє керівнику організації протокол засідання інвентаризаційної комісії та відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією.

До зазначених документів можуть додаватися звірювальні відомості та інвентаризаційні описи (акти).

Після розгляду документів керівник організації приймає остаточне рішення, що оформляється наказом про затвердження результатів інвентаризації (п. 5.4 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

Обов'язковою частиною наказу є розпорядження про порядок усунення розбіжностей, виявлених інвентаризацією.

Після цього документація за результатами інвентаризації передається інвентаризаційною комісією до бухгалтерської служби.

Крок 8. Відображення в обліку результатів інвентаризації

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю об'єктів та даними регістрів бухгалтерського обліку слід відобразити у бухгалтерському обліку у тому звітному періоді, до якого належить дата, станом на яку проводилася інвентаризація (ч. 4 ст. 11 Федерального закону від 06.12.2011 N 402- ФЗ).

У разі річної інвентаризації зазначені результати мають бути відображені у річній бухгалтерській звітності (п. 5.5 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

При виявленні внаслідок інвентаризації майна, яке не підлягає подальшому використанню у зв'язку з моральним старінням та (або) псуванням, таке майно підлягає списанню з обліку.

Також з балансового обліку списується заборгованість зі строком позовної давності.

Виявлено нестачу

У бухгалтерському облікуНедоліки відбиваються на дату, станом на яку проводилася інвентаризація (п. 4 ст. 11 Закону про бухоблік).

Вартість придбання відсутніх МПЗ відносять на витрати, пов'язані з виробництвом або продажем, у межах норм природних втрат (пп. "б" п. 28 Положення з бухобліку N 34н).

Проведення будуть такі.

Вартість недостач МПЗ понад норми природного убутку та недостач МПЗ, для яких такі норми не затверджені, а також недостач ОЗ, інструментів, грошей та грошових документів (БСО тощо) (пп. "б" п. 28 Положення з бухобліку N 34н):

якщо особа, винна у виникненні нестачі, встановлено – стягується з цієї особи;

якщо особа, винна у виникненні нестачі, не встановлено, – списується до інших витрат.

Для цілей податку на прибутокЦіна придбання відсутні МПЗ враховується в матеріальних витратах у періоді виявлення нестачі в межах затверджених норм природних втрат (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок обліку недостач МПЗ понад норми природних втрат та недостач МПЗ, для яких такі норми не затверджені, а також недостач ОС, інструментів, грошей та грошових документів (БСО тощо) залежить від ситуації.

Ситуація 1. Особа, винна у виникненні нестачі, встановлена.І тут вартість недостач враховується у витратах однією з наступних дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

або визнання винним суми збитків (наприклад, на дату укладання з працівником угоди про добровільне відшкодування збитків);

або набрання чинності рішенням суду про стягнення з винної суми збитків.

Одночасно у доходах треба врахувати суму збитків, визнану винним або присуджену судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуація 2. Особа, винна у виникненні нестачі, не встановлено.Тоді вартість недостач враховується у витратах на дату складання одного з наступних документів (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

або постанови про зупинення попереднього слідства у кримінальній справі у зв'язку з тим, що особа, яка підлягає залученню як обвинувачуваний, не встановлена;

або документа компетентного органу, що підтверджує, що нестача викликана надзвичайною подією.

Наприклад, під час пожежі такими документами будуть довідка з органів протипожежної служби (МНС), акт про пожежу та протокол огляду місця події.

Виявлено надлишки майна

Ринкова вартість надлишків майна, виявлених внаслідок інвентаризації, включається до бухгалтерського та податкового обліку до складу доходів станом на дату, на яку проводилася інвентаризація:

Ринкову вартість такого майна можна підтвердити одним із наступних документів:

або довідкою, складеною самою організацією на основі доступної інформації про ціни на таке саме майно (наприклад, із ЗМІ);

чи звітом незалежного оцінювача.

Проведення у бухгалтерському обліку буде таким.