Як оформити протокол зборів. Як скласти протокол загальних зборів: загальні правила оформлення. Приклад складання документа, що розглядається

На зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.

Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких як колегії комітетів та міністерств, муніципальних органів управління, а також науковців, технічних, методичних порад. Крім того, наради, які проводять керівники структурних підрозділів, заступники генерального директора, директори, також можуть протоколюватися.

Поширено складання протоколів для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій» зборів, семінарів тощо).

Протокол оформляється секретарем з урахуванням записів, що він вів на засіданні. Це можуть бути короткі записи, стенограми або диктофонні записи. Для підготовки протоколу секретар збирає до засідання тези доповідей та виступів, проекти рішень.

Протокол оформляється на загальному бланку.

Заголовок, дата та номер протоколу

Заголовком протоколу буде назва колегіального органу чи виду засідання. Наприклад, Протокол (чого?) засідання педагогічної ради; наради начальників структурних підрозділів тощо.

Датою протоколу є дата засідання (протоколи, зазвичай, оформляються після засідання). Якщо нарада тривала кілька днів, то дата протоколу включає дати початку та закінчення.

Наприклад: 21 — 24.07.2009 .

Номер (індекс) протоколу є порядковий номер засідання в межах календарного року або строку повноважень колегіального органу.

Текст протоколувключає наступні частини:

• вступну;
• основну.

Вступна частина

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання. З нового рядка після слова « Були присутні» в алфавітному порядку перераховують прізвища, ініціали посадових осіб, які були присутні на засіданні.

Якщо на засіданні були особи з інших, то після слова «Присутні» з нового рядка друкують слово « Запрошені» і вказується список запрошених осіб, у цьому випадку перед кожним прізвищем зазначається посада та назва організації.

У вступній частині протоколу вказується порядок денний.

Вона складається з переліку питань, які обговорюються на засіданні, та закріплює послідовність їх обговорення та прізвища промовців (доповідачів). Кожне питання порядку денного нумерується арабською цифрою, його формулюють із використанням прийменників «Про» або «Про». Наприклад: "Про затвердження навчальних програм"; «Про підбиття підсумків навчального року».

По кожному пункту вказується доповідач (посадова особа, яка готувала це питання).

Основна частина

Відповідно до послідовності питань на порядку денному оформляється текст основної частини протоколу — він має містити стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного.

Отже, заголовна частина протоколу оформляється завжди однаково. Але текст протоколу то, можливо викладено у різних формах: короткої чи повної.

Короткий протокол— фіксує питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення, що обговорювалися на засіданні. Такий протокол ведуть найчастіше в тих випадках, коли засідання має оперативний характер (див. рис. 3.3.).

Повний протокол— містить відомості не тільки про питання, що обговорювалися, прийняті рішення та прізвища виступали, а й досить докладні записи, що передають зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, прозвучали питання та репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання (див. мал. 3.4).

Рис. 3.3. Приклад оформлення короткого протоколу

Рис. 3.4. Приклад оформлення повного протоколу

При використанні будь-якої форми протоколу його текст ділиться на стільки розділів, скільки пунктів містить порядок денний.

Кожен розділ складається із трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»), які друкуються від лівого поля великими літерами. Таке оформлення дозволяє виділити в тексті промову основного доповідача, учасників обговорення питання та постанову, в якій сформульовано рішення.

В частини " СЛУХАЛИ» викладається текст виступу. На початку тексту з нового рядка в називному відмінку вказують прізвище промовця. Запис виступу відокремлюють від прізвища тире. Виступ викладається від третьої особи однини. Дозволяється замість запису виступу після прізвища вказати («Запис виступу додається», «Текст доповіді додається»).

У разі доповіді стають додатком до протоколу.

В частини " ВИСТУПИЛИ» з нового рядка в називному відмінку вказують прізвище промовця і після тире, текст виступу або питання (якщо в ході виступу він був заданий доповідачу).

В частини " ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ») відображають прийняте рішення з питання, що обговорюється. Текст постановної частини друкується повністю у формі протоколу.

Текст всього протоколу друкують через 1,5 міжрядкових інтервалів.

Протокол оформляє секретар засідання. Протокол підписує секретар та подає на підпис голові протягом 3 (трьох) робочих днів після засідання.

Підписи відокремлюють від тексту 3 міжрядковими інтервалами. Назва посади друкується від межі лівого поля, остання літера у прізвищі обмежується правим полем.

У день підписання протоколу головою він має бути зареєстрований.

Виписка з протоколу

Виписка з протоколу є точну копію частини тексту справжнього протоколу, що належить до питання порядку денного, яким готують виписку. Виписка відтворює всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, яким готується виписка, і текст, який відображав обговорення питання і прийняте рішення. Виписку з протоколу підписує лише секретар, він її запевняє. Завірювальний напис пишеться від руки, складається зі слова «Вірно», вказівки посади особи, яка засвідчує копію (виписку), особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати (див. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Приклад оформлення виписки із протоколу

Виписки з протоколів іноді замінюють собою такий розпорядний, як рішення. У цьому випадку виписка є інструментом доведення до виконавців прийнятих рішень. У такому разі секретар, наприклад, Правління не пізніше 2 (двох) днів після підписання протоколу засідання провадить розсилку виписок з протоколу з окремих питань відповідальним виконавцям. Виписки підписує секретар.

Обов'язковому засвідченню печаткою підлягають витяги з протоколів, що надсилаються до іншої організації.

Справжні екземпляри протоколів формуються секретарем у справі за засідань. Наприклад, "Протоколи загальних зборів", "Протоколи засідань Ради директорів", "Протоколи нарад у директора" і т.д. Усередині справи протоколи систематизують за номерами та хронологією. Справи формуються протягом календарного року.

Протокол - це свого роду звіт, що містить записи процесу обговорення питань та рішень щодо них, прийнятих на засіданнях, ділових зустрічах та зборах. Цей документ має важливе місце у системі документообігу організаційно-розпорядчого типу.

Що таке протокол

Протокол - це звітний документ, у якому чітко зафіксовано перебіг обговорення питань та прийнятих рішень на офіційних заходах. Більше повне тлумачення слова надають словники, що визначають це поняття як документ із записом всього, що відбувається на певному заході.

Загальна інформація

Протоколом можна назвати документ, який містить певну інформацію. Він включає відомості про течії обговорення конкретних питань. Крім цього, протокол засідання включає постанови, що дає можливість віднести його до розпорядчих документів.

Під час засідання вдається зробити лише чорновий варіант протоколу. Протягом 5 днів складання протоколу має бути завершено повністю.

Оформлення

Протокол - це документ, оформлений з урахуванням чорнових заготовок. Якщо в процесі засідання велася стенограма, то вона піддається розшифровці, оформляється потрібним чином і додається до готового протоколу.

Секретар несе повну відповідальність за процес підготовки та ведення всього протоколу, а також за вірність даних, що вносяться до нього. Деякі види протоколів необхідно додатково затвердити у керівника компанії.

Форми ведення протоколу

Застосовується 3 форми ведення протоколу:

Стенографічна;

Коротка.

У короткому протоколі фіксуються питання, обговорені. Також вносяться прізвища учасників та рішення, які були винесені. Протокол заходу такого типу рекомендовано вести тоді, коли збори стенографуються, а тексти виступів та доповіді надаються відповідальному секретареві.

Повний протокол фіксує як вищеперелічені моменти, а й містить докладніші записи. Повний протокол повинен дозволяти відобразити докладну картину заходу.

Стенографічний протокол проводиться відповідальним секретарем на підставі зробленого стенографічного звіту про нараду.

Керівний склад компанії вирішує те, яка форма протоколу буде кращою для кожного засідання. Усі види такого роду документів мають бути оформлені на фірмовому бланку підприємства (компанії) із зазначенням найменування типу документа - Протокол. Або на спеціально оформленому готовому бланку протоколу. Обов'язкові реквізити будь-якого документа подібного типу – це реєстраційний номер, дата, заголовок, текст та підписи відповідальних осіб.

Хто веде протокол

Протокол – це документ, який ведеться під час заходу. Складати його має професійно підготовлений секретар. Від його рівня кваліфікації та професійних навичок залежатиме якісність запису виступів. Тому вибір людини, яка становить протокол засідання, є відповідальним завданням у підготовці заходу.

Як вести протокол: зразок протоколу

Приклад ведення протоколу можна переглянути на фото нижче. Там представлено зразок протоколу. Якщо засідання відбуватиметься протягом кількох днів, то має бути зазначена дата початку засідання та після дефісу дата його закінчення. Наприклад, 12.03.2016-14.03.16.

У графі "Місце засідання" зазначається місто або населений пункт, де відбувався захід.

Заголовок протоколу пишеться в родовому відмінку і містить у собі розшифровку виду заходу (засідання, збори, нараду) та назву колегіального органу. Назва виду засідання має узгоджуватися із назвою колегіального органу. Наприклад, "Збори комітету".

Саме текстове заповнення протоколу поділяється на дві частини:

1. Вступна частина, де вказуються прізвище та ініціали голови, відповідального секретаря, всіх присутніх та тема порядку денного.

2. Основна частина, де описується процес засідання.

Безпосередньо зі слова "голова" починається протокол, після дефісу вказується прізвище голови та ініціали. Так само оформляється і слово "секретар". При проведенні термінових та швидких нарад ця частина протоколу не провадиться.

Потім оформляється перелік усіх присутніх. Після цього переліку записуються прізвища запрошених, де вказуються і посади. На тривалих конференціях та засіданнях з великою кількістю присутніх їх склад повинен вказуватися виключно кількісно, ​​а список із зазначенням прізвищ додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. Наприклад: "Було присутні 42 особи (список додається)".

На заходах, де для прийняття рішення потрібна певна кількість осіб, у розділі "Присутні" вказується кількість осіб, яка мала бути, та кількість учасників, що прийшли.

Потім слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються розглянуті питання. Кожен має свій номер і починається із прийменника "О" ("Про").

Основна частина тексту протоколу складається за розділами, що відповідають пунктам порядку денного.

По кожному з пунктів можуть бути виділені такі частини, як:

• Слухали.
• Виступили.
• Вирішили (постановили).

Кожне з цих слів пишеться з нового рядка.

Дані доповідача (ПІБ) та всіх виступаючих пишуться з нового рядка.

Заключна частина розділу по кожному пункту порядку денного - це запис затвердженого з питання рішення (постанови). Рішення, що мають кілька розділів, поділяються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень має бути конкретною і містити складові: кому що потрібно зробити і до якого числа.

При виборі посадових осіб у протоколі зазначаються підсумки голосування щодо кожної з кандидатур окремо.

Наради проводяться у більшості організацій незалежно від форми власності. Там співробітники та керівники обмінюються інформацією з поточних питань, приймають оперативні рішення. Щоб такий захід проходив із максимальною ефективністю, ведеться протокол наради. Цей документ має одночасно інформаційну та розпорядчу функцію: у ньому фіксуються відомості про порушені питання та прийняті рішення.

Протоколування ходу наради входить до обов'язків секретаря керівника організації. Ця функція може виконуватись і іншим працівником.

До початку наради секретареві передають список запрошених та приблизний перелік питань. Учасники представляють тези доповідей. Це допомагає готувати шаблон документа, щоб прискорити роботу зі складання підсумкової версії протоколу. Якщо учасників багато, то бажано завести реєстраційний лист, де буде вказано П.І.Б. осіб, що з'явилися. Після початку наради секретар зафіксує остаточний перелік присутніх.

Запис інформації ведеться секретарем наради під час заходу. Щоб підвищити точність протоколювання, використовуються диктофонні записи. Усі слова фіксуються на цифровому носії, а потім відтворюються під час остаточного оформлення документа.

Якщо проводяться великі збори з великою кількістю учасників, то прокол ведуть 2 секретарі. Робота одразу двох спеціалістів над протоколом допоможе прискорити процес, якщо нарада затягнеться.

Окремі репліки, зауваження, коментарі, обговорення питань, що не належать до тематики засідань, не відображаються у документі. У протоколі фіксується загальний зміст доповідей, питань та пропозицій. Точно записуються рішення та доручення, які дає керівник окремим виконавцям.

Зверніть увагу! Доповіді та питання не потрібно записувати слово у слово.

Якщо керівнику знадобиться точна інформація, він вимагатиме подати звіт за підписом відповідального співробітника. На нарадах обговорюється стан речей загалом, тому немає потреби детального запису. У результаті, у протоколі тезово відбивається перебіг засідання: обговорені теми, порушені питання та прийняті рішення.

У деяких випадках керівники організації вимагають саме дослівної фіксації кожної фрази. Це притаманно нарад у сучасних компаніях, де на подібних заходах вирішується велика кількість оперативних питань.

Оформлення

Нерідко можна зустріти згадки у тому, що протоколи мають вестися на спеціальних бланках. Так відбувається, якщо подібні зустрічі відбуваються у державних відомствах, наприклад, у муніципальних органах влади.

У традиційних організаціях рідко вводяться спеціальні форми для протоколювання.Виняток становлять спеціальні види нарад, наприклад, робота ради директорів акціонерного товариства.

Протокол наради повинен містити такі відомості:

1. Обов'язкові реквізити:

• дату та номер;
• найменування організації;
• вид документа із зазначенням заходу;
• місце проведення зборів.

Також кожен лист нумерується, щоб можна було точно простежити перебіг наради;

1. Список присутніх та його ролі. Необхідно вказати П.І.Б. та посаду спеціаліста, який веде протокол, начальника, провідної наради, інших учасників наради. Замість нього може бути використаний явочний лист, де розписуються працівники, що прийшли;
2. Якщо на заході були особи, які представляють інші організації, їх вказують з позначкою «Запрошені»;
3. Основна частина протоколу складається з трьох послідовних блоків:

• Слухали. Вказується П.І.Б. та посаду доповідача, основна тема виступу, короткий виклад відомостей про виступ;
• Виступили. Фіксується П.І.Б. та посаду особи, яка ставила запитання або давала коментарі по суті виступу;
• Вирішили. За результатом доповіді керівник дає доручення чи накладає резолюцію. Рішення записується секретарем докладно, оскільки має обов'язкову силу для співробітників. Вказуються терміни виконання завдань.

Зверніть увагу! Якщо за рішенням проводиться голосування, слід записати кількість голосів «за», «проти» і утриманих без вказівки прізвищ.

1. Наприкінці протоколу ставляться підписи секретаря та керівника наради. Друк не потрібний.

Остаточний варіант документа готується кілька днів після проведення засідання. Це може тривати кілька годин або кілька днів, залежно від обсягу інформації. Далі він подається на підпис начальнику, який керував заходом.

Після цього протокол розсилається зацікавленим особам або з нього робляться офіційні виписки з дорученнями для конкретних виконавців.

Протокол оперативної наради

Оперативна нарада має кілька особливостей:

• Точна періодичність проведення (наприклад, раз на тиждень у певний час);
• Стабільний склад учасників;
• Майже постійні теми та питання;
• Коротка тривалість.

Ці параметри накладають відбиток складання протоколу оперативної наради. Секретар наперед знає алгоритм роботи, питання, які будуть обговорюватися. Це дозволяє прискорити роботу над підсумковим документом, сформувати більшу його частину заздалегідь.

Протокол засідання готується швидко, щоб документ було одразу подано на підпис керівнику.

Зберігання

При вирішенні питання зберігання протоколів, секретар повинен вивчити внутрішні документи організації.

Так, протоколи наради ради директорів чи загальних зборів акціонерів акціонерного товариства мають зберігатися постійно. Документи знаходяться за місцем розташування постійно діючого органу організації. Такий порядок встановлено у постанові ФКЦП № 03-33/пс від 16.07.2003 р., у якій містяться норми, що регулюють правила та терміни зберігання деяких документів в акціонерних товариствах.

Зазвичай протоколи різних зборів зберігаються 3 або 5 років, після чого здаються до архіву та знищуються відповідно до інструкцій.

Протокол нарад – це елемент непотрібної бюрократії. Він допомагає учасникам зборів не забути порядок денний та виконати доручення керівника у строк. Сьогодні існують електронні ресурси для оперативної підготовки та розсилки подібних документів. Тому секретар може швидко та у зручному вигляді уявити готову версію протоколу всім зацікавленим особам.

У практиці управління застосовують такі різновиди протоколу, як протокол про наміри, протоколи узгодження, протоколи вилучення речових доказів (документів). Серед основних документів загальних зборів акціонерів закон називає протокол зборів та протоколи лічильної комісії.

Крім того, протокол може складатися однією посадовою особою в ході реалізації ним адміністративних функцій - протокол дорожньо-транспортної пригоди, протокол затримання та ін. Кожен із цих різновидів протоколу має відповідну типову форму.

Ми ж у цій статті говоритимемо про протокол, що складається за підсумками колегіальної управлінської дії- збори, наради чи засідання. Цей документ призначений для документального оформлення колегіального обговорення питань та прийняття рішень.

У російському діловодстві протокол застосовується початку ХVIII століття, з того періоду, як у управлінській практиці стало практикуватися обговорення питання перед прийняттям рішення. Історично склалося, що протокол є:

• та інформаційним документом (у ньому документується хід обговорення),
• та розпорядчим документом (фіксується прийняте в результаті обговорення рішення).

У сучасній управлінській практиці протоколи становлять документування діяльності нарад, проведених керівниками різних рангів. Протоколи використовують також для відображення роботи конференцій, зборів, семінарів тощо.

Рішення про необхідність складання протоколу під час оперативних нарад приймає керівник, який їх призначає та проводить. Якщо мова на нараді піде про інформування підлеглих з якоїсь проблеми, про роз'яснення прийнятого раніше рішення та ін, протокол може і не знадобитися. Але необхідність складання протоколу такої оперативної наради також можлива. У цьому випадку протокол зафіксує склад присутніх, висловлені думки чи речення.

Підготовка до проведення наради

Особливості документування роботи постійно діючих колегіальних органів

Постійно діючі колегіальні органи (поради, колегії, комісії) вирізняються високим рівнем організації своєї роботи.

Виражається це в наявності:

• регламенту роботи;
• плану роботи на найближчий рік;
• власного апарату, очолюваного секретарем.

Цей список із трьох пунктів (програма максимум) насправді може скоротитися до одного-єдиного секретаря колегіального органу (програма мінімум). Наразі прокоментуємо ці три пункти докладніше.

В регламентіколегіального органу визначається періодичність засідань, вид прийнятих рішень, порядок документування діяльності, день та час засідання. Іноді на підприємствах зустрічаються регламенти проведення нарад, що належать до роботи не одного колегіального органу, а будь-якої колегіальної діяльності.

Протокол належить до необхідних документів, передусім оскільки фіксує факт проведення засідання, прийняті у ньому рішення, терміни їх виконання. Цей документ може бути підставою для видання рішення чи постанови (тобто розпорядчого документа) даного колегіального органу.

Колегіальні органи, що постійно діють, повинні мати план роботи на рік, До якого входять основні питання, намічені до обговорення.

Постійно діючі колегіальні органи зазвичай мають апарат, що забезпечує роботу цього органу. Очолює цей підрозділ секретар (секретар вченої ради, секретар колегії та ін.), який належить до категорії спеціалістів чи керівників. Ця посадова особа несе відповідальність і за організацію засідань, і за документування діяльності колегіальних органів, що постійно діють, і за збереження документів.

Підготовка зборів

Але збори як форма колегіального способу прийняття рішення можуть проводитись у будь-якому складі учасників, не лише членів колегіального органу. Це можуть бути наради керівників департаментів або наради спеціалістів певних структурних підрозділів з якоїсь конкретної проблеми. У будь-якому випадку, коли мова заходить про організацію зустрічі більш ніж 3 людей, це не можна пускати на самоплив. Чим якісніша буде підготовка зборів, тим менше часу буде витрачено на обговорення під час самої зустрічі і тим ефективніші рішення будуть прийняті.

У ході підготовки засідання послідовно виникають документи, які потім стають додатками до протоколу, або перетікає інформація з них.

Першим документом із цього ряду є порядок денний я. Вона складається секретарем на основі вказівок голови (колегіального органу або даного конкретного збору) та положень регламенту (якщо є). При формуванні порядку денного необхідно враховувати складність обговорюваних питань для того, щоб обговорення укладалося у відведений для засідання час.

Порядок денний розсилається учасникам засідання та запрошеним. Декілька екземплярів повістки залишається у секретаря. Вони застосовуються для складання майбутнього протоколу, ведення засідання.

У порядку денному вказується кількість та послідовність обговорюваних питань, прізвища доповідачів, дата та час проведення засідання, а також місце його проведення. Таким чином, порядок денний одночасно є документом оповіщення про майбутнє засідання та запрошенням учасників.

Форма повістки може бути будь-якою. Наведемо два варіанти; перший - більш офіційний (див. приклад 1), а другий підійде і для проведення оперативних нарад (див. приклад 2). Хоча саме під час підготовки оперативних нарад секретар часто ігнорує розсилку повістки письмово, обмежуючись лише усним інформуванням учасників.

У ході підготовки кожного засідання прийнято заздалегідь збирати у промовців тези доповідей чи виступів , і навіть інформаційно-довідкові документи, що ілюструють їх (таблиці, графіки, економічні розрахунки, довідки та інших.). Усі ці матеріали тиражують за кількістю учасників наради та роздають їм.

Обов'язково до складу цих документів входить проект рішення з кожного питання, включеного до порядку денного. Готують проекти таких рішень доповідачі. Завдання секретаря - своєчасно отримати ці документи та розмножити у необхідній (за кількістю учасників) кількості примірників. Матеріали до засідання мають бути розіслані за 48 годин до початку, щоб люди встигли знайти час з ними ознайомитися, підготуватися до обговорення. Для розсилки часто використовується електронна пошта.

Під час підготовки зборів може готуватися лист реєстрації або явочний лист його учасників (Див. Приклад 13). Такий документ складається за кількості учасників понад 15 осіб (тоді ці особи не перераховуються в числі присутніх у протоколі, натомість цей документ йде додатком до протоколу), а також під час підготовки засідання постійно діючого колегіального органу (на ньому важлива наявність кворуму). Коли на засіданні важлива наявність кворуму, складання такого листа реєстрації стає обов'язковим – цей список необхідний для документування явки на засідання певних осіб, що підтверджується, як правило, особистим підписом у списку.

Особисті підписи на початку засідання збирає секретар, оминаючи тих, хто прибуває на засідання. Другий поширений спосіб збору підписів та контролю кількості присутніх – це проведення реєстрації учасників. Реєстрація зазвичай починається за 30 хвилин та закінчується за 5 хвилин до початку засідання.

Таким чином, ще до початку засідання/зборів секретар повинен мати такі документи: порядок денний, тези виступів та проекти рішень з кожного питання, список учасників.

Типові правила оформлення протоколу

Порядок оформлення протоколу визначено ДСТУ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей ГОСТ визначає правила оформлення заголовної та заключної частини цього документа, а також вимоги до його тексту.

Заголовна частина протоколу

У заголовній частині протоколу розміщують такі реквізити:

• Повне найменування організації;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер та дату;
• місце складання протоколу;
• заголовок тексту.

Найменування організації завжди вказується разом з організаційно-правовою формою та має відповідати офіційно встановленому найменуванню (у статуті або положенні про організацію). У цьому організаційно-правова форма має бути написана над вигляді абревіатури, а повністю.

Якщо в організації є офіційно зареєстроване скорочене найменування, воно теж може бути у дужках рядком нижче повного найменування (див. Приклад 3).

Якщо в організації є вищестояща організація, її найменування вказують вище найменування організації - автора документа, бажано скороченому вигляді (див. Приклад 5).

Отже, подивіться на можливі варіанти оформлення:

Приклад 3

Відкрите акціонерне товариство
Агентство «Поширення, обробка, збирання печатки»
(ВАТ Агентство «Росдрук»)

Приклад 4

Закрите акціонерне товариство "Нові технології"

Приклад 5

ФЕДЕРАЛЬНА АГЕНЦІЯ З ОСВІТИ

Державний освітній заклад
вищої професійної освіти
Воронезький політехнічний університет

Датою Протоколом є день проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку та закінчення (а не дату підписання протоколу, який може оформлятися за кілька днів після закінчення самого заходу).

Приклад 6

Засідання ради директорів акціонерного товариства тривало 2 дні: 13 та 14 січня 2009 року. Протокол було складено наступного дня і підписано через день після закінчення засідання – 16 січня.

У цій ситуації датою протоколу буде «13 – 14.01.2009» або цей же період, але у повнішому написанні «13.01.2009 – 14.01.2009». Можливий і словесно-цифровий спосіб зазначення дати «13-14 січня 2009».

Протоколи нумерують у межах календарного року, тому номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Порядкові номери надаються окремо за кожною групою протоколів, що складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань дирекції, протоколи засідань технічної ради, протоколи зборів трудового колективу тощо.

Існує «мода» написання номера документа та дати, що складається з однієї цифри, двома цифрами: для цього на початку додають нуль. Тут можна почути пояснення наступної властивості: наявність нуля («№ 01» або «01 грудня 2008 р.») не дозволить на його місці дописати іншу цифру і перетворити таким чином 1 на 11, 21 або 31. Але наголосимо, що вказівок на таке написання в нормативній основі не міститься. Це досить поширена практика.

Місце складання документа важливо вказувати у тому випадку, коли його важко визначити за найменуванням організації, а також у тих випадках, коли засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не там, де розташовується організація - автор документа. Відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) місце складання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, використовуючи лише загальноприйняті скорочення.

Заголовок до тексту протоколу містить вказівку на вигляд колегіальної діяльності (нарада, збори, засідання та ін.) та назва колегіального органу у родовому відмінку.

Приклад 7

Засідання методичної ради

Збори трудового колективу

Наради начальників структурних підрозділів

Реквізити заголовної частини можуть бути подовжнім (Приклад 8) або кутовим способом (Приклад 9). Вибір варіанту залишається поза організацією.

Приклад 9

Закрите акціонерне товариство
«Склотарний завод»

ПРОТОКОЛ

13 - 14.01.2009 № 1
м. Камишин

Засідання керівників
структурних підрозділів

Вступна частина тексту

Текст протоколу включає вступну та основну частини.

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання . Слід пам'ятати, що у протоколі голова - посадова особа, яка проводить нараду, його посаду за штатним розкладом у тексті не вказується.

Секретар - особа, яка відповідає за організацію наради та документування її діяльності, тобто. складання та оформлення протоколу. Секретар наради (засідання) не обов'язково є секретарем з посади. Цей посадовий обов'язок може бути додатковим для працівника. Вона має бути закріплена у його посадовій інструкції, якщо виконується постійно. Ця робота може бути доручена працівнику керівником, якщо вона виконується як разове доручення.

Приклад 10

Згорнути Показати

Функції голови засідання керівників підрозділів може виконувати заступник генерального директора Панков, а функції секретаря засідання – його особистий помічник Єгорова. У цьому випадку їх посади за штатним розписом (заступник генерального директора та особистий помічник заступника генерального директора) у протоколі відсутні. Ці люди фігуруватимуть у ньому лише як голова та секретар засідання (див. наступний приклад).

Приклад 11

Голова – Панков Ю.П.

Секретар - Єгорова Д.Л.

Були присутні: Беспалов А.Д., Корнєєв Н.Р., Луньков Є.М., Марініна Є.М., Устинов А.К.

Запрошені: виконавчий директор ВАТ «РМР № 15» Шувалов Т.Б., фінансовий директор ВАТ «РМР № 14» Османова М.Т.

З нового рядка після слова «Присутні» в алфавітному порядку перераховують ініціали та прізвища посадових осіб організації, які беруть участь в обговоренні та прийнятті рішень на засіданні.

Якщо на засідання запрошено інших посадових осіб своєї організації, то вони перераховуються в розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без зазначення посади. Якщо в засіданні беруть участь представники інших організацій, то вказують і на їхні посади з найменуваннями організацій (див. Приклад 11).

Перелік присутніх учасників та запрошених осіб друкується через 1 міжрядковий інтервал. Далі залишається один порожній рядок і через 1 міжрядковий інтервал друкується порядок денний. А ось основну частину тексту протоколу прийнято друкувати через 1,5 міжрядкових інтервалів.

Упорядкування списку учасників наради є обов'язком секретаря. Список складають заздалегідь за вказівкою керівника (він потрібен для оповіщення учасників про дату зустрічі та порядку денного, бажана попередня роздача довідкових матеріалів для вивчення питань та підготовки до обговорення). У день проведення наради список присутніх коригують, виходячи з фактичної наявності посадових осіб.

При оформленні протоколу розширеного засідання (більше 15 осіб) або постійно діючого колегіального органу прізвища учасників у протоколі не перераховуються, а вказується цифрою їхня загальна кількість. Воно визначається за підсумками реєстрації, список реєстрації в цьому випадку стає одним із додатків до протоколу (див. Приклад 13). У такому разі в протоколі вказують:

Приклад 12

Були присутні: 19 осіб (список додається).

У вступну частину протоколу включають порядок денний . Її зміст визначається тим керівником, який призначає нараду і її вестиме. Якщо такий документ розсилався учасникам перед нарадою, то інформація з нього має бути перенесена до протоколу.

Порядок денний у протоколі містить перелік питань, що обговорюються на засіданні, закріплює послідовність їх обговорення та прізвища промовців (доповідачів).

Питання порядку денного нумеруються арабськими цифрами і починаються з приводу «Про» або «Про», відповідаючи на запитання «що?». По кожному пункту у протоколі мають бути зазначені ініціали та прізвище доповідача – посадової особи, яка готувала це питання.

Приклад 14

Порядок денний:

1. Про затвердження правил інформаційної безпеки.
   Доповідь начальника інформаційного відділу Дороніної Ю.Р.
2. Про внесення змін до штатного розкладу.
   Виступ заступника генерального директора Сергєєва І.М.

Основна частина тексту

Відмінність короткої та повної форм протоколу – раніше все було просто

За формою викладу тексту протоколи поділяються на короткі та повні.

Різні форми протоколу відрізняються одна від одної лише повнотою висвітлення ходу засідання. По оформленню відмінностей у цих формах немає. Цей постулат діє на основі практичного досвіду, який викладено у будь-якому підручнику з діловодства.

Короткий протокол- це документ, який фіксує:

• обговорювані на засіданні питання,
• прізвища доповідачів та
• прийняті рішення.

Такий протокол, як правило, ведуть у таких випадках:

• коли засідання стенографується (стенограма виступів буде додатком до протоколу) або записується на диктофон;
• коли засідання має оперативний характері і важливо зафіксувати прийняте рішення без деталізації ходу обговорення.

По короткому протоколу неможливо уявити хід обговорення питання, висловлені думки, зауваження, процес вироблення розпорядчої частини, тобто. управлінського рішення. Його зразок наведено у Прикладі 22.

Повний протокол(див. Приклад 21) дозволяє документувати докладну картину того, що відбувається, передає зміст доповідей та виступів учасників засідання, всі висловлені думки, що прозвучали питання та репліки, зауваження, позиції.

Таким чином, у повному протоколі з кожного питання, що розглядається, присутні 3 частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). А в короткому тільки дві: «СЛУХАЛИ» та «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»).

Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ складається з трьох частин для повного протоколу - «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ») - або дві для короткого. Ці слова друкують великими літерами від лівого поля.

Після слова «СЛУХАЛИ» у тесті протоколу вказується прізвище та ініціали основного доповідача у родовому відмінку (слухали кого?), а через тире викладають запис його мови. Виклад зазвичай ведеться від третьої особи однини в минулому часі (див. Приклад 15). Якщо ж текст доповіді підготовлений письмово і зданий секретареві, то протоколі можна позначити лише тему доповіді і далі приписати «текст доповіді додається» (Приклад 16).

Приклад 15

1. СЛУХАЛИ:

Петрова В.Ю. - про результати виконання плану роботи відділу продажу на 4 квартал 2008 р. Зауважив, що план виконано на 100%.

Приклад 16

1. СЛУХАЛИ:

Петрова В.Ю. - Текст доповіді додається.

У повному протоколі після слова «ВИСТУПИЛИ» зазначаються прізвища та ініціали учасників обговорення питання. У тексті протоколу кожне прізвище та ініціали виступаючого друкують з нового рядка у називному відмінку (виступив хто?). Виклад запису виступи відокремлюють від прізвища тире, воно викладається від третьої особи однини. У цій же частині тексту фіксують питання, що прозвучали під час доповіді або після закінчення, а також відповіді на них.

За відсутності на нараді обговорення або запитань у протоколі частина «ВИСТУПИЛИ» опускається, і цей фрагмент тексту складається лише з двох частин: «СЛУХАЛИ» та «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). Таке можливе й у повному протоколі з деяких питань порядку денного.

Після слова «ПОСТАНОВИЛИ» (або «ВИРІШИЛИ») друкують текст постанови відповідного пункту порядку денного. Якщо по одному питанню прийнято декілька рішень, вони нумеруються арабськими цифрами, перша цифра показує номер пункту порядку денного, друга – номер прийнятого рішення.

Приклад 17

Якщо за першим пунктом порядку денного прийнято три рішення, то вони носитимуть номери 1.1, 1.2 та 1.3.

Якщо за другим пунктом порядку денного прийнято лише одне рішення, його номер буде 2.1, а не 2, як деякі помилково пишуть.

Текст постановної частини формулюється за стандартною моделлю, прийнятою в розпорядчих документах, і відповідає на запитання: кому що зробити і до якого терміну (при цьому відповідальний виконавець може вказуватися на початку тексту або наприкінці).

Приклад 18

1.1. Підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних спеціалістів Товариства на 2 квартал 2009 року до 03.03.2009. Відповідальний – начальник кадрової служби Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадрової служби Ушакову Л.Б. підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних спеціалістів Товариства на 2 квартал 2009 р. Строк – 03.03.2009.

Звичайна практика оформлення протоколу не передбачає фіксації результатів голосування. Але якщо воно мало місце, то в пункті ухвали це повинно знайти відображення. У простішому виконанні це показано у Прикладі 19. У протоколах загальних зборів акціонерів багато специфіки, зокрема. вона є і в порядку відображення результатів голосування за прийнятими рішеннями, ці результати фіксуються у протоколі лічильної комісії та у протоколі загальних зборів акціонерів (див. Приклад 20).

Приклад 19

1.1. Затвердити кандидатуру Федорова О.Є. на посаду фінансового директора Товариства.

Приклад 20

Згорнути Показати

1.1. Затвердити річний звіт, бухгалтерський баланс, звіт про прибутки та збитки за 2007 рік; План розвитку та перелік найважливіших завдань на 2008 рік.

Результати голосування: «ЗА» – 78 голосів (97,5% від загальної кількості голосів, що беруть участь у зборах); «ПРОТИ» - ні; «ПІДТРИМАЛИСЯ» - 2 голоси (2,5% від загальної кількості голосів, що беруть участь у зборах). Рішення ухвалено 78 голосами. Протокол № 2 лічильної комісії додається.

Оформляюча частина протоколу

Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних або аудіозаписів, що проводяться під час засідання. Після засідання секретар передруковує записи, оформляє їх відповідно до викладених вимог та подає для редагування голові наради. З урахуванням його правок протокол підписується та стає офіційним документом.

Юридична сила протоколу, тобто. офіційність, достовірність, безперечність залежить не тільки від правил оформлення. За стандартним визначенням «юридична сила – це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком». При дотриманні викладених правил оформлення протокол набуває юридичної сили після підписання двома особами: головою та секретарем.

Оформлення цього реквізиту бракує труднощів, т.к. воно однаково всім розглянутих нами у статті форм протоколу (див. Приклади 21, 22). Підписи відокремлюють від тексту 2 або 3 міжрядковими інтервалами. Слова «Голова» та «Секретар» друкуються від межі лівого поля, остання літера у прізвищі обмежується правим полем.

Протокол є внутрішнім документом, тому печатка на ньому зазвичай не ставиться.

Якщо протокол займає кілька сторінок, друга та наступна сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.), без використання дефісів, лапок та інших знаків.

Термін підготовки протоколу за загальним правилом не повинен перевищувати 5 днів. Конкретну дату готовності протоколу може призначити керівник, який провадив нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Термін оформлення протоколу може бути встановлено регламенті роботи колегіального органу.

Але деякими документами для певних різновидів протоколів встановлені чіткі терміни. Наприклад, закон «Про акціонерні товариства» наказує акціонерним товариствам протокол засідання Ради директорів оформляти 3 дні, а на оформлення такого складного документа, як протокол загальних зборів акціонерів, відводить цілих 15 днів.

Рішення, прийняті на нараді, доводяться до співробітників або як розсилки копій всього протоколу, або виписок постановляючої частини. У невеликих організаціях ознайомлення працівників із ухваленими рішеннями іноді організують під розпис, навіщо до протоколу становлять лист ознайомлення.

Практикується також підготовка з урахуванням прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад, рішення колегіального органу чи наказу керівника організації.

«Коли у товаришах згоди немає»

На всьому вищепереліченому можна було б і заспокоїтися, але з набуттям чинності новою Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (утв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р. № 536) багато що змінилося. Принаймні цей документ запровадив оформлення коротких протоколів для федеральних органів виконавчої влади, котрим положення цього нормативного документа є обов'язковими.

І вони відрізняються від напрацьованої на цей момент практики складання короткої форми протоколу. Наведемо результати нашого порівняння у табличній формі (див. Таблицю 1).

Що стосується діловодства конкретного федерального органу, то всі мають свою власну інструкцію, яка може і не співпадати з Типовою (зверніть увагу на процитовані нижче пункти 1.2 і 1.3 цього нормативного документа). Саме за своєю локальною інструкцією справа провадження все і працюють. А тим, хто не працює в федеральних органах, я завжди раджу ставитися до Типової інструкції як до зразкової (тобто не обов'язкової для виконання). До того ж зараз у Росії вступив у дію ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги". А його основна ідея полягає в тому, що організації необхідно «прописати», затвердити правила управління документацією та слідувати їм. І ось цей приклад з коротким протоколом дуже показовий - у всіх випадках, коли в законодавчій і нормативній базі немає конкретних вказівок або є різночитання, будь-яка організація змушена встановити свої власні правила. У разі можна забезпечити і ясність, і чіткість оформлення, а головне - юридичну силу документа.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (утв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р. № 536)

1.2. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої (далі називається - Типова інструкція) встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади - міністерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральні органи виконавчої влади організують і ведуть діловодство на основі Типового регламенту внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади... індивідуальних інструкцій з діловодства, регламентів федеральних органів виконавчої влади, інших нормативно-методичних документів та цієї Типової інструкції. Індивідуальні інструкції з діловодства затверджуються керівниками федеральних органів виконавчої після погодження з Федеральним архівним агентством.

Оформлення витягу з протоколу

Дуже поширеною практикою документування є складання виписок із протоколу.

Виписка з протоколу є точну копію частини тексту справжнього протоколу, що належить до питання порядку денного, яким готують виписку. При цьому відтворюють всі реквізити бланка, вступну частину тексту, те питання порядку денного, за яким готується виписка, а також текст, який відображав його обговорення та прийняте рішення.

Виписку з протоколу підписує лише секретар, він складає засвідчувальний напис. Вона складається зі слова «Вірно», вказівки посади особи, яка засвідчує виписку, її особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати (див. Приклад 24).

Якщо виписка з протоколу видається подання в іншу організацію, вона засвідчується печаткою.

Як правильно зберігати протоколи?

Протоколи зберігаються залежно від форми діловодства, що існує в організації. Якщо діловодство ведеться централізовано, то протоколи можуть зберігатися у секретаря організації, у службі діловодства. При децентралізованому діловодстві місце зберігання визначається структурою організації, зазвичай, у секретаріатах ​​тих посадових осіб, які проводять наради.

У справі протоколи формуються відповідно до номенклатури справ, але у будь-якому разі вони мають формуватися в окремі справи залежно від виду наради чи назви колегіального органу.

Приклад 23

Наради дирекції проводить генеральний директор. У структурі організації створено експертну раду, яку також очолює генеральний директор. Протоколи нарад та експертної ради мають формуватися у дві різні справи.

Багато видів протоколів мають постійний термін зберігання. До таких відносяться протоколи колегіального виконавчого органу (колегія, дирекція, правління та ін.), контрольних, ревізійних органів, наукових, експертних, методичних порад, нарад у керівників організації, загальних зборів акціонерів, пайовиків (пункт 5 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання).

Виноски

Згорнути Показати

Особливості протоколу

Загальні збори працівників скликаються лише для прийняття важливого рішення, з метою вирішення існуючих розбіжностей, або змусити роботодавця до виконання нормативних актів прийнятих на підприємстві.

Збори працівників вважаються правомочними, якщо на ньому присутні більше половини працівників підприємства. Конференція вважається правочинною, якщо на ній присутні не менше двох третин обраних делегатів - .

Вимоги може бути висунуто лише працівниками чи його представниками - ст. , ТК РФ.

За роботодавцем закріплюється обов'язок надати працівникам приміщення щодо загальних зборів, ще роботодавець немає права перешкоджати проведенню загальних зборів працівників.

Важливо!Перешкода у проведенні зборів працівників, у тому числі не надання приміщення для проведення зборів карається штрафом або дисциплінарним стягненням.

Сторони повинні надавати одна одній не пізніше двох тижнів з дня отримання відповідного запиту наявну в них інформацію, необхідну для ведення колективних переговорів.

Міжнародною організацією праці було прийнято спеціальну рекомендацію МОП №129, згідно з якою організація повинна надавати своїм співробітникам таку інформацію:

• Загальні умови праці
• Умови прийому на роботу, звільнення та переведення,
• Перспективи навчання та просування по службі,
• Правила техніки безпеки,
• Соціальне забезпечення працівників,
• Соціально-побутове обслуговування співробітників та ін.

Учасники переговорів зобов'язані дотримуватися угоди про нерозголошення таємниці, що охороняється законом. Більше того, ст. , КК РФ передбачено кримінальну відповідальність за розголошення комерційної, державної та службової таємниці.

Протокол загальних зборів працівників насправді є типовим протоколом і має містити такі сведения:

• Дату, місце та час його складання.
• Загальна кількість працівників підприємства та прізвища присутніх, у тому числі і для визначення присутності, необхідна кількості учасників загальних зборів.
• Короткі відомості про обрання голови зборів та секретаря.
• Порядок денний та його затвердження.
• Тема зборів, або її короткий зміст, якщо вона оформлена окремим документом, у разі копія документа має бути додано до протоколу.
• Рішення загальних зборів, а також кількість тих, хто проголосував «за» і «проти» прийнятого рішення. При вирішенні кількох питань рішення щодо кожного з висунутих питань розглядаються окремо, і результати голосування також фіксуються для кожного прийнятого рішення окремо.
• Підпис секретаря та голови зборів.

Відповідно до єдиного представницького органу, створеного первинними профспілковими організаціями підприємства, має право направити роботодавцю, або його представнику пропозицію про початок колективних переговорів щодо підготовки, укладання або зміни колективного договору від імені всіх працівників.

Відповідно до Вимоги, або їх копії можуть бути направлені у відповідний державний орган із врегулювання колективних трудових спорів. І тут державний орган із врегулювання колективних трудових спорів зобов'язаний перевірити отримання вимог чи його копій інший стороною колективного трудового спору.

Заповнений зразок документа

Товариство з обмеженою відповідальністю «Баромир»

ПРОТОКОЛ № ___
загальних зборів працівників

м. ________________ «___»_____________ 20__р.

Усього працівників організації -_____ осіб

Присутня на зборах – _____ осіб (список додається).

Запропонували: обрати головою зборів ___________, секретарем – ___________.

ПОСТАНОВИЛИ:

Обрати головою зборів ___________, секретарем – ___________.

СЛУХАЛИ:

Лаговазов К.М. - запропонував затвердити порядок денний зборів про затвердження вимог роботодавцю про невиконання ним колективного договору щодо положення колективного договору щодо надання працівникам, які працюють понад 10 років додаткової відпустки, 7 календарних днів.

ПОСТАНОВИЛИ:

Порядок денний затвердити.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

Про затвердження вимог роботодавцю про виконання ним колективного договору щодо положення колективного договору щодо надання працівникам, які працюють понад 10 років додаткової відпустки, 3 календарні дні.

СЛУХАЛИ:

Виступила Фродорова Є.А., голова ТОВ «Баромир», про порушення роботодавцем положення колективного договору щодо надання працівникам, які працюють понад 10 років додаткової відпустки, 3 календарні дні. Іванов А.А запропонував:

ВИСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – запропонувала підтримати пропозицію голови профспілкового комітету Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер - запропонувала затвердити вимоги щодо виконання умов колективного договору, навіщо до «__»_________ 20__ року видати наказ про надання працівникам, які працюють понад 10 років додаткової відпустки, 3 календарні дні на зборах працівників.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Затвердити вимоги щодо виконання умов колективного договору, для чого до «__»_________ 20__ року видати наказ про надання працівникам, які працюють понад 10 років додаткової відпустки, 3 календарні дні на зборах працівників.

2. У разі відмови роботодавця у задоволенні висунутої вимоги або неповідомлення свого рішення вступити до колективної трудової суперечки:

створити примирливу комісію, уповноваживши представляти інтереси працівників у примирних процедурах голови профкому Фродорова А.А., члена профкому Лаговазова І.І.

3. Надати право представникам працівників брати участь у всіх примирливих процедурах розгляду колективного трудового спору, приймати рішення щодо врегулювання колективного трудового спору, укладати угоди з правом підпису.

Голова зборів