Хто оформляє дорожній лист під час перевезення. Як правильно заповнити дорожній лист легкового автомобіля: основні правила та реквізити. і чи обов'язково їх застосовувати

Шляховий лист. Документ, найпоширеніший у процесі первинного обліку вантажоперевезення. Саме він поряд з визначає основні показники роботи водія та рухомого складу в цілому, при цьому дані, позначені в дорожньому листі, є підставою для розрахунку вартості вантажоперевезення та нарахуванням виплат водію за виконані роботи.

Для вантажних автомобілів нашій країні прийнято використовувати затверджені ще листопаді 1997 року дві уніфікованих форми цих документів.

• Форма № 4-с. Використовується для перевезень вантажів, при здійсненні яких оплата праці проводиться за принципом відрядних розцінок.
• Форма N 4-п. Застосовується до вантажоперевезення у разі, коли оплата праці провадиться за тимчасовим тарифом, розрахована на виконання перевезень вантажу для двох замовників протягом одного робочого дня або однієї робочої зміни водія.

Заповненням відривних талонів дорожнього листа займається замовник, і саме вони будуть підставою для виставлення йому рахунку за вироблені організацією, яка є власником автомобіля, роботи з вантажоперевезення. До такого рахунку додається відривний талон, на підставі якого і було здійснено розрахунки. Сам дорожній лист, як частина звітності, залишається в організації, що володіє автомобілем, і в ньому дублюються записи про час, протягом якого транспорт був зайнятий на виконанні робіт для конкретного замовника, і які виступатимуть як підстава для обліку роботи конкретного транспортного засобу певний відрізок часу.

У ситуації, коли перевезенню підлягають товарно-матеріальні цінності, при погодинній оплаті за виконувані роботи, у дорожньому листі фіксуються номери ТТД, а також як підтвердження факту виконання робіт, додається екземпляр товарно-транспортного документа. За сумарним підсумком кількості перевезених тонн вантажів, а також на підставі інших показників визначається обсяг виробленої автомобілем і водієм роботи.

До моменту передачі дорожнього листа на руки водієві, заповнення його є обов'язком диспетчером організації або особою, яка має подібні повноваження. Інші записи в дорожній лист вносяться працівниками організації, що є власником автотранспорту та замовником (або замовниками). Варто звернути увагу на той факт, що не допускається участь водія у процесі внесення будь-яких даних у дорожній лист. Єдиним винятком є ​​його підпис, який засвідчує прийом автомобіля при виїзді з території та його здачу після повернення.

Передача дорожніх листів водію за вказаними формами можливе лише за фактом посвідчення розписом уповноваженої особи. Видається дорожній лист тільки одну робочу зміну. При цьому обов'язковою умовою видачі нового дорожнього листа є здача останнього за попередній період. Говорячи про попередній період, ми маємо на увазі попередній закритий робочий день або зміну.

Порядок внесення записів до бланку дорожнього листа

Процедура внесення записів у бланки розглянутих форм листа чітко визначено. Відбувається вона в наступній послідовності:

• Відразу під найменуванням документа фіксується число, місяць та рік, які мають відповідати даті відповідного реєстраційного запису про видачу цього дорожнього листа у журналі.
• У рядок, що відображає режим роботи, вноситься відповідний код, на підставі якого проводитиметься розрахунок та нарахування трудових виплат водію.
• Рядки "Колонна", "Бригада" призначені для записів відповідних підрозділів організації, до яких приписано автомобіль або водій.
• У графах, що відображають дані транспортного засобу, вказують марку автомобіля з обов'язковим позначенням державного номерного знака, а також гаражного номера.
• У відповідні рядки обов'язково вносяться особисті та службові відомості про водія. Ними є прізвище та ініціали працівника, табельний номер, присвоєний водієві, як працівнику організації, номер прав водія, клас водія, чия робота буде відображена в конкретному дорожньому листі.
• У графі, що передбачає відображення інформації про ліцензійну картку, прописуються відомості про вид ліцензійної картки (обмежена або стандартна), а також зазначаються її серія та реєстраційний номер.
• У рядку "Причепи" вказується державний номерний знак та гаражний номер причепа або напівпричепа, експлуатація яких передбачається із зазначенням їх марки. Що стосується обмінних причепів або напівпричепів, то їх дані вносяться до цих граф безпосередньо у місцях їх перечіплення.
• У рядок "Супроводжуючі особи" вносяться особисті дані (прізвище, ініціали) осіб, обов'язком якого є супровід автомобіля в процесі виконання роботи. Це може бути вантажник, експедитор, стажист тощо.
• Розділ "Робота водія та автомобіля" містить дані про час виїзду транспорту з території та його повернення.
• У розділі "Завдання водієві" уповноважена особа, як правило, диспетчер, вказує дані про місце призначення замовника або підрозділу, до розпорядження якого надсилається водій.
• Графа "У чиє розпорядження" передбачає вказівку замовника, чиє замовлення і підлягає виконанню відповідним водієм та автотранспортом.
• "Час прибуття". Має на увазі чітку фіксацію (у годинах та хвилинах) прибуття заявленого автомобіля до пункту призначення для виконання разового доручення. Або фіксація прибуття до місця виробництва, згідно з графіком роботи автотранспорту у межах виконання конкретного договору.
• У розділах № 20-21 прописується інформація про те, де вантаж має бути прийнятий і куди водієві слід його доставити відповідно до вимог конкретної заявки чи умов договору. Іншими словами, ці графи – «Адреси пунктів навантаження та розвантаження».
• У графі 22 вказують найменування вантажу, що підлягає перевезенню. Відповідно, і назва цієї графи - "Найменування вантажу".
• Кількість рейсів, що потрібна для виконання завдання, яке визначається заявкою або разовим замовленням, вказується у графі № 23 «Кількість поїздок з вантажем».
• Протяжність маршруту, у межах якого проводитиметься вантажоперевезення, визначається картою міста чи підставі даних дорожніх органів. Визначається кілометраж за допомогою курвіметра або списку відстаней, складених з урахуванням даних актів перевезень. Також облік відстані може спиратися на показання спідометра автомобіля під час здійснення сезонних перевезень, зафіксовані актами автотранспортного підприємства та замовника. Ці дані прописуються у розділі № 24 – «Відстань».
• Рядок «Перевезти тонн» містить інформацію про кількість вантажу, що вимагає перевезення, замовнику.

Що стосується будь-яких змін у завдання водію, то вносити їх може лише автотранспортна організація, якій належить транспортний засіб. І лише у виняткових випадках, за попереднім погодженням із автотранспортним підприємством, це право може бути довірено замовнику.

• Лицьова сторона дорожнього листа містить графу "Видати пальне". Саме в ній прописується необхідна для виконання замовлення кількість пального. Кількість необхідних літрів палива заноситься в лист прописом і враховує невитрачений залишок попереднього дня.
• У відповідній графі підписом диспетчера фіксується достовірність усіх зазначених у дорожньому листі даних, включаючи факт наявності у водія прав.

Вимоги до заповнення дорожнього листа до виїзду з гаража

Послідовність внесення даних до моменту виїзду транспортного засобу з гаража також визначено.

• До розділу "Рух пального" (графи №№ 9, 10 та 11) та у відповідні рядки техніком за ПММ (паливно-мастильними матеріалами), заправником або іншою уповноваженою особою, вносяться дані про кількість виданого пального.
• На лицьовій стороні дорожньої особи обов'язково наявність позначки про медогляд. Дана відмітка може бути проставлена ​​тільки особою, яка безпосередньо проводить передрейсовий медичний огляд, мета якого полягає в оцінці стану здоров'я водія, а також можливості допуску останнього до керування транспортним засобом.
• Перед виїздом автомобіля з гаража на лінію, механік КПП (контрольно-пропускного пункту) або ВТК (відділу технічного контролю) знімає поточні показання спідометра та вносить їх до графи «Покази спідометра» розділу «Робота водія та автомобіля».
• Ці ж працівники АТП фіксують поточний час виїзду транспортного засобу та відображають ці дані у графі № 6 дорожнього листа – «Час фактичний» – за допомогою штамп-годин. У разі їх відсутності або несправності час заноситься вручну. Послідовність відображення даних така: число, місяць, години, хвилини.
• "Залишок при виїзді" (графа № 12 розділу "Рух пального") заповнюється також механіком КПП або ВТК. Тут відображається фактичний залишок палива, що знаходиться в баках транспортного засобу під час виїзду, а також підписом засвідчується достовірність зазначених відомостей.
• У рядках, призначених для відображення інформації щодо технічного стану автомобіля, механіком ВТК або КПП за допомогою підпису відображається ряд фактів. Це як факт передачі водієві транспорту у конкретному технічному стані, так і дозвіл на виїзд за межі гаража. Водій цю інформацію, а також факт отримання автомобіля та завдання на виконання робіт, засвідчує особистим підписом.

Порядок заповнення дорожнього листа лінії.

До процесу внесення даних у дорожній лист вантажного автомобіля, що знаходиться на лінії, також висувається низка вимог.

1. Порядок заповнення розділу "Послідовність виконання завдання" для форми №4-с.

• Графа № 27 послідовно відображає номери здійснених поїздок. Необхідність цієї дії обумовлена ​​наступним рознесенням доданих товарно-транспортних накладних за виконаними рейсами.
• Графи №№ 36-38 ("Номери доданих товарно-транспортних документів (ТТД)") призначені для відображення відправником вантажу всіх номерів ТТД, що мають відношення до конкретної поїздки.
• Дата і час пред'явлення дорожнього листа вантажоодержувачу або відправнику вантажу знімаються біля в'їзних воріт або на КПП у пунктах навантаження-розвантаження і відображаються в графах №№ 28-30. Якщо контрольно-пропускний пункт або в'їзна брама відсутні, дані графи не заповнюються, а час прибуття на пункт розвантаження або навантаження відображається у відповідному розділі ТТН.
• Найменування відправника вантажу заноситься в графи №№ 39-40. Достовірність зазначених у дорожньому листі відомостей та реквізитів, підтверджується розписом та печаткою відправника вантажу.

1. У разі виникнення обставин, що спричинили простий транспорт, заповнюється розділ «Простої на лінії». Заносить інформацію у відповідні графи працівник служби технічної допомоги, або особа, яка має такі повноваження. Ними прописуються причини, дата, протяжність у часі простою. Вірогідність зазначених даних підтверджується підписами цих осіб.
2. Розділ «Особливі позначки», що знаходиться на лицьовій стороні, підлягає заповненню у разі, якщо фіксації вимагають відомості, формою дорожнього листа не передбачені. Це можуть бути позначки ДІБДР, всіляких дорожніх служб, відмітка про відмову замовника від завантаження автомобіля та ін.

Порядок занесення даних до дорожнього листа при поверненні транспорту в гараж

За фактом повернення автомобіля в гараж, прийнято наступний порядок внесення даних до дорожнього листа автомобіля:

1. У розділі "Результати роботи автомобіля та причепів" відбувається відображення даних про витрату палива, часу, проведеного у наряді, кількість поїздок та заїздів, пройдений за час роботи кілометраж, а також обсяги здійснених перевезень.

2. Механіком ВТК або КПП заповнюється графа "Залишок при поверненні", що знаходиться в розділі "Рух пального". Тут же техніком з паливно-мастильних матеріалів, або іншою особою, яка має відповідні повноваження, робиться позначка у графі «Сдано», що підтверджує факт здачі водієм ПММ.

3. Після того, як водій здав транспортний засіб механіку ВТК або КПП у певному технічному стані (справному чи несправному), їм ставиться позначка у графі «Здано». У свою чергу, механік ВТК чи КПП своїм підписом візує прийом від водія автомобіля у тому чи іншому технічному стані.

Внесення позначок у дорожній лист після його здачі водієм

Відповідальний працівник диспетчерської служби, або інший спеціаліст підприємства, наділений такими повноваженнями, виконують заповнення дорожнього листа за певними правилами.
1. У розділ "Робота водія та автомобіля", згідно з наявною таблицею відстаней, диспетчером вноситься інформація до графи «Нульовий пробіг». Тут констатують кілометраж, який пройде транспортним засобом від гаража до першого пункту навантаження, а також від останнього місця розвантаження назад до гаража.

2. Розділом "Рух пального" передбачено кілька граф, які потребують заповнення.

Так, до графи «Коефіцієнт зміни норми» диспетчером заносяться показники, що відображають один загальний коефіцієнт зміни норми витрати пального. Цей коефіцієнт застосовується на весь день роботи автомобіля та пов'язується з роботою автотранспорту, згідно з підвищеними нормами витрати палива.

Графи № 16 ("Час роботи спецобладнання") і № 17 ("Час роботи двигуна") передбачають внесення даних, підкріплених відповідними записами до дорожнього листа ТТЛ, що додаються. Ці записи, як правило, містять відомості про час роботи спецобладнання, а також про додатковий час роботи двигуна в особливих умовах його експлуатації. Це може бути, наприклад, вимушена робота двигуна під час виконання вантажно-розвантажувальних робіт. Необхідність відображення даних відомостей необхідна розрахунку додаткової норми витрати палива. Правильність внесення цієї інформації підтверджується підписом диспетчера.

3. Наступним кроком є ​​заповнення розділу "Послідовність виконання завдання". Тут диспетчер відображає загальну кількість поїздок. Запис вноситься до графи № 27, осередок «Усього». А у рядку «ТТД у кількості» відображається загальна кількість зданих водієм товарно-транспортних документів. Водій на підтвердження достовірності даних про кількість зданих та прийнятих ТТД ставить свій розпис у графі «Здав водій». Диспетчер підтверджує цей факт своїм підписом у рядку «Прийняв диспетчер».

Особливості дорожнього листа вантажного автомобіля форми №4-п

Існує ряд особливостей внесення відомостей у дорожній лист форми 4-п. Вони полягають у наступному:

• Розділ «Завдання водієві» заповнюється диспетчером, згідно з заявкою або разовим замовленням клієнта, та вимагає заповнення наступних граф:

Графа № 18 «У чиє розпорядження». Тут мають бути відображені дані про замовника, а саме, його найменування та адресу виконання робіт;

Графи №№ 19, 20. Їхні дані містять інформацію про плановий час прибуття та вибуття автомобіля із завдання;

Графа № 21 - передбачувана кількість годин, відведених на виконання робіт;

Графа № 22 – передбачувана кількість подорожей.

• Відривний талон. Його наповнення є обов'язком замовника. Відривний талон – підстава для виставлення автотранспортним підприємством рахунку замовнику за послуги.

Порядок заповнення відривного талону наступний:

Відповідно до інформації, що міститься у пред'явленому водієм колійному листі, замовник вносить у відповідні розділи та графи дату видачі та номер колійного листа; найменування АТП, чиїм автотранспортом здійснюється вантажоперевезення, а також, вказує марки та державні номери прибулих ТЗ;

У рядок «Замовник» заносить найменування організації, П.І.Б. особи, з посадових обов'язків відповідального використання автомобіля;

Вказує фактичний час прибуття та вибуття транспортних засобів у відповідні рядки;

Заповнює рядки «Додаткові ТТД», до яких прописує номери та кількість транспортних документів, один екземпляр яких має бути доданий до дорожнього листа;

У відповідному рядку вказує кількість здійснених рейсів;

Запевняє достовірність зазначених у відповідних рядках даних своїм розписом та печаткою.

Варто відзначити, що вся відповідальність за правильне оформлення дорожніх листів автомобілів покладається безпосередньо на керівників організації та посадових осіб, до обов'язків яких належить контроль експлуатації вантажного транспорту, а також осіб, які беруть участь у заповненні документа.

Зберігання дорожніх листів, згідно з існуючими регламентами, має проводитися спільно з ТТД, що дозволяє проводити їх одночасну перевірку.

Це первинний документ, він необхідний для обліку та списання витрат на утримання автомобіля. Також на підставі «путівок» (як ще часто називають цей папір) у багатьох установах нараховують заробітну плату водію.

Складати дорожні листи зобов'язані всі установи, організації та приватні підприємці, які експлуатують автомобілі. Форму документа можна розробити і затвердити самостійно або користуватися бланком, який затверджений постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78. Винятком є ​​підприємства, що надають послуги з перевезення вантажів чи пасажирів, вони мають облік пересування МС в уніфікованих формах.

Путівку виписують обов'язково при використанні авто в робочих цілях. Форма власності транспортного засобу не грає ролі. Тобто якщо машина стоїть на балансі організації, орендована у сторонньої фірми або експлуатується особистий автомобіль співробітника для потреб установи, путівка має бути.

Враховувати бланки слід у спеціальному журналі реєстрації. Його мають вести всі юридичні особи та приватники, які експлуатують автомобілі.

Бланк дорожнього листа

Нова форма дорожнього листа у 2019 році: особливі вимоги

Зміни у дорожніх листах у 2019 році не передбачені. Останні оновлення набрали чинності ще у грудні 2017 (утв. наказами Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 (ред. від 18.01.2017 р.) та від 07.11.2017 № 476). Вимоги до заповнення доповнені новими обов'язковими реквізитами. У той же час скасовано круглу печатку на форменому бланку, якщо її використання не передбачено Статутом.

Як затвердити свою форму

Якщо організація вирішила затвердити свою форму дорожніх листів, слід врахувати обов'язкові вимоги:

1. Найменування документа, номер та дата його видачі. При проставленні нумерації необхідно дотримуватися хронології.
2. Термін дії путівки. Максимальний період – один місяць.
3. Інформація про власника автомобіля. Тепер обов'язково вказувати ОГРН.
4. Інформація про водія транспортного засобу (П.І.Б., номер посвідчення водія).
5. Відомості про автомобіль (державний номерний знак, марка).
6. Дані одометра перед виїздом у рейс та після повернення до гаража (на стоянку).
7. Дата та час початку рейсу та повернення на стоянку.
8. Підпис та П.І.Б. відповідального працівника, який вказав показання одометра, дату та час.
9. Дата та час передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
10. Штамп, підпис та П.І.Б. медпрацівника, який провів медичний огляд.
11. Інформація про проходження передрейсового технічного огляду із зазначенням дати та часу (ДД/ММ/РРРР, а також години та хвилини).
12. Підпис та П.І.Б. відповідального за техогляд транспортного засобу (механік, контролер, майстер).

Заповнений документ підписом засвідчує диспетчер та керівник установи або уповноважені керівником особи. Якщо підприємство використовує друк (визначено статутом), путівка скріплюється печаткою. Документ завжди складається в єдиному екземплярі та видається водієві на руки. Після закінчення рейсу водій має здати його відповідальній особі під підпис.

Що буде за порушення

Дорожній лист 2019 необхідний не тільки для списання витрат та підтвердження їх у податковій інспекції. Також путівка потрібна водієві в рейсі для підтвердження співробітникам ДІБДР законності використання авто, перевезення пасажирів або вантажу. Правильно заповнена путівка підтверджує, що транспортний засіб справний, пройшов технічний огляд, а водій має право керувати машиною (пройшов медогляд). Якщо інспектору ДІБДР не надати бланк, то водієві загрожує штраф від 500 до 3000 рублів (ст. 12.3 КоАП РФ).

Дорожні листи: правила заповнення у 2019 році

Для кожного типу автомобілів Мінтранс затвердив нові дорожні листи 2019 року. Розповімо про них за допомогою таблиці. У ній описані дорожні листи, бланки можна завантажити за посиланнями.

	Дорожній лист, бланк		Відмінні риси в заповненні
Легкові автомобілі			Документ можуть використовувати організації та приватні підприємці, які експлуатують легковики. Порядок заповнення подано у листі Росстату від 03.02.2005 № ІУ-09-22/257. Обов'язкова умова: у бланку не повинно бути незаповнених граф та реквізитів.
Вантажний транспорт із відрядною оплатою водіям			Заповнюють компанії, які здійснюють вантажоперевезення. Обов'язкова умова: водії одержують зарплату за відрядною системою. У документі передбачено окремі графи для позначок замовників вантажоперевезень. Також бланк має відривні талони, на підставі яких і провадиться зарплатний розрахунок. Не допускається видавати нову путівку, доки водій не здав у бухгалтерію попередню.
Вантажні машини з погодинною оплатою водіям			Бланк доповнений розділом для реквізитів товарно-транспортних накладних на вантажі, що перевозяться, і товари. Зберігають разом із транспортними документами. Форма путівки призначена для двох рейсів одного робочого дня.
		Бланк має відривні листи, що використовуються для обліку наданих послуг спецтехнікою. На підставі відривного талону компанія виставляє рахунки-фактури на надані послуги.
		Містить спеціальні графи показників таксометра. Путівка видається на повну робочу зміну, після закінчення якої водій здає заповнений документ у бухгалтерію чи відповідальній особі.
Автобуси для громадського та іншого користування		0345006 та 0345007	Бланки підійдуть для організацій, які перевозять пасажирів міськими та приміськими маршрутами, або для інших перевезень пасажирів. Документ видається водієві лише після здачі попередньої путівки. Бланк оформляється на робочий день чи повну зміну. Відмітка медичного працівника про проходження огляду є обов'язковою.

Терміни зберігання та відповідальність

Організація зобов'язана забезпечити збереження путівок терміном 5 років, це встановлено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. Цей термін встановлено ст. 29 Закону №402-ФЗ для первинних облікових документів.

Відповідальність за правильність складання та достовірність зазначених відомостей несуть особи, які вказали ці відомості, а також керівник установи. Некоректно складена путівка визнається нікчемною. Податківці не приймуть такий документ як підтвердження транспортних витрат на автомобіль, що загрожує збільшенням податкової бази на прибуток та штрафними санкціями.

Зразок заповнення дорожнього листа

Пропонуємо зразок для бюджетної установи, що експлуатує легковий автомобіль.

Дорожні листи представлені первинною обліковою документацією, яка повинна складатися кожним підприємцем або керівником компанії, якщо діяльність фірми пов'язана з використанням автомобілів. Якщо власником машини виступає фірма, то дорожні листи підтверджують можливість використання ТЗ у процесі ведення підприємницької діяльності. Якщо машина належить працівнику, листки дозволяють визначити оптимальний розмір компенсації за використання авто в службових цілях. Заповнення дорожнього листа є важливим процесом, тому що не можна допускати під час процедури серйозних помилок. Процес виконується посадовими особами підприємства.

Поняття та необхідність дорожніх листків

Вони є первинними документами, що підтверджують використання машини з метою компанії. Вони містять важливу інформацію про безпосередній автотранспорт, водія та фірму. Ці документи можуть перевірятись трудовою інспекцією, податковими інспекторами або співробітниками ДІБДР, тому посадовими особами компанії повинні враховуватися правила заповнення дорожніх листів. Вони дозволять уникнути різних порушень та помилок.

Якщо перевіряльниками будуть виявлені будь-які недостовірні відомості та помилки, це стане підставою для накладення великих штрафів.

Для чого використовуються?

Заповнення дорожнього листа виконується кожною організацією, яка так чи інакше пов'язана з необхідністю використання автотранспорту. За допомогою цього документа можна досягти відразу кількох цілей, до яких належать:

• контролюється рух автомобіля протягом робочого дня;
• на підставі цього документа розраховується заробітна плата водія;
• фіксується кількість коштів, що витрачається на ПММ;
• нараховується правильно амортизація на використовуване майно;
• обліковуються загальні витрати на автомобіль.

Додатково дорожній листок необхідний водієві для пред'явлення співробітнику ДІБДР, оскільки він підтверджує законність перевезення вантажів чи пасажирів. Він є доказом, що ТЗ перебуває в оптимальному стані, а також конкретний громадянин є офіційним водієм. Якщо під час перевірки виявляться помилки в документі або виявиться відсутність дорожнього листа, то водій буде притягнутий до відповідальності на підставі ст. 12.13 КпАП.

Особливості документа

Заповнення дорожнього листа є досить простим процесом. Кожна компанія самостійно вибирає, чи використовуватиметься єдиний бланк, чи розроблятиметься унікальна форма цього документа, яка закріплюється у внутрішній нормативній документації організації.

Якщо компанія спеціалізується на перевезеннях людей або вантажів, то процедура обліку автомобілів має виконуватись лише за спеціально затвердженою формою листа. Хто має видавати дорожні листи водіям? Процес виконується виключно роботодавцем, який готує та заповнює цей документ. Зазвичай директор компанії видає наказ, за ​​допомогою якого призначає відповідальну особу. Саме цей працівник фірми займається створенням, заповненням та передачею листків водіям.

До особливостей заповнення документа належать:

• виписується лист виключно при використанні автомобіля з робочою метою;
• не має значення, чому власник компанії користується конкретним ТЗ, тому машина може належати фірмі на праві власності або оформлятися в оренду;
• максимальний термін дії документа становить 30 днів;
• допускається виписувати його на один день або на одну поїздку.

За новими правилами, що діють у 2018 році, допускається продовжувати термін дії аркуша.

Види документа

Правила заповнення дорожніх аркушів можуть відрізнятися залежно від різновиду даного документа. Для кожного виду транспортного засобу використається власний вид листка. Тому існують дорожні листи для наступних автомобілів:

• вантажівки;
• легкові автомобілі;
• спеціальний транспорт;
• таксі, яке може бути легковим чи вантажним;
• автобуси, які можуть бути призначені для громадських пасажирських перевезень або інших цілей.

Для кожного автомобіля використається відповідна форма бланка. Якщо організація самостійно займається розробкою документації, обрана форма закріплюється у спеціальному журналі.

Нюанси заповнення

Порядок заповнення дорожнього листа визначається індивідуально кожної компанії. Найчастіше для цього використовуються такі правила та особливості:

• призначається наказом керівника фірми диспетчер, який оформляє дорожні листи на кожний автомобіль, який використовується співробітниками у процесі здійснення робочих обов'язків;
• якщо компанія є маленькою, то нерідко заповнюється документація безпосереднім водієм автомобіля, але вони вносять інформацію лише в одну частину бланка, що відноситься до пробігу авто, навіщо враховуються показники одометра;
• допускається для внесення відомостей користуватись спеціальною програмою, за допомогою якої ховаються зайві частини документа;
• перед відправкою машини в рейс відповідальний співробітник фірми повинен переконатися у оптимальному стані ТЗ;
• перед рейсом навіть водії повинні проходити медичний огляд, який підтверджує, що громадяни можуть керувати автомобілем.

Після закінчення рейсу листок передається назад диспетчеру. Щойно закінчується термін дії документа, він передається на зберігання до архіву компанії на 5 років. За помилки та порушення відповідальність несуть керівники організації.

Зразок заповнення дорожнього листа автомобіля можна досліджувати нижче.

Які дані включаються?

Заповнення дорожнього листа легкового автомобіля або вантажівки має здійснюватись уповноваженим працівником компанії. Він повинен заздалегідь розібратися у правилах цього процесу. Обов'язкові реквізити при заповненні дорожнього листа представлені такими відомостями:

• назва документу;
• його номер;
• термін дії;
• відомості про власника автомобіля;
• тип та марка машини;
• реєстраційні номери авто;
• показники одометра, причому вони знімаються під час виїзду автомобіля з території підприємства, а також при відправленні ТЗ до гаража;
• точний час виїзду та заїзду;
• відомості про відповідального співробітника компанії, який випускає машину на лінію та складає шляховий листок;
• інформація про водія;
• час та дата проходження медичного огляду водія;
• відомості про медичного співробітника, який проводить обстеження;
• позначка про час та дату проходження технічного огляду автомобіля, причому процедура може виконуватися безпосередньо в організації, якщо є необхідне обладнання та відповідні спеціалісти;
• інформація про механіку, який проводив огляд.

Допускається вносити інші відомості у документ. Це можливо, якщо організація користується власним бланком дорожнього листа.

Які відомості не є обов'язковими?

Порядок заповнення дорожнього листа може трохи відрізнятись у різних компаніях. При цьому враховуються такі моменти:

• не потрібна наявність на аркуші друку компанії з реквізитами;
• особливо багато уваги має приділятись вивченню технічного стану автомобіля;
• скасовано у законі єдину форму цього документа;
• немає потреби вказувати у тексті маршрут, оскільки потрібно вносити лише дані, представлені показниками одометра.

На практиці співробітники ДІБДР або службовці інших органів контролю часто вважають, що відсутність відомостей про маршрут є серйозним порушенням, тому водії та власники компаній притягуються до відповідальності. І тут доводиться звертатися до суду для оскарження великих штрафів. Щоб уникнути таких неприємних ситуацій, рекомендується безпосередньо в тексті документа прописувати, якою є кінцева точка маршруту.

Нюанси використання документа

Заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля або іншого транспорту є обов'язковим процесом для будь-якої компанії, що застосовує різні машини для робочої діяльності. Використання цього документа має такі особливості:

• форма 4-С застосовується, якщо для розрахунку оплати праці водія застосовуються відрядні показники;
• якщо використовується погодинна оплата праці, створюється колійний лист за формою 4-П;
• крім цього документа у водіїв повинна бути супровідна документація, подана транспортною накладною на вантаж, що перевозиться;
• виписується документ виключно відповідальною особою, яка працює у конкретну зміну;
• у документі повинні ставитися позначки механіком, який перевіряє технічний стан машини, медичним працівником, який проводить медогляд, диспетчером, що відправляє машину в рейс, а також безпосереднім водієм.

Бланки дорожнього листа повинні бути в кожній компанії в оптимальній кількості.

Термін зберігання документа

Компанії повинні зберігати дорожні листки протягом мінімально 5 років, що прописується у Наказі Мінтрансу № 152 та у ФЗ № 402.

Якщо під час заповнення дорожнього листа допускаються серйозні помилки або порушення, документ визнається недійсним, тому не може використовуватися для будь-яких цілей. Відповідальність такі помилки несуть посадові особи, які займаються заповненням документації, і навіть безпосередній керівник фірми.

Як правильно розробляється власна форма?

Не всі компанії вважають за краще користуватися єдиними формами, тому розробляють свої бланки документа. Для цього допускається користуватися будь-якою структурою, а також включати до документа різні пункти.

Але при формуванні нової форми враховується, що мають включатися до тексту обов'язкові реквізити. Без них дорожній лист легко визнається недійсним, тому не вдасться скористатися ним для будь-яких цілей.

Після розробки бланка необхідно передати його зразок у ФНП за місцем реєстрації. У цьому випадку можна уникнути в майбутньому проблем із зарахуванням витрат за дорожніми листками до витрат фірми.

Відповідальність за відсутність документа

Якщо водій пересувається дорогами без потрібного комплекту документів, до яких належить і дорожній листок, це є істотним порушенням. Він притягується працівниками ДІБДР до адміністративної відповідальності, тому доведеться сплачувати штраф у вигляді 500 крб.

Юрособи за таких порушень сплачують штраф у вигляді 100 тис. крб. Такі ж заходи покарання застосовуються до фірм, які перевозять людей чи вантажів з допомогою електричного транспорту.

Інші особливості

При заповненні дорожнього листа автобуса або іншого транспорту враховуються інші нюанси:

• не потрібно складати дорожній лист, якщо використовується орендований автомобіль, але з його допомогою можна врахувати витрати на ПММ у витратах фірми;
• складається один листок для однієї поїздки, але термін його дії може змінюватись від 1 до 30 днів;
• не дозволяється заповнювати документацію частково, інакше такий документ буде визнаний недійсним.

Відповідальна особа, яка призначається як диспетчер, повинна попередньо пройти спеціальні курси, що дозволяють їй розібратися в правилах складання основної документації, яка повинна мати кожен водій компанії. Додатково водій повинен мати довідку про проходження медогляду перед рейсом.

Висновок

Дорожні листки є важливими документами у будь-якій компанії, що спеціалізується на перевезеннях вантажів або людей. Вони складаються спеціальними працівниками підприємства, які призначаються посаду шляхом видання наказу керівництвом організації.

Кожна фірма може розробляти свою форму документації, але у бланку повинні бути деякі обов'язкові реквізити. Якщо виявляються помилки чи порушення, лист визнається недійсним чи нікчемним.

Зміни із 15 грудня 2017 року

Де вказувати ОГРН у дорожніх листах? Це питання залишається на розсуд компанії чи ІП. На нашу думку, ОГРН можна фіксувати у графі, призначеному для інформації про організацію чи ІП:

Читайте також: Податковий відрахування на лікування у 2019 році: зразок заяви

Дата та час передрейсового контролю

У порядку заповнення дорожніх листів з 15 грудня 2017 року дата та час передрейсового контролю технічного стану транспорту – це обов'язковий реквізит дорожнього листа. Встановлено, що дата включає число, місяць і рік, а час – години і хвилини.

З 15 грудня 2017 року відомості про транспортний засіб мають включати дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу (якщо обов'язковість його проведення передбачена законом).

Зміни до правил забезпечення безпеки перевезень

З 15 грудня 2017 року внесено зміни до правил забезпечення безпеки перевезень. Якщо раніше наказувалося проводити щоденний контроль технічного стану ТЗ перед виїздом на лінію з місця стоянки та повернення до місця стоянки, тепер правилами встановлено лише проведення передрейсового контролю технічного стану до виїзду транспортного засобу з місця постійної стоянки.

Нові бланки дорожніх листів з 15 грудня з додатковими реквізитами

Отже, з 15 грудня 2017 року, якщо ви застосовуєте власне розроблені бланки, то у них мають бути такі реквізити:

1. Назва – дорожній лист.
2. Номер.
3. Термін дії.
4. Відомості про власника транспортного засобу:
   - Для організацій: найменування, організаційно-правова форма, місцезнаходження, номер телефону, ОГРН;
   – для підприємців: П.І.Б., поштова адреса, номер телефону, ОГРНІП.
5. Тип та модель машини.
6. Державний реєстраційний знак машини.
7. Показання одометра при виїзді з гаража та заїзді в гараж.
8. Дата та час виїзду з гаража та заїзду в гараж.
9. Підпис та П. І. О. працівника, який ставить у аркуші свідчення одометра, дату та час.
10. Ф. І. О. водія.
11. Дата та час передрейсового та післярейсового медогляду водія.
12. Штамп, підпис та П. І. О. медичного працівника, який проводить медогляд.

Щоб унеможливити ризик використання технічно несправного транспорту, організації та підприємці, що здійснюють автомобільні перевезення, повинні проводити передрейсовий контроль технічного стану транспортних засобів (п. 4 ст. 29 Федерального законом від 10.12.1995 № 196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху»).

Незважаючи на те, що з 1 березня 2017 р. правила заповнення дорожніх листів змінилися, деякі компанії продовжують заповнювати їх по-старому. Перевіряючі можуть витлумачити це як порушення правил оформлення документа та визнати його недійсним. І, як наслідок, виключити списані по ньому ПММ із складу витрат з метою оподаткування прибутку. У цьому випадку компанія буде змушена не лише доплатити податок, але також сплатити штрафи та пені.

Оформляємо дорожній лист по-новому

Правила заповнення дорожніх листів змінили вперше за 11 років. Уточнення до Наказу Мінтрансу від 18 вересня 2008 р. № 152 було внесено іншим наказом — від 18 січня 2017 р. N 17 «Про внесення змін до обов'язкових реквізитів та порядкування дорожніх листів, утв. Наказом Мінтрансу РФ від 18 вересня 2008 N 152.

Конкретні форми колійних листів затверджено Постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 року № 78 (колійний лист легкового, вантажного автомобіля, автобуса та ін.)

Якщо організації не підходять типові форми і вона є нетранспортною, то компанія може розробити свої, керуючись обов'язковими вимогами (див. розділ II наказу Мінтрансу РФ від 18.09.2008 № 152 та наведені нижче нововведення). При цьому про „власну” форму обов'язково слід згадати в Обліковій політиці організації!

Зверніть увагу ! Якщо форма дорожнього листа розробляється компанією самостійно, то термін дії „путівки“ визначається компанією довільно, тоді як термін дії типової уніфікованої форми – один робочий день (або одна зміна). Крім того, в цей дорожній лист можна вписати одразу кількох водіїв.

Нове у дорожніх листах

Отже, дві зміни.

1. Друк чи штамп організації/ІП у верхній частині дорожнього листа більше ставити не потрібно (п. 1 Наказу від 18.01.2017 р. № 17).

2. З'явилася нова обов'язкова вимога: тепер у дорожньому листі потрібно проставляти дату та час проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу. Робити це мають контролер технічного стану автотранспортних засобів чи контролер технічного стану міського наземного електричного транспорту. Відмітка про проведення передрейсового контролю засвідчується підписом контролера із зазначенням прізвища та ініціалів. (п. 2 Наказу від 18.01.2017 р. № 17)

Якщо організація нетранспортна і невелика (припустимо, у ній лише один або два автомобілі), і співробітники не мають необхідної кваліфікації для проведення передрейсового контролю, можна укласти договір про його проведення з сторонньою організацією.

Зверніть увагу! Якщо співробітник використовує особистий транспорт у робочих поїздках, йому так само потрібно виписувати дорожній лист. Це надає можливість:

• так само віднести ПММ на витрати, якби автомобіль був у власності організації;
• звільнити нараховану працівнику компенсацію за використання особистого транспорту від ПДФО ( ).

Можливі наслідки некоректного оформлення «путівки»

Неправильно оформлений дорожній лист податківці можуть не прийняти. А значить, за цим будуть санкції. Які?

1. Оскільки ПММ — це витрати організації, ФНР виключить із них вартість паливно-мастильних матеріалів і донарахує податок на прибуток.

2. Як наслідок, у податківців з'явиться можливість оштрафувати організацію за заниження бази оподаткування за ст.122 НК РФ.

Несплата чи неповна сплата сум податку внаслідок заниження податкової бази за ст. 122 НК РФ також тягне у себе стягнення штрафу у вигляді 20% від несплаченої суми податку.